オフィス移転の山場の1つ、
「荷造り」を失敗しないための小ワザを伝授!


オフィス移転は、何かと手間がかかるもの。決められた期間で多くのタスクをこなさなくてはならないため、効率が悪いとあっという間に時間が過ぎてしまいます。新しいオフィスのレイアウト決定や住所変更のお知らせなどに時間を割いているうちに、気が付けばあと2日で引越し当日……ということになりかねません。なかでも意外と手間がかかるのが荷造りです。直前になって慌てることがないように、オフィス移転時に覚えておきたい荷造りのコツについてお伝えしましょう。

準備が大切!荷造りにおけるチェックポイント

荷造りだけに限らず、スムーズなオフィス移転を実現するためには、事前準備が大切です。現オフィスから移動させる荷物をまとめるだけでも時間がかかり、引越しの前日から始めていては間に合わない可能性があります。通常業務を行いながらの荷造りだからこそ、日々少しずつ準備を進めるとよいでしょう。可能であれば、1週間ほど前から作業を開始するのが理想的です。荷造りには大量の梱包資材が必要であり、直前になって始めてしまうと、資材が不足した場合にも対応できません。早め早めに着手することで、資材の補充も無理なく行えます。

基本となる荷造り用の資材一覧

配送する物品の内容にもよりますが、荷造りに必要な資材には以下のようなものがあります。

  •  段ボール箱
  •  ガムテープ、養生テープ
  •  エアーキャップ(気泡緩衝材)
  •  ラベルシート(ワレモノ注意、廃棄処分などの注意書きと、内容物の記載、設置場所の記載等に使用)

それぞれに必要な量は作業をしながら調整することになりますが、最初の段階でどの程度確保すればよいのかを計算するためにも、上述したような梱包資材の調達も含め、荷造りに関するチェックリストを作成しておくと安心です。加えて、「誰が」「どこを担当するのか」といった分担と全体の進捗を把握する担当者を決めておけば、漏れや抜け等の不備を防ぐことができるでしょう。
もちろん、担当については事前に周知徹底することも重要です。役割分担が明確に伝わらなければ、作業が重複してしまったり、移転後の備品管理があいまいになってしまったりする可能性があります。また、全体の進捗を把握するリーダーは、責任者として細かなフォローアップを行い、遅れが出ないよう調整しなければいけません。せっかく1週間前に作業を開始していても業務が忙しいといった理由で作業が遅れてしまえば、結局前日になって慌てることになるでしょう。
オフィス移転に関するチェックリストについては、こちらの記事をご覧ください。→ オフィスの移転で必要なことは?チェックリストでタスクを確認しよう!

荷造りで失敗しないための”小ワザ”

荷造りは、単に荷物をまとめるだけでなく、移転後の設置をスムーズにするような工夫も必要です。実際の作業で失敗しないために知っておきたい”小ワザ”をご紹介しましょう。

エアーキャップで傷を防ぐ

荷造りの作業において、特に時間がかかるのが運搬する機材や書類の梱包です。手間がかかる作業ですが、大量の荷物を運搬するときに起こりやすい傷や破損を防がなければいけません。大切な会社の資産に傷をつけないためにも必ずエアーキャップ、あるいはプチプチと呼ばれる気泡緩衝材(それぞれ酒井化学工業と川上産業の商標登録)でしっかり包むようにしましょう。その他の梱包資材として、茶紙とも呼ばれる包装用クラフト紙があります。茶紙は梱包だけでなく、段ボール箱の隙間を埋める詰め物としても使えるので便利です。

箱には移転先がわかるような表記を

書類を詰めた箱には中身と設置カ所がわかるラベルを必ず貼り付けましょう。一般的に企業で保管される書類の量は多く、記載を怠ると移転後にすべてを開梱して確認し振り分けるという大変な作業が発生します。段ボール箱だけでなく、書類棚やデスクといった大型備品にもラベルを貼り付けることで、どこの部署で使用されていたのか、どこに設置すべきかが一目瞭然です。

引き出しにはテープを貼る

引き出し付きのデスクや書類棚のように開閉してしまう備品は、運搬の際に開いてしまい、中身が出たり、落として傷がついてしまったりする可能性があります。運搬時にも手間がかかり、非効率なだけではなく危険も伴います。予め養生テープで固定し、移動時の負担を軽減させましょう。

データバックアップの徹底

業務で使用しているパソコンには、重要なデータがぎっしりと詰まっているはずです。一般的に、データを保存した状態でパソコン類を移動させるケースが多いものの、何らかのトラブルによってデータが破損してしまう可能性も考えられます。万が一のことを考えて、大切なデータは事前にバックアップをとっておくようにしましょう。また、そうしたデータの破損が起こらないように、引越し業者のスタッフは自身で電子機器の電源コードを抜くような作業は行いません。データのバックアップが完了していることを確認し、社員の誰かが電源コードを抜くように心がけましょう。

廃棄が出ることを忘れずに。必ず一箇所にまとめる

オフィス移転のタイミングで、廃棄処分になる備品もあることでしょう。廃棄する予定のものが多い場合、各部署に分散したまま放置してしまうと、後の作業が大変です。オフィス内で出た廃棄物は一箇所にまとめ、排出元の表記、廃棄と明確にわかるようなラベルの貼り付けなど、移動させる荷物としっかり区別をしておきましょう。同時に、荷造り作業開始前の時点で、廃棄に関するルールを周知しておくことが大切です。

1人でもできる!?小人数でやる荷造りのポイント

社員数が多い企業のオフィス移転では上述したような分担作業が可能ですが、小規模のオフィスでは、少人数で移転準備を行うことになります。社員がいない個人事業主であれば、1人だけでオフィスの引越しをすることになるかもしれません。少ない人数で移転作業を行うときには、以下のポイントを意識してみましょう。

1人であっても事前準備をしっかりと

仮に1人で移転作業を行う場合でも、事前準備は欠かせません。複数人でチェックすることができないため、より詳細なチェックリストとスケジュール表をつくり、進捗管理を行いましょう。また、梱包に時間をかけて破損を防ぐことも同様です。トラック1台で済むような量であっても、作業時の破損リスクは考慮しなければいけません。加えて、什器の取り扱いには注意が必要です。一旦解体しなくては運び出せないような大型備品を扱う場合、ネジのような細かな部品を紛失しないように注意するとともに、再度組み立てる際の手順やパーツの位置を記録しておきましょう。解体や組み立て作業、並びに運搬については素人だけでは難しい場合もあるため、専門業者に依頼するのもひとつの手です。
加えて、荷物を移動させる際の積み込みにも注意したいところ。移転先に運び入れる段取りを考えるとともに、運搬の順番についても配慮が必要です。数の多い段ボール箱や細かな物品は一カ所にまとめておき、什器や家具などを順序良く積み込めるように配慮しながら荷造り作業を進めましょう。さらに、顧客データベースのような個人情報に関わる書類や経営上のデータ、業務に使用する電子機器類は慎重に管理しなければいけません。万が一紛失してしまうと会社としての信用が落ちてしまいます。友人や知人に移転の手伝いを頼んだ場合でも、重要な荷物は自分自身で管理し、紛失や破損が起こらないように細心の注意を払いましょう。
少人数でのオフィス移転は、担当する作業も多くミスも起こりがちです。何かとコストはかかってしまいますが、少人数ですべての作業を行う手間や時間を考えると、経験のある業者に依頼する方が効率的でスムーズに移転が完了します。万が一破損などが起きた場合でも、引っ越し業者が提案する保険を利用していればリスク軽減になるはずです。予算と手間、そしてリスク面を秤にかけて、一番効率の良い方法を考えてみましょう。

しっかり準備して取り掛かりたい荷造り

プライベートで行う引越しと同様に、オフィス移転の際にもっとも手間がかかるのが荷造りかもしれません。作業を効率的に進め、移転後の設置作業にも困らないようにマニュアルを作成しておくと安心です。新オフィスのレイアウトや作業手順、ラベリング形式の指示などを記載し、社内全体で共有できる資料を作成しておくとよいでしょう。

【移転が決まったらまずコレ】オフィス移転チェックリスト

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