こんにちは！プロモーション担当Esakiです。緊急事態宣言が解除され、街に人が戻りつつあるものの東京では連日感染者が100名を超えるなど(2020年7月)、新型コロナウイルス（COVID-19）は終息が見えない状況が続いています。先の見通しが明確にならない状況だからこそ、「オフィスを縮小した方がいいのではないか？」「オフィスは本当に必要か？」「テレワークが現状はうまくいっているように見えるけど、今後も続けていけるのか？」など働く場や働き方について様々な議論がされています。この記事では、ウィズコロナ・アフターコロナ時代のオフィスの在り方について事例を元に考えていきましょう。
目次
新型コロナウイルスによる働き方の変化
新型コロナウイルスにより、テレワークや時差出社、出勤日の減少、休業など働き方は一変しました。パーソル総合研究所が2020年6月11日に発表した調査によると、緊急事態宣言後の2020年5月29日～6月2日の調査ではテレワーク実施率は全国平均で25.7%となりました。本調査は3回実施されており、初回の3月23日の発表と2回目の4月17日の発表を比べた時にテレワーク率は一時2.1倍に増えましたが、緊急事態宣言が解除されたことでまたテレワーク実施率は若干下がってきています。
参照：パーソル総合研究所 「第三回・新型コロナウイルス対策によるテレワークへの影響に関する緊急調査」
しかしながら、このまま3月時点の状況に戻るということではなく、「とりあえずテレワークしないと！」という形で対応していた”緊急時の働き方”が緊急事態宣言の解除によって一旦の終了となり、今後どのように働いていくのかを企業が考え選んでいくことが求められる過渡期に差し掛かっているのではないでしょうか。
企業の働き方とオフィスの動き
では、企業はどのような選択肢があるのでしょうか。様々な企業が発表している例を元に見ていきましょう。
テレワーク・在宅勤務を推進
米ツイッター社は、2020年5月12日に社員が望めば永続的に在宅勤務を続けられるようにするという発表をしています。また、富士通、日立、ドワンゴ、RIZAPグループのような企業も積極的に在宅勤務を推進しています。オフィスでの勤務も在宅勤務もパフォーマンスが現状維持以上と判断できれば、このような対応が可能なようです。
人数を制限して出社
多くの企業が出社するメンバーを限定したり、1週間の出社日数を制限するなどして出社率の低減に取り組んでいます。通信大手のソフトバンクでは、国内の約17,000人の社員の出社率を最大5割に、KDDIは最大3割に削減すると発表をしています。その他時差出社も推奨するなどして、通勤時とオフィス内での「密」を避ける取り組みを行っています。
オフィス縮小
スタートアップ企業やベンチャー企業などを筆頭に、オフィスを縮小移転する企業も増えてきているようです。前段のテレワークの推進と連動してオフィスに出社する人を減らすことで実現することができますが、コロナウイルスを契機に長期間のテレワークが実現したことで、「意外にも生産性に問題がなさそう」「通勤などのストレスもなく、健康面でも良い影響がある。」と実証されたことで踏み切る企業が出てきています。
サードプレイスを取り入れたた拠点分散型オフィス
拠点分散という選択肢もあります。SMBC日興証券は研修所を活用するなどして一部従業員の勤務地を分散しています。拠点分散型は、セキュリティレベルやフレキシブルさをどこまで求めるかなどにより自社専用の拠点を活用した「サテライトオフィス」を構える場合や、WeWorkなどの「シェアオフィス」を利用するようなパターンがあります。今回のコロナのようなパンデミック時にも、拠点分散を行っておくことでBCP(事業継続計画)対応としての効果があります。またコロナ前のオフィストレンドは、1フロアを大きく使うメガオフィスを採用し人を集めることによりコミュニケーション活性化を促進するような形でしたが、東京などの都心に大きなオフィスを構えるとなると、高額の賃料を支払う必要があったり、社員の通勤時間や通勤手当などの課題もあります。拠点分散することで、上記の課題が緩和されるほか社員自身の住む場所の選択肢が増え、より充実した暮らし方や生き方を選択することが可能となります。
見直されるオフィスの役割とオフィスデザイン
集中から分散へ。これまで「“とりあえず”出社」して集まっていたオフィスの役割も世界的に見直されようとしています。オフィスのミカタが発表したアンケート(2020年5月調べ)によると、約6割の企業が何かしらの形で「オフィスの見直しを行う予定、行った」と回答しています。始まった当初は戸惑いもあったテレワークも時間が経つにつれて生産性が上がり、今後もオフィス縮小や分散に踏み切る企業は増えてきそうです。しかしながら、それでも「オフィスを”完全に”なくそう」という声は少ないように感じます。では、今オフィスに求められる役割はなんでしょうか。
参照元：オフィスのミカタ「オフィス(はたらく場所)についてのアンケート」
コミュニケーションの促進・信頼関係の構築ができる場所
「オフィスでは隣の席にいる上司にすぐ聞けたのに、チャットだと少し聞きにくい。」などのように、テレワークを実施している中でコミュニケーション不足を感じている方は多いと思います。オンラインでのコミュニケーションでは、「明確な目的のない会話」をするには少し抵抗を感じてしまいますが、関係性の構築にはそういったちょっとしたコミュニケーションやインフォーマルなやり取りも重要です。オフィスでは、会議室の他にファミレス席やオフィスカフェ、社員食堂などの様々なシチュエーションの場所を作ることで会話が広がりよりコミュニケーションが促進されるでしょう。
知的生産性が向上できる場所
オフィスは、お互いの知見を広め新しいアイデアを生み出すような活動でも重要な役割を果たします。例えばオンラインの会議では、「会議中のうなづきや表情が見えないと円滑に進めにくい」など、やはり対面でのコミュニケーションでないと埋められない部分があります。またグループワークを行う場合なども、オンラインでは順番に一人ずつしか話せず、自分が話し始めるタイミングをつかむのが難しいため、議論が活発になりにくい側面もあります。会議室の壁をホワイトボードにしたり、無線の投影システムを導入するなどディスカッションが活発になるような仕掛けをコミュニケーションエリアに設けることでオフィスに集まる価値を高めることができるでしょう。
企業理念や価値観の共有ができる場所
多くの企業はオフィスを作る際に、エントランスにロゴを配置し、自社のイメージを表現します。オフィスは企業のシンボルとして、社員やお客様に自社のブランドをイメージさせる大切な役割を果たしています。さらに、毎日は出社しないけれどいざ出社が必要な時に社員が集まることができるオフィスがあることは、帰属意識の醸成にも貢献します。柔軟な働き方ができるからこそ、価値観や理念、目標を共有できる場所が必要となるでしょう。
仕事に集中できる場所
「仕事用の椅子や机、モニターなどのファシリティがない。」「オンオフのメリハリがつけにくい」「自宅は家族がいてなかなか集中できる環境がない」など、自宅や外出先で仕事に集中できる環境を見つけることが難しい場合もあります。オフィスは、コミュニケーションがしやすい場所であるのと同時に、集中でき、生産性が上がりやすい場所であることも重要です。例えば集中ブースを作ったり、ノートパソコンを接続できる大きなモニターがある席を用意するなどの対応をしておくとよいでしょう。
安全安心なオフィスの構築を
これからのオフィスは「作業する場所」という側面が薄まり、「コミュニケーションをする場」としての役割が強くなっていくでしょう。しかしながら、その大前提として「社員が安心して働けるオフィス」である必要があります。対策を2つ紹介します。
オフィスをまるごと抗菌
まるごと抗菌コーティング「デルフィーノ」は、専用の噴霧器で粒子状の抗菌剤をオフィス中に噴霧することで、オフィスをまるごと抗菌することができます。手洗いやマスクといった基本的な感染対策に加えて実施することで、よりオフィス内感染拡大の機会を減少させることが可能となります。
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オフィスレイアウトの工夫
オフィスのレイアウトをジグザグにして正面に人が座らない形にしたり、席と席の間に透明のプレートを配置するなど、オフィス内のレイアウトでも工夫できる点が多くあります。アメリカ・シカゴに本社を構える不動産企業、Cushman & Wakefield社では、「6 Feet Office（シックス・フィート・オフィス）」という概念を提案しています。オフィス内で、日本でもおなじみのソーシャルディスタンスが確保できるような仕組みが施されています。
Photo: courtesy Cushman & Wakefield
デスク周りは6フィート(約183cm)の円形カーペットを引くことで、できるだけカーペットの中に入らないことでソーシャルディスタンスを保つことができるようになっています。
その他、オフィス内は時計回りの一方通行として床には矢印が貼られ、1日1枚の使い捨ての紙のデスクパットを利用して菌を繁殖させない工夫をしています。さらに、オフィスを使う社員向けにわかりやすい６つのルールを設定しています。
新しい働き方への発想の転換を
ウィズコロナやアフターコロナに向けた新しいオフィスや働き方の在り方が求められています。感染拡大を防止することはもちろんですが、働き方が変わってもコミュニケーションや従業員のロイヤルティが低下しない工夫が必要です。コロナ以前の常識にとらわれず、新しい働き方を前提にする発想の転換が経営者や管理部門に求められています。コニカミノルタでは2017年のコロナ以前から全社員向けテレワークを実施し、現在も全社員向けにテレワークを推奨しています。オフィス縮小や今後の在り方についての相談などがあればぜひお問い合わせください。
ニューノーマル時代のオフィスづくりに求められる基礎知識をまとめた資料です。 チームから個への働き方の変化や働く場の多様化、それに伴いオフィスに求められる 要素など、是非ご覧ください。
