フリーアドレスの目的から導入手順のほか、“全員でのフリーアドレスは難しい” という場合の選択肢、導入後の課題と解決策までまるっとご紹介！オフィス改善のヒントに、ぜひご覧ください。
求職者や既存社員が会社に求めるものはさまざまですが、そのなかでも、いわゆる風通しの良い職場環境を求める声は少なくありません。しかし、受け入れる会社側としては、風通しの良い職場というだけでは要望の内容が漠然としすぎているため、具体的に何が必要かを理解するのは難しいのではないでしょうか。そこで今回は、風通しの良い職場とはどのような職場なのかを考えてみます。また、風通しの良い職場が実現すると得られるメリット、実現に向けたアイデアや注意点についてお伝えします。
目次
風通しの良い職場とは？
「風通しの良い職場」。よく聞く言葉ではあるものの、具体的にどのような職場を指すのでしょう。明確な定義は存在しませんが、働く人の多くが考える風通しの良い職場とは、次のような状況が整っている職場ではないでしょうか。
人間関係が良好
社員同士はもちろん、上司や管理職とのコミュニケーションがとりやすい関係性が構築できていれば、風通しの良い職場といえるでしょう。常に相手の顔色をうかがいながら仕事をしなければならない職場は、けっして風通しが良いとはいえません。上下関係を気にせずコミュニケーションがとれることは、風通しの良い職場に欠かせない条件のひとつです。
雑談ができる距離感が保たれる
上司と部下、社員同士で頻繁に意見交換が行われていることは風通しの良い職場における条件のひとつといえます。ただし、ネガティブな意見ばかりのやり取りでは活気が出ません。基本的には建設的な意見のやり取りが活発に行われていることが重要です。
また、仕事上での意見交換だけではなく、日常的な会話、世間話など雑談が適度に交わされる環境が大切です。上司と部下、社員同士といった肩書きに左右されず、休憩時間や移動中などに雑談できる距離感が保たれていることが、風通しの良い職場の基礎になるといえます。
一人ひとりにある程度の裁量が認められている
何をするにも上司の承認を得なければ進められない職場は、あまり風通しが良いとはいえません。ある程度は自己裁量で仕事を進めることができる自由度の高さも、風通しの良い職場の条件といえます。
多様性を認め合える
性別や国籍の違いから、育児や介護との両立といった働き方の違いまで、さまざまな背景を持った社員を互いに支え合える関係性が構築されていることも、風通しの良い職場に欠かせない条件です。多様性を認め合えない職場環境では、良好なコミュニケーションが図れません。
情報の透明性が高い
社内のルールや業務マニュアルなどの各種情報に、社員であればだれでも簡単にアクセスできる職場も、風通しが良いといえるでしょう。いいかえれば、会社が認めている行動や禁止していることが明確であり、社員がいつでも情報を確認できる、ということです。明確なルールが書面で存在せず暗黙の了解が多い職場は、特に新入社員や中途入社の社員に疎外感を与えてしまう可能性があり、風通しが良いとはいえません。
風通しの良い職場のメリット
風通しの良い職場が実現すると、会社側と社員側双方にいくつかのメリットがもたらされます。具体的には以下が考えられます。
会社側のメリット
業務スピードの向上
例えば、営業社員に一切の裁量権がない会社では、商談をしてもその場で何も決められず、あらためて上司の判断を仰がなければなりません。そのため、商談相手からは、決定権のない担当者が営業に来ていると受け取られ、業務がスムーズに進まない会社という印象を持たれる可能性があります。しかし、社員にもある程度の裁量権が与えられている会社であれば、商談を速やかに進めることが可能です。その結果、営業担当社員と取引先との関係性も良好になり、成果を上げられる可能性も高まります。
生産性の向上
業務スピードが上がれば、当然、生産性の向上も可能です。しかし、生産性向上が実現する理由は業務スピード向上だけではありません。風通しの良い会社では、情報共有が徹底されているため、会社のビジョンや目標など、全員が同じゴールを共有しています。その結果、今何をすべきかを全員が理解していることが、生産性向上にも大きく寄与するのです。
離職率の低下
株式会社ビズヒッツが新卒1年以内に転職した人を対象に行ったアンケート調査によると、「新卒1年目で転職した理由」は、1位が「人間関係が悪い」、2位が「長時間労働・休日への不満」、3位が「仕事内容が合わない」でした。給与や休暇以上に、人間関係が転職の大きな理由となっていることがわかります。この結果から考えると、風通しの良い職場で上司、同僚、部下とのコミュニケーションがしっかりとれていれば、良好な人間関係を構築しやすくなり、離職率の低下も期待できるでしょう。
コンプライアンス遵守の推進につながる
離職率が低いということは、従業員満足度やエンゲージメントが高いとも言えます。コミュニケーションが十分に取れている職場であれば、企業の理念やビジョンへの理解が進み、またその目標に共感していれば、自分の行動が企業へどう貢献しているかを考え、企業や事業の成功に向け行動するでしょう。その中で、どのような行動がコンプライアンス違反となるかを認識し、またコンプライアンスへ違反しようと考える可能性も低くなり、結果としてコンプライアンス遵守の推進につながります。
社員側のメリット
多様な働き方の実現
社員の多様性を認めている職場では、オフィスワークやテレワーク、時短勤務、ハイブリッドワークなどの多様な働き方を受け入れる土壌があります。そのため、社員がそれぞれの状況に応じて自由な働き方を選択することが可能です。多様な働き方が実現すれば、社員の会社に対する満足度も高まり、働く意欲の向上・維持につながると考えられます。
仕事に対してやりがいが持てる
常に上司からの指示を待ち、自分の意見を口にできないような環境では、仕事に対して手応えを感じられないでしょう。互いに意見を言い合える環境で、ある程度の裁量権を与えられた状況で働くことによって、多くの社員は仕事に対してやりがいを感じられるようになるのです。
迅速なトラブル対応
風通しの良い職場は、ミスを隠す・報告をしないといった状況が生まれる可能性は低いといえるでしょう。そのため、何かあった際にはすぐに関係する社員や上司へ連絡をするため、迅速に対応が可能になり、トラブルの早期解決につながります。
風通しの良い職場を実現させるアイデア8選
風通しの良い職場の実現により得られるメリットを紹介しました。では、これから風通しの良い職場を構築するにはまず、何をすべきなのでしょう。風通しの良い職場を実現させるアイデアを8つ紹介します。
1. 社内アンケートを実施する
風通しの良い職場を実現するには、まず現状を知らなくてはなりません。そこで社員にアンケートを実施して、現状を把握しましょう。「自分たちの働く職場は風通しが良いと思っているのか」「思っていないなら何が原因か」「どうすれば風通しが良くなると思うか」などを聞き、何をすべきかの参考にします。
2. 定期的に1on1ミーティングを行う
業務が忙しくなると、上司と部下とのコミュニケーションが希薄になることがあります。そこで、コミュニケーション活性化を図るために、定期的な1on1ミーティングを実施しましょう。
1on1ミーティングを実施する際のポイントは、会議室のように閉鎖的な空間ではなく、ファミレス席のような開放的な空間をつくり、そこでミーティングを行うことです。開放的な空間であれば社員もリラックスして、対話しやすくなります。
3.自然と社員が集まり雑談を促進する環境づくり
コピー機や自動販売機のある場所に小さなテーブルを設置して、人々が自然に集まるマグネットスペースをつくります。または、各フロアに簡単な社内カフェを設置して、部署を越えて社員が気軽に集まり雑談ができるエリアを設けます。
また、よりリラックスした雰囲気で人が集まれる場所をつくるには、グリーンや香り、音も重要な要素です。コニカミノルタでは、フェイクグリーンや小鳥のさえずり、優しいリラックス効果のある香りを取り入れリラックスして会話を楽しめる環境づくりも行っています。
4. 自律を促すレイアウトを取り入れる
フリーアドレス制やABW（Activity Based Working）を導入し、時間や場所、スタイルを自らが選択できるようにすることも、多様性を享受する工夫のひとつです。フリーアドレスであれば、ほかの部署やチームとのコミュニケーションや連携もしやすくなるでしょう。また、レイアウト的にも部署間の仕切りがなくなり、風通しの良い職場つくりにも適しています。
また、ABWであれば、一人になりたい時は、カフェや自宅を選択することもできるため、より自由度が高く、社員の気分転換につながる効果も期待できます。
5. 社内イベントの開催
社内運動会や花見、暑気払いなど、昨今の若い社員には敬遠されがちではあるものの、社内イベントの開催も風通しの良い職場つくりには効果的です。
大がかりなイベントである必要はありません。例えば多目的エリアを設置し、そこで共通の趣味を楽しむ、ヨガ教室を実施するなどでもよいでしょう。
コニカミノルタでは、ヨガを通じで社員間のコミュニケーションを図る取り組みやクリスマスなどの行事の際はオフィスのデコレーションを行っています。社員のリアルな声を実際に聴いて、見て、体感できるオフィス見学ツアーを毎日開催しておりますので、ぜひお気軽にお申し付けください。
6. 勤務時間を尊重し、時間外の依頼や連絡をしない
社員にとっては、自分が会社から大切にされていると認識できると、会社への愛着もわきます。そうなると、社内イベントへの参加や、上司や同僚、部下とのコミュニケーションも積極的にとるようになるものです。こうした環境づくりのために、勤務時間外の急な呼び出しや仕事の依頼などは控えるようにしましょう。会社から単なる労働力としてしか見られていない、と思われないようにすることが重要です。
7. オープン、クローズのバランスのとれた環境の整備
業務または理想の働くスタイルによっては、開放的な環境だけではなく、クローズドな空間の整備も重要です。例えば、ひとりで仕事に集中したり、取引先と綿密な打ち合わせをするための小さな個室のようなスペースや、プロジェクトチームだけで綿密な計画を練り上げたりするときに使用しやすい、ある程度の人数で利用できるスペースは必要です。
オープンな空間もクローズドな空間も、あくまで風通しの良い職場のための手段です。どう使いこなしていくか、業務の効率化に貢献している空間であるのかどうかのバランスを考えましょう。
8. コミュニケーションツールの導入
メールだけではなく、チャットツールやグループウェアなどのデジタルツールを導入します。これにより、対面では話しにくいことや、積極的にコミュニケーションをとるのが苦手な社員でも意見を言える環境構築が可能です。また、常に情報共有ができるという意味でも効果的でしょう。
風通しの良い職場をつくる際の注意点
気軽なコミュニケーションや自由度の高い働き方は、風通しの良い職場づくりに欠かせません。その半面、社内に緊張感がなくなってしまい、かえって仕事に集中できなくなってしまうリスクもあります。そこで、風通しの良い職場をつくる際に気をつける点について見ていきましょう。
目指すべきゴールの共有
何を目的に仕事をするのか、ゴールは何かを明確にし、全社員で共有します。部署やチームごとにゴールを設定してもよいでしょう。どこへ向かうべきかの共有ができていないまま、自由度だけを優先すると、それぞれが勝手に動いてしまうことにもなり、社員同士の協働や協力体制が弱まり、風通しも悪くなってしまいます。
行動指針を決める
ゴールを決めると同時に、行動指針も明確にする必要があります。社員に裁量権を与える際、何を基準に動けばよいかを明確にしないと、何も判断ができなくなってしまうでしょう。行動方針を決める際は、上司が一方的に決めるのではなく、社員から意見を集め、会社として、あるいはプロジェクトとしての行動指針を決めることをおすすめします。
社員一人ひとりの意識を変える
上司と部下が気軽にコミュニケーションをとれる環境をつくりたいと思っても、これまでの意識のままで、急にコミュニケーションをとれるようにはなりません。特に上司が、積極的に部下の話に耳を傾ける意識を持つ必要があります。
また、情報共有の徹底を実現するには、日ごろの関係性構築も欠かせません。上下関係に関係なく、気軽にコミュニケーションをとるには、まずは雑談のできる関係性の構築から始めることが重要です。
働く人の多様性を認められる雰囲気の良い職場つくりが風通しを良くする
風通しの良い職場を実現させるには、社員一人ひとりの意識改革に加え、雰囲気の良い職場環境の構築も重要です。社員の意識を変えると同時に、「1on1の会議室」や「オープン、クローズドなファミレスエリア」の設置など業務内容や仕事への集中度合いでも場所を選べるようなオフィス環境の工夫が、風通しの良い職場の実現に欠かせないポイントといえるでしょう。
社員の意識改革のポイントは、互いの多様性を認め合うことです。それぞれが抱える背景を理解したうえで、同じゴールを目指すためにサポートし合えるようになれば、おのずと良好な人間関係を構築できます。
また、オフィス環境に関しては、コミュニケーションを重視しつつ、集中して仕事に取り組みたいときには一人になれるスペースを用意するメリハリが重要です。だれもが気持ち良く働ける環境の構築が、風通しの良い職場の実現につながります。
コニカミノルタでは、オフィス環境に課題を抱えるお客様に寄り添い、最適な解決に向けたサービスの提供を行っています。これまでの働き方や働く環境を見直す際はぜひ、お気軽にご相談ください。
「働き方を変える」パートナーとしてのオフィスづくり｜コニカミノルタ
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