ホテリングとは?オフィスの新たな活用で
業務効率化と社員の健康管理に効果を発揮

予約済されているカフェオフィスの座席

継続的な業績の向上は企業を存続させるうえで欠かせないものですが、それと同様に重視すべきなのが社員の健康を守ることです。特に、現在は新型コロナウイルス感染症の感染拡大の影響もあり、オフィスの在り方そのものについて再考する企業が増えています。そこで、今回はオフィスの柔軟な活用方式として、また社員の健康管理をするための施策として注目を集めている新たなオフィス形態、ホテリングについて、概要やメリット、導入のポイントをお伝えします。

ホテリングとは?

カフェオフィスで女性が働いている

今、注目を集めているとはいえ、まだホテリングという言葉を聞いたことがない方が多いかもしれません。そもそも、ホテリングとはアメリカで1990年代に提案された新たなオフィススタイルで、フリーアドレスから派生したとされています。社員数よりも少ない席を設置し、出社する際には自らが席を予約するシステムです。

フリーアドレスは日本でも普及しつつあるので、活用している企業も少なくないでしょう。固定した自分の席がある従来型のオフィススタイルでなく、席を自由に選択できる点においてはフリーアドレスと同じですが、ホテリングは出社する場合に、自分の席を予約する必要があります。

ホテリングを活用する目的は、オフィスの柔軟な活用とコスト削減にあります。例えば、営業マンは顧客との打ち合わせや商談といった時間を業務の中心においているため、社内の席は空いていることが少なくありません。そうした席を他の社員が活用できることでスペースや維持コストなどさまざまな無駄が削減できます。また、営業マンが社内で業務にあたる場合は、予約を入れて席を確保することで過不足無く業務環境を提供できます。

ホテリングが改めて今、注目を集め始めている理由

日本では、近年社内のコミュニケーションを活性化させたり、部署を超えたメンバー構成によるプロジェクトを積極的に実行したりすることで、新たな可能性や持続性のある事業の創出に注目をし、またオフィスの省スペース化を図るために、フリーアドレスを取り入れる企業が増えてきました。このようにフリーアドレスが日本で活用されるようになった一方で、ホテリングを導入する企業は増えない状況でした。その理由は日本においてテレワークが本格的に浸透してこなかったからでしょう。

ところが、2019年の末から世界に広がった新型コロナウイルス感染症の影響で、日本の企業もテレワークへの取組を積極的に推進していくことが求められるようになりました。テレワークの導入により出勤する社員の数を制限することで、オフィスでの密状態を回避し、かりにオフィス内で感染が発生した場合でも、感染者を特定し、適切に対処することが必要です。

ところがフリーアドレスだけでは、今回のような感染症が拡がり、オフィス内で感染が発生した場合、感染経路の特定が困難になる場合があります。そこで、事前に出社人数や座る席を把握でき、結果として健康管理も可能であるホテリングが注目を集め始めているのです。

ホテリング導入で得られるメリット

スマートフォンで予約している女性の手元

これまで日本ではほとんど注目されてこなかったホテリングですが、実際に導入してみるとさまざまなメリットが実感できます。具体的には次のとおりです。

  • 勤怠管理がしやすくなる

ホテリングのシステムは社員が予約をして使用する席を決めるため、在籍管理がしやすくなります。誰がどこに座っているのかが即座に把握できるので、特定の社員を探すのもスムーズです。その結果、業務が滞ってしまうデメリットも軽減できるでしょう。

  • 感染対策になる

フリーアドレスは、社員が自分で座りたい席を自由に選択できるため、場合によっては一カ所に集中してしまう場合もあり得ます。しかし、ホテリングは利用者側(社員)が席を予約することが必要なので、事前に企業側で予約できる席を限定してしまえば、ある程度の密集は避けられます。

また、フリーアドレスは在席管理を怠ると、どこにだれが座っていたのかを把握できなくなります。つまり、フリーアドレスの運用によっては、もし社内で感染症が発生した場合、感染経路や接触者の特定といった調査が難しくなる可能性があるのです。そして、すべての席に対して殺菌・消毒が必要となります。

これに対し、ホテリングであればシステムで在席管理できるため、殺菌・消毒の手間も最小限に抑えつつ、より適切な感染対策が可能です。

参考記事
  • オフィスの省スペース化が可能になる

ホテリングは社員数より少ない席数を用意し、利用状況を明確に把握することができるため、従来のオフィスやフリーアドレスを導入するよりも省スペース化が可能です。

また、省スペース化をしなくても、空いたスペースをミーティングスペースやカフェスペースにすれば、社員のモチベーションアップや満足度向上にもつながります。状況や用途に応じて柔軟なオフィス活用が可能になるのはホテリングの大きなメリットと言えるでしょう。

  • 状況に応じた席の使い方が可能に

部署やチームの枠を越えたコミュニケーションやコラボレーションが活性化するメリットがフリーアドレスにはあります。ですが、業務によってはチームで集まって作業を進めたいケースもあります。

ホテリングであれば、例えば前日に部署やチーム単位で席を予約すればよいので、そうしたケースにも柔軟に対応できます。

ホテリングをスムーズに導入するためのポイント

オフィスのパソコンで女性が予定表を見ている

さまざまなメリットを持つホテリングですが、計画的なオフィスレイアウトやツールの選択をしないと十分なメリットが得られない可能性があります。そこで、ホテリングの導入に失敗しないための主なポイントを紹介します。

  • ソーシャルディスタンスを保ったオフィスレイアウト

企業側が出社人数を想定しないままにレイアウトをしてしまうと、思った以上に出社する人数が増えた際、人が密集することになり、社員の健康管理もままならなくなります。そのため、1日に出社できる最大の人数を決めたうえで、それに合わせソーシャルディスタンスを保って働けるレイアウトが必須です。

  • 座席予約システムの選択

現在、ホテリングにも活用可能なさまざまな座席予約システムが提供されています。そのなかから、最適なシステムの選択を行うには、自社の状況を把握し、どの機能が必要なのかをしっかりと検討しましょう。

「スマートフォンからでも予約が可能」「ITリテラシーの低い社員でもすぐに使い方を覚えられる」「企業側の管理が簡単に行える」の3つは最低限、押さえておきたい機能です。

  • 定期的な改善

どこに座っても差異なく働けるレイアウトにしたつもりでも、状況によって業務がしやすい場所、しにくい場所が生まれてしまう可能性はゼロではありません。予約に偏りが生まれると一定の席に人気が集中してしまい、人気席が取れなかった社員は業務がスムーズに進まない、あるいは出社に抵抗を感じるようになる、といったデメリットが生まれる可能性もあるでしょう。

そのため、座席予約システムで定期的に履歴を確認し、席予約に偏りがある際には、レイアウトを見直し、誰もが気持ちよく働けるように変更する必要があります。

ホテリングはコロナ禍における新たなオフィスの形

ソーシャルディスタンスで働く女性

新型コロナウイルス感染症の感染拡大防止対策として、テレワークの導入を進める企業が増えています。しかし、その一方でオフィスでの感染対策は換気や殺菌・消毒など、社員に依存してしまっているケースも多いのではないでしょうか。

2020年初頭に起こった新型コロナウイルス感染症の感染拡大は、2021年になっても終息が見えていない状況です。そのため、感染対策の徹底はオフィスにおいても欠かせないもののひとつとなっていくでしょう。

そうした意味で、ホテリングは業務効率を損なうことなく、感染対策も可能にする新たなオフィス形態と言えます。

また、ホテリングの導入は、自由度の高い働き方が推奨されるニューノーマルな時代のオフィスの在り方、さらに業務の効率化、コストの削減といった取り組みの一環としても考えたいものです。

テレワークの導入を検討、もしくはすでに導入している企業はホテリングの導入・活用についても改めて検討されてはいかがでしょう。コニカミノルタジャパンでは、2021年5月にリニューアルした東京(浜松町)オフィスでもホテリングを導入しております。東京(浜松町)オフィスの見学ツアーもございますので、ぜひ、お越しください。

オフィス見学ツアーは以下のバナーからお申込みください。

2021年にリニューアルしたコニカミノルタの 『新』本社オフィス コンセプトブック

2021年5月に本社オフィスをリニューアルしたコニカミノルタが考えるニューノーマルな働き方を実際のオフィスの様子と共にご紹介しております。これからの働き方や働く場所のご参考に、ぜひご覧ください。

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