会議効率化のための6つのポイント!
ツール活用で生産性を向上

ハイタッチしている人のイメージ

【事例から学ぶ】失敗しない働き方改革のためのガイドブック

働き方改革を成功させるためのポイントやよくある質問をコニカミノルタが2013年から実践してきた事例を踏まえて解説しました。失敗したことやその改善案も含めて解説していますので、働き方改革に向けて必読の一冊です。

Download

働き方改革ガイドブックのイメージ

効率化の必要性を感じながらも、なかなか旧態依然の進め方から脱却できていない会議に頭を悩まされている人もいるのではないでしょうか?株式会社パーソル総合研究所の試算によると、1,500名規模の企業において「ムダ会議」による損失額は年間約2億円にも上ります。会議は本来、議論をして意思決定を図り、企業・チームの方向性を定めるために不可欠なものです。果たして現場では何が起こっているのでしょうか。
この記事では、いかに会議の無駄をなくし、生産性を高められるかについて解説します。また、昨今のコロナウイルスによる働き方の変化により感じている人も多い、テレワークやペーパーレスの有効活用についても言及します。現在の社内会議の進め方に疑問を感じている人、生産性を追求して業務改善を図りたい人は、ご一読ください。

生産性が上がらない!?会議の現状

たるんでいる会議のイメージ

アンケート調査の結果をもとに、「ムダ」だと認識されがちな会議の現状やその特徴について解説します。さらに、「本来あるべき会議」について明らかにしていきます。

会議=ムダ?

2017年と2018年にパーソル総合研究所が行った調査によると、会議を「ムダ」であると考えているビジネスパーソンの割合は以下のとおりです。

  • 上司層=27.5%
  • メンバー層=23.3%

会議を「ムダ」だと感じているビジネスパーソンは少なからずいるということ、さらに、上司層のほうがメンバー層よりもその割合が高いということがわかります。

無駄な会議の特徴

同アンケートにて無駄な会議の特徴について調査したところ、上位にあがったのは以下のような回答です。

  • 結論が出ない/わからない
  • ダラダラと時間が過ぎる/予定時間を延長する
  • 会議を開く必要がないのに開催する

「働き方改革」をはじめとした生産性の高い働き方が求められている近年では、長時間化しがちで、成果の見えにくい会議が特に「ムダ」だと感じられており、効率化が必要であることが確認できます。そのほか、「特定のメンバーしか発言しない」「会議の結果を受けてのアクションがない」会議なども、無駄な会議といえるでしょう。

本来あるべき会議とは

では、本来あるべき会議とはどのような会議でしょうか?大きく分けて、重要な要素はふたつ。会議の成果が明白であること、そして、参加者全員が出席することに意義を感じられることです。本来のあるべき会議を開催するためには、具体的にどのように対応すればよいのでしょうか。

会議を効率化するための6つのポイント

効率的な会議イメージ

会議の生産性を高めて、効率化するためのポイントは6つあります。これらのポイントを順を追って対応していけば、会議に費やされる無駄な時間を大幅に削減できるでしょう。

「開かない」「呼ばない」を検討する

会議の必要性を再検討し、最小規模で開催できるように意識することです。会議のなかには開く必要がないものや、より少ない人数で開催できる場合があります。会議を開催するにあたってはまず「開かない」「呼ばない」を検討すること。会議の数を減らし、開催する会議の効率性を向上できます。

会議の目的・ゴールを設定する

開催すると決まった会議については、「何のためにするか?」「何をめざして開催するか?」をあらかじめ設定しておくことが大切です。目標・ゴールが決まったら、アジェンダを作成して参加メンバー間で事前共有します。アジェンダとは、会議の議題・時間・メンバー・役割・目的などをまとめたものです。議題にそって会議を進行すれば、会議の本筋からはずれることがありません。また、各メンバーは、会議開催までに議題について必要な情報を準備しておくようにします。あらかじめ、参加メンバーが会議の内容について理解し、必要な情報を把握していれば、情報共有のために会議中に無駄に費やす時間を削減できます。

制限時間を設定する

効率のよい会議にするためには、あらかじめ制限時間を設けることも重要です。理想的な会議の時間は議題や規模によって異なりますが、人の集中力の持続は最大90分であるといわれているため、長くても90分以内におさえることが望ましいでしょう。

役割を決定する

参加者全員の役割を設定します。特に重要な役割を果たすのは、司会者(もしくはファシリテーター)です。ファシリテーターとは、会議が円滑に効率的に、そのゴールに向かって進むように調整する人のことです。役割は司会とよく似ているため、ほぼ同意義で使用されていますが、ファシリテーターは単なる進行役ではありません。対立する意見が出れば調整をしたり、意見交換が活発になるよう促したりと、有意義な会議を行うために重要な役割を果たすのです。発言の偏りを防ぐことや、時間どおりに会議を終わらせるよう進行をする役割が、司会者・ファシリテーターには求められます。そのほか、議事録の書記や発表者など、全員が参加できる会議をめざして事前に役割を設定します。

議論・意思決定をする

会議本来の目的は、議論をして意思決定をすることです。情報共有や確認作業ではなく、会議のために設けた時間のうちできるだけ多くの時間を、議論と意思決定に使えるよう時間配分や役割を調整しましょう。

議事録を作成する

会議での決定事項を全体で共有し、行動に反映させるためには議事録の作成も必要です。

生産性を高めるためのコツ

生産性向上のイメージ

会議の意義を高めるためには、「ムダ」を省くだけでは不十分。成果を高めてこそ、意味があります。ここでは、会議の成果を高めるためのポイントを解説します。

参考記事

配布(共有)資料を最小限にする

資料は、つくる側にも読む側にも負担になってしまいます。特に、会議の場で配布する紙媒体の資料はその負担が大きく、会議を冗長化させてしまう要因にもなります。配布資料を最小限にするには、アジェンダを事前に共有し、メンバー各々が事前にどのような情報に目を通しておくべきかを指し示すことが大切です。電子媒体を利用すると必要な資料が共有しやすく、紙の削減にもつながります。

日常業務を「見える化」する

日常業務に関する情報を全社員で常に共有できるようにしておけば、会議の場で改めて報告する必要性がなくなり、無駄な時間の削減につなげることができます。情報共有に効果的なツールとしては、SFA(営業支援ソフト)やワークフロー、グループウェアなどのICTツールが挙げられます。報告ではなく、議論や意思決定に費やす時間を増やすことにより、成果を実感しやすい会議を開催できるようになるでしょう。

ビデオ会議の活用

移動時間の削減や広い会議室を確保する手間・費用を削減するという点では、ビデオ会議を活用するのも有効な方法です。また、昨今の新型コロナウイルスなどのパンデミックや台風などの災害、オリンピックなどの大型イベントによる交通規制により、テレワークが必要な時などにも影響なく開催することができます。以前はビデオ会議を実施するためには高額なソフトウェアの導入が不可欠でしたが、今はZoomやTeamsなどのスマートフォンやパソコンのアプリ・ソフトウェアを使って、低価格からビデオ会議を実施することができます。

結論やToDoを共有する

会議後のアクションにつなげるためには、会議の結果をToDoへ落とし込み、共有することが不可欠です。会議参加者のみならず、当日参加できなかったスタッフや在宅ワーカー・テレワークスタッフへの周知も重要なポイントとなります。議事録のなかでも、結論やToDoについては意識的にわかりやすく記載するとよいでしょう。電子媒体のツールを用いて議事録(結論やToDo)を作成すると、情報が円滑に一斉周知できるので非常に効率的です。

まとめ

ハイタッチのイメージ

企業にとって、会議は意思決定や方向性の確認のために不可欠です。しかし、多くの企業において効果的な会議が行われていないという現状もあります。会議の無駄をなくすためのポイントと生産性を高めるコツについて解説しました。参加者が目的をもって参加し、大いに意義を感じられる会議にするために、また会議で決定した方針にもとづいたアクションを起こせるようにするため、ぜひ参考にしてください。

【事例から学ぶ】失敗しない働き方改革のためのガイドブック

働き方改革を成功させるためのポイントやよくある質問をコニカミノルタが2013年から実践してきた事例を踏まえて解説しました。失敗したことやその改善案も含めて解説していますので、働き方改革に向けて必読の一冊です。

Download

働き方改革ガイドブックのイメージ

Contactオフィス環境に関するお問い合わせ

商品およびサービスについてご不明な点等ございましたら、お気軽にお問い合わせください。

電話でのお問い合わせ
※総合受付(お問合せ後、担当より折り返しさせていただきます)

03-6311-9450
[対応時間]9:30~17:00
(土日祝日・年末年始休業を除く)

メールでのお問い合わせ

お問い合わせフォーム

コニカミノルタジャパン株式会社
マーケティングサービス事業部  空間デザイン統括部

〒105-0023 東京都港区芝浦1-1-1 浜松町ビルディング26F(総合受付)

許認可

東京都知事 特定建設業許可:

建設工事業 大工工事業

左官工事業 管工事業 ガラス工事業 塗装工事業 防水工事業

内装仕上工事業 建具工事業

第一種貨物運送利用事業