Web会議の課題点を解消し成果を上げるWeb会議ブースとは？｜コニカミノルタのオフィスデザイン・移転ソリューション

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インターネットの普及、通信環境の進化、そして新型コロナウイルス感染症の感染拡大の影響など、さまざまな要因でWeb会議を導入する企業が増加しています。しかし、現状のオフィスもしくはサテライトオフィスや自宅勤務で、環境によっては会議に集中できる場所がないという問題も出てきています。これを受けてニーズが増加しているのがWeb会議ブースです。今回はオフィス内で快適なWeb会議を実現するためのWeb会議ブースについて、設置のメリットや効果的に活用するためのポイントをお伝えします。

Web会議の概要と課題点

Web会議とは？

そもそもWeb会議とは、インターネットを使った会議システムで、インターネットにつながる環境とブラウザさえあれば、どこからでも会議が行えます。パソコンだけではなく、スマートフォンやタブレットでも会議が行えるため、大型の専用機器がないと使えない以前のテレビ会議と違い、ほぼコストをかけずに利用が可能です。

お客様との会議や商談、他の拠点との社内ミーティングなどでも活用されており、最近ではテレワークの普及に伴って、オフィスと自宅をつないでの社内ミーティングにも使われるようになっています。

Web会議のニーズが高まっている背景とは？

Web会議を利用する最大のメリットは、時間とコストの削減です。相手先へ出向く、もしくは来社してもらうための時間や交通費を削減し、必要に応じて、ほんの数分で相手がどこにいようとすぐに会議を始められます。

Web会議は以前から利用している企業もありましたが、新型コロナウイルス感染症の感染拡大の影響で一気に利用企業が増加しました。そして先述したメリットから、仮に新型コロナウイルス感染症が終息したとしても、会議のひとつの形として定着していくと予測できます。

しかしWeb会議の増加に伴い、従来のオフィスではいくつかの課題点が見えてきたのも確かです。そのなかでも大きいのが、オフィス内でWeb会議を行える場所が少ない、あるいは「ない」ことではないでしょうか。大人数が参加する場合は会議室を使えますが、こちらからは1人だけで参加する場合、自席では周囲の声が気になります。周囲には聞かれたくない話をすることもできないでしょう。かといって会議室を1人で使うのは効率が良くないうえ、これまで相手先に訪問していた商談をすべてWeb会議で行えば、すぐに会議室が埋まってしまいます。

Web会議はメリットも多いので積極的に利用したいものの、オフィス内にWeb会議に適した場所がないため、結局は相手先に出向くといったケースも少なくないでしょう。そこで今、大きな注目を集めているのがWeb会議ブースです。

Web会議を快適に行えるWeb会議ブースとは？

Web会議ブースとは？

ほんの数分で終わる社内の打ち合わせ程度であれば、自席でもWeb会議システムを使うことは可能でしょう。しかし、取引先やお客様との商談、会議となれば、できるだけ周囲の雑音から離れ、相手との会話に集中できる場所の方が良いのは当然です。

ただ、Web会議専用の部屋を設置するのはスペースやコスト的に現実的ではありません。そこで、オフィス内でも気軽にWeb会議を行うための施策としておすすめなのがWeb会議ブースの設置です。

現在、Web会議ブースは各企業からさまざまなタイプが提供されていますが、主なものとしては次の3タイプが挙げられます。

完全クローズド型
セミクローズド型

天井がオープンになっているタイプです。一般的な会議や打ち合わせであれば、このタイプでも十分活用可能です。

オープン型

天井と壁の1面がオープンになっているタイプです。前面がオープンになっているタイプが多く、周囲の雑音を抑えつつ、開放的な環境でWeb会議が行えます。

Web会議ブースのメリット

現在、多くのタイプが提供されているWeb会議ブースをオフィスに設置することにはどういったメリットがあるのでしょう。ここでは、Web会議ブースを設置することで得られる代表的なメリットを説明します。

周囲に気を使わずにWeb会議に集中できる

種類にもよりますが、完全クローズド型のWeb会議ブースであれば、周囲の雑音も耳に入りません。そして、よほど大きな声で話さない限りは自分の声が外に漏れてしまう心配もないでしょう。そのため、集中して会議を行えます。

また、設置場所によっては、セミクローズド型やオープン型であっても、周囲の雑音を気にしながら会議を行うといったストレスからは解放されます。

オフィスを拡張することなく専用スペースを確保できる

Web会議ブースは基本的に1人用のため、それほど広いスペースを必要としません。オフィスの片隅に設置すれば、オフィスを拡張せずに専用のブースが作れます。

また、従来の会議室や空いた部屋をWeb会議専用スペースにしようとすれば、場合によっては大掛かりな工事が必要になる場合もあるでしょう。これに対しWeb会議ブースの設備は建物の駆体をいじることもないうえ、大掛かりな工事も必要ありません。種類によってはひとりでも簡単に組み立てられるものもあり、設置にかかる手間とコストの削減も可能です。

Web会議以外の利用も可能

Web会議ブースは、Web会議以外でも利用できるのもメリットのひとつです。例えば、ひとりで集中して業務を行いたいときにもWeb会議ブースは効果的です。オープン型のWeb会議ブースであれば、2～3人での簡単なミーティングにも利用できます。

また、Web会議ブースの種類によっては、組み立て直すとテーブルとして利用できるものもあります。こういった多用途での仕様に対応したものであれば、社員を増員した際やWeb会議の回数が減ったときにも、設備投資が無駄になることはありません。アイデアによってさまざまな用途で活用できるのもWeb会議ブースのメリットと言えるでしょう。

Web会議ブースを効果的に活用するポイント

Web会議ブースを導入し、効果的に活用するためにはどういった点に注意すればよいのでしょう。ここでは主なポイントを紹介します。

最初は少ない数から始める

企業規模にもよりますが、いきなりたくさんのWeb会議ブースを導入してしまうのは避けた方がよいでしょう。まずは、頻繁にWeb会議を利用する部署だけで試しに数個導入し、状況を見つつ必要に応じて増やしていくのがおすすめです。

Web会議の内容に応じてWeb会議ブースを選択する

打ち合わせや簡単なミーティングでの利用が多い場合は、オープン型やセミクローズド型がよいでしょう。込み入った内容や機密事項に関する会議が多い場合や、打ち合わせや簡単なミーティングでの使用以外に集中して仕事をする際にも活用したい場合は、完全クローズド型がおすすめです。このように、自社で行うWeb会議はどういった内容が多いか、Web会議ブースをどのように活用したいかによって、どのタイプのブースをどのような割合で採用するのかを決めるとよいでしょう。

Web会議ブースを活用できるオフィスレイアウトを検討する

前述したように、新型コロナウイルス感染症が終息したとしても、Web会議がなくなることはないでしょう。そのため、Web会議により集中できるオフィスレイアウトを検討するのもおすすめです。

例えば、従来の島型レイアウトは比較的広いスペースが必要になるため、フリーアドレスを取り入れ、Web会議ブースを設置する場所を増やすのもよいでしょう。また、窓側もしくは壁側にWeb会議ブースを並べて設置し、通常の執務スペースをそこから少し離れた場所に設置する方法もあります。どちらにしても、Web会議ブース設置を前提に全体のレイアウトを検討していくのがWeb会議の効率を上げるポイントのひとつと言えるでしょう。

予約システムを活用する

Web会議ブースを設置したものの、いつも使用されていて使えないといったケースも考えられます。こうしたリスクを避けるには、予約システムの導入がおすすめです。最近、オフィスであらかじめ座る席を予約する「ホテリング」が、新たなオフィススタイルとして注目を集めています。この予約システムをWeb会議ブースでも活用すれば、いつも使われていて使えないといったリスクも軽減できるでしょう。

ただし、予約システムを導入してもなお、「予約が取れない」「使用できない」という現状が変わらない場合は、ブース増設の検討をおすすめします。

Web会議ブースの導入でWeb会議の活性化を

Web会議は非対面営業や商談、あるいはリモートワークが推進されるなかでの研修会やプロジェクト会議にも活用が増えると予想されます。そのWeb会議が社内環境やレイアウトが原因で活用できないとなれば、企業にとっても大きな損失となります。

そうした意味でも、Web会議ブース導入の際には、オフィスレイアウトの再検討も視野に入れつつ、よりWeb会議を活性化させるためにはどういったオフィスが最適かといった観点で検討することが重要です。思ったようにWeb会議ができないといった悩みがある際には、Web会議ブースの導入をおすすめ。具体的にブースの状態を確認したい方は、コニカミノルタジャパンが2021年5月にリニューアルした東京（浜松町）オフィスにさまざまな種類のWebブースがございます。オフィスツアーも実施しておりますので、ぜひ体感してください。

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