目次
移転前の各種手続きを進める
現在のオフィスの解約手続きや移転前に行っておくことなどについて具体的に紹介します。
移転前の届け出、各種手続き
スムーズなオフィス移転を行うためには、移転前にあらかじめ届け出や手続き、紙媒体の書類などの作成、変更について準備しておく必要があります。
必要な書類の確認
オフィス移転の契約時や契約後には、さまざまな書類の提出が必要になります。例えば、郵便局への転居届のほか、年金事務所や労働基準監督署などへの各種変更申請書類です。また、それらの変更手続きにともない登記簿謄本など企業情報を証明する添付書類も必要になるため、必要な書類と部数をあらかじめチェックしておくようにしましょう。
パンフレットや名刺、取引先への移転案内などのチェック・準備
円滑に営業活動を進めるためには、パンフレットや名刺などの記載変更や取引先への移転案内など、対外的な準備も重要です。これらの準備を怠ると、営業の機会を逃したり、移転後に混乱を招いたりといった不都合が生じてしまうことも。早い段階から、チェックと準備を進めておきましょう。
オーナーもしくは管理会社への連絡
退去予定日が確定したら、オーナーや管理会社に退去日を知らせましょう。一般的には、解約予告期間が設けられています。契約書などで期間を確認したうえで、遅滞のないよう退去希望日を伝えましょう。
社内スタッフへ十分な説明を実施
自社のスタッフに対しても、必要事項をしっかりと伝えましょう。具体的な説明事項は以下の通りです。
- 引っ越しマニュアルの作成と配布
- ラベリングのルール（現オフィスから新オフィスに移動する荷物の置き場や持ち主、用途などをラベルに記載する際のルール。ルールを明確にすることで、スタッフ全員が荷物の移動先や管理方法を瞬時に把握できるようになります）
- 現事務所での廃棄物の処理方法など
上記のようなルールを明確化することで、スタッフのオフィス移転に関する作業負担を最小限にできるとともに、新オフィスにおける通常業務への迅速な移行が可能となります。
移転後のオフィス利用マニュアルの作成
移転後のオフィス利用マニュアルの作成も重要です。マニュアルにて周知すべき事項は以下の項目です。
- 館内規則
- ビルの安全管理システム（入退館のセキュリティシステムなど）
- 入退館に関するルール（入退館時間、ビルの開館日、非常時の入退館の方法など）
- 非常時の避難経路などの防災ルール
会社の営業日、営業時間だけではなく、起こりうるすべての状況を想定したマニュアルを作成し、周知することが重要です。
届け出・引き渡し
退去日までに原状回復工事や書面上の手続きをすべて終えて、物件の引き渡しを行います。
新しいオフィスに入居する
退去手続きと並行して、新しいオフィスへの入居手続きも進めていく必要があります。ここでは、具体的な手続きや注意点をご紹介します。
入居時の各種手続き
退去手続きと同様に、入居にあたってもさまざまな書面上の手続きが必要です。新しいビルの入居手続きのほかに、登記簿の住所変更や社会保険、労働基準監督署などに対する手続きを進めていきます。
搬入後のオフィス家具や機器のチェック
業者が搬入したオフィス家具や業務に使用する機器などが、問題なく業務に使用できるか否かについて確認作業を行いましょう。通常、業者の作業に立ち合い、その場その場で確認を進めながら搬入作業を進めていきます。
デスクやビジネスフォン、PCなどの設置、設定
ビジネスフォンやPCなどのネットワーク機器の設置・設定作業と、その動作確認を行います。これらも実際の設定業務は業者が行い、担当者が正常に使用できるか否かを確認するという形を取るのが一般的です。
入居後にもさまざまな手続きが必要なため、的確にチェックを行っていきましょう。以下の記事にて詳細を解説しています。ぜひ参考にしてください。
まとめ
オフィスの移転は、通常6カ月間以上にも及ぶ大変な業務です。また、スタッフのほぼ全員が関わることや手続きの漏れがあると業務に大きな滞りが生じてしまうことから、オフィス移転をスムーズに進めることが重要です。移転をきっかけにして自社のコンセプトや理念をオフィスに落としこみ、業務改善や業績のアップにつなげられる可能性も大いにあります。今回解説した記事を参考にして、スムーズにオフィス移転業務を進めていきましょう。
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