2021年5月に本社オフィスをリニューアルしたコニカミノルタが考えるニューノーマルな働き方を実際のオフィスの様子と共にご紹介しております。これからの働き方や働く場所のご参考に、ぜひご覧ください。
働き方改革や感染症対策に対応した働き方として、テレワークが推進されています。しかし、テレワークが必ずしも全ての社員にとって理想的な働き方であるとはいえません。企業にとっても、テレワークはメリットがある一方で、デメリットが存在することも事実です。
そのようななか、オフィスワークとテレワークのメリットを生かしつつ、双方のデメリット解消が有効な「ハイブリッドワーク」という働き方が注目されています。今回は、ハイブリッドワークとはどのような働き方なのかを紹介するとともに、オフィスの役割はどのように変わっていくのかを解説します。
目次
ハイブリッドワークとは
ハイブリッドワークとは、一般的にオフィスワークとテレワークを組み合わせた新しい働き方とされています。働き方改革や感染症対策の観点から、従来のオフィスワークからテレワークへの切り替えが求められています。しかし、テレワークに適さない業種や、自宅に集中できる環境がないなど、業務内容や自宅環境によっては、テレワークよりもオフィスワークのほうが効率的に進められる場合もあります。
そこで、オフィスワークやテレワーク一辺倒ではなく、両者のメリットを生かす一方で、デメリットを解消することを目的としたハイブリッドワークが注目されています。
従来の考え方から脱却し、働く場所＝オフィスという考え方ではなく、自宅やオフィス、外出先など街全体をワークプレイスとしてとらえ、どのような働き方をしていくべきか、働く場はどうあるべきなのかという広い視野で考えることが重要です。
ハイブリッドワークのメリット
ハイブリッドワークのメリットは、オフィスワークとテレワークそれぞれのデメリットを解消できることです。具体的には、以下のような効果があります。
ミーティングでの感染症対策
複数人が参加するミーティングを会議室で行うと感染症対策の面でリスクが大きいと考えられます。しかし、全員がテレワークで参加するミーティングでは、参加者によっては音声が聞こえづらかったり、複数人の声が重なったりしてスムーズなコミュニケーションが難しくなることもあるでしょう。
そこで、ハイブリッドワークを取り入れます。例えば半数の社員はテレワーク、残りの半数はオフィスワークと分散させることで、感染症対策にも配慮したミーティングが実現できます。
情報漏えい対策
場所を選ぶことなく働けるテレワークは、社員にとっては働きやすい反面で、企業にとっては情報漏えいのリスクがつきまといます。個人情報や機密情報は、社内規定によって持ち出しを禁止している企業も少なくありません。そこで、情報漏えいが発生した場合のリスクが高い業務については、無理にテレワークに対応させるのではなく、業務範囲を限定してオフィスワークを指定することが現実的な方法といえるでしょう。
ハイブリッドワークを導入していれば、業務内容に応じて情報漏えい対策を講じやすく、臨機応変な対応ができます。
業務内容に応じたワークスタイルの選択
オフィス内では作業中に同僚や上司などから話しかけられたり、別の仕事を振られたりすることもあります。ひとりで黙々と作業をしなければならない業務では、従来のオフィスよりも作業に集中できるスペースに移動したほうが効率は高まるはずです。
もし、自宅で集中して作業できる場所が確保できる場合には、オフィスよりもテレワークのほうが適しているといえます。しかし、同居する家族がいたり、作業スペースがなかったりする場合には、オフィスワークを選択できたほうがよいでしょう。
このように、業務内容に応じてワークスタイルを選択できる働き方を「ABW（Activity Based Working）」と呼びます。ハイブリッドワークは、まさにABWに沿った理想的な働き方といえるのです。子育てや介護と仕事を両立する働き方が珍しくなくなった現在、ライフスタイルの変化に合わせて柔軟に働ける環境を用意することは、安定した雇用につながります。ほかにも、優秀な人材の確保にもつながり、企業にとってのメリットも大きいのです。
コニカミノルタジャパン本社のABWオフィス見学ツアーはこちらから
ハイブリッドワークによって変わるオフィスの機能と役割
ハイブリッドワークが定着すると、従来のオフィスの役割も大きく変わってくると予想されます。具体的にどのようなオフィス機能が求められ、役割はどう変化していくのか、事例を紹介しましょう。
オフィスに求められる機能：１．フリーアドレス
ハイブリッドワークでは、必ずしもすべての社員が常にオフィスに出社しているとはかぎりません。従来のオフィスワークのように、常に出社率100%になることは稀のため、個人専用のデスクを設けるとスペースが無駄になってしまうことも考えられます。そこで、個別の席を設けるのではなく、自由に好きな場所を選択できるフリーアドレスが理想的なオフィス環境といえます。
フリーアドレスでは、オフィススペースを有効に活用できるうえ、副次的なメリットとして、部署や役割に関係なくあらゆる社員同士のコミュニケーションが活性化されることも期待できます。様々な社員が交流できる仕組みづくりを行うことで、コラボレーション強化や新しいアイデアが生まれるような創造力強化にもつながります。
なお、現在ではフリーアドレスから派生した「ホテリング」とよばれるオフィス形式も注目されています。ホテリングとは、座席を社員自身が予約したうえで使用する仕組みです。座席利用率を把握できるほか、社員ごとの利用履歴も追跡できるため感染症対策にも有効です。
オフィスに求められる機能：２．打ち合わせスペースや専用ブース
ABWの考え方を基本としてハイブリッドワークを検討したとき、通常の執務スペースと会議室以外にも、少人数または1人でも利用できる打ち合わせスペースを確保することが理想的です。テレワークの社員がいる場合、ミーティングで会議室を利用する参加者は2～3名と少数のケースもあるでしょう。そのようなときに、わざわざ大人数に対応した会議室を予約しなくても、距離を空けて着席しても十分な広さで無駄のない会議室があれば十分ですし、たとえば、気軽に利用できるフリースペースのような場所があれば効率的です。また、1人用のブースがあれば、オンライン会議に参加する際や、集中して作業したい場合にも役立ちます。
オフィスに求められる役割：企業としてのシンボル的存在
ハイブリッドワークが定着すると、現在ほど大きなオフィスは不要となり、オフィス面積の縮小化に向かう企業も出てくると考えられます。ハイブリッドワークの流れがさらに加速すると、オフィスは社員が毎日出社して働く場所というよりも、企業としてのブランディングや存在を示すシンボル的な存在になる可能性もあるでしょう。
例えば、半期に一度、または年に一度のキックオフミーティングを行うときは本社に集まり、全社員に共通の意識を共有する場として活用する方法が考えられます。または、新製品のプロモーションや発表会などを行う場を想定して、大型のホールやスタジオを併設するオフィスも増えるかもしれません。
ABWの考え方をもとにハイブリッドワークを検討してみよう
コロナ禍によって働き方が大きく変わりつつある現在、テレワークが働きやすいと考える社員もいれば、オフィスワークのほうが働きやすいと考える社員も存在します。企業側から見ても、オフィスワークとテレワークにはそれぞれメリットとデメリットがあります。
ハイブリッドワークは、社員によって異なる理想の働き方に対して選択肢を与えるものであり、テレワークとオフィスワークの「いいとこ取り」も実現できます。近年注目されているABWの考え方をもとに、ハイブリッドワークの実現に向けて検討してみてはいかがでしょうか。
2021年5月に本社オフィスをリニューアルしたコニカミノルタが考えるニューノーマルな働き方を実際のオフィスの様子と共にご紹介しております。これからの働き方や働く場所のご参考に、ぜひご覧ください。
