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オフィスのフリーアドレスを生かすポイントは業務のスリム化と環境づくりの工夫
多くのメリットがあるのに、それらを最大限に生かすことが難しいフリーアドレス。特に総務部のような管理部署は、フリーアドレスを導入しても、さまざまな書類を管理する業務上、席の固定化がおこりやすい部署といえます。
しかし、テレワークの増加やフレキシブルタイムの導入など、常にすべての社員がオフィスにいる状態は減少傾向にあるのが現状です。
上に示した、2021年3月、総務省が発表した「デジタル・トランスフォーメーションによる経済へのインパクトに関する調査研究」を再度確認すると、テレワークの導入をした企業の割合は7割程度あり、最多となっています。ほかにも、「フレキシブルタイム制（時差出勤も含む）の導入」（39.9%）、「オフィス以外の業務拠点（サテライトオフィス等）の設置」（17.8%）などに取り組む企業が増えています。
テレワークが定着し、他の取り組みも含め、自由な働き方ができる環境が整えば、オフィスへ出社しての勤務だけでなく、どこからでも勤務ができるのが常態となり、オフィスの縮小化あるいはオフィス空間の有効活用が本格的に検討されることが考えられます。
たとえば、従来のような部署別の固定席スタイルでは、オフィススペースに無駄ができてしまい、非効率化が進んでしまうでしょう。
そこで、問題点を解消しつつ、フリーアドレスを定着させることが必要になってきます。すぐに取り組みたいポイントは３つ。ペーパーレス化による業務のスリム化と社内インフラの拡充、さらにはコミュニケーションスペースも含めた環境づくりです。
紙の書類から電子書類に移行することで、書類の保管場所に困ることなくオフィスのどこにいても業務が行えます。
社内インフラを拡充して、単純作業は自動化し、管理システムやデータの一元管理を進めてICT化が充実すれば、固定席にとらわれずに仕事をすることが可能です。つまり、扱う書類や資料が多くて煩雑なことが要因でフリーアドレスが実現しにくいといわれていた総務部などの管理部門でも、フリーアドレス導入ができるようになります。
また、ペーパーレス化が進めば、書庫や棚を減らすことが可能です。その結果、レイアウトや動線設計の自由度が上がり、多様なコミュニケーションスペースの設置や偶発的な出会いが生まれる工夫など会話が促進される環境づくりが実現します。
他部署の社員とも気軽に雑談ができる環境が整えば、そこから新たなビジネスアイデアが生まれる可能性も高まり、フリーアドレスのメリットを最大限に生かせるでしょう。
フリーアドレス導入で働き方改革をはじめとした経営課題解消の可能性が拡大
フレキシブルに働けるフリーアドレスの導入は、自由度の高い働き方を実現するための手段のひとつです。
フリーアドレスがうまく機能する環境を整えることが、ＩＴ環境の見直し、ペーパーレスの実現、レガシーシステムの更新といったさまざまな社内インフラの最適化をうながし、結果として業務効率化や人材不足に対応した就労環境の実現といった経営課題を解消できる可能性も高まるでしょう。
また、フリーアドレスからさらに一歩進めた働き方として、ABWがあります。自宅やサテライトオフィス、カフェなどを自由に選択して働けるABWですが、オフィス内カフェや集中できるスペースを設置することで、疑似ABWも可能です。
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