こんにちは！プロモーション担当 Esakiです。

本日は、8月3日にコニカミノルタジャパン 浜松町本社で開催されました、 月刊総務様主催の総務担当の方のための異業種交流会「総務サロン」について潜入レポート致します！

当日は、約20名近くの皆様にご来場いただきました。 終始和やかな雰囲気で、総務業務について生の声やお悩みをお話頂きましたので、ディスカッションのお話を中心にできる範囲で展開いたします。

第40回総務サロン 詳細はこちら

当日のアジェンダはこのような形で進んでいきました。

• １．コニカミノルタ 浜松町オフィスツアー
• ２．３グループに分けての自由討議
• ３．懇親会

まずは、コニカミノルタジャパンのオフィスツアーです。 ツアーの前に浜松町本社のオフィス移転の背景やコンセプトなどをお話させていただきました。

その後、オフィスツアーにご案内。

ツアーの感想としては、事後に以下のような感想を頂きました！ありがとうございます。

• 備蓄品の保管などが工夫されていた
• 会議室予約システムの運用方法が勉強になった
• 実際の移転策定メンバーからプロジェクトの難しさなどを聞けて良かった。
• FAQの発信方法の工夫などが参考になった。

さて、ここから3つのグループに分かれてディスカッションです。ファシリテーターは月刊総務の皆様が実施いただいています。コニカミノルタジャパンの総務も参加させていただきました！議題の内容をいくつかピックアップしてご紹介いたします。

テレワークは必要性は感じていてもなかなか導入に踏み切れていない現状

ディスカッションの中では、「テレワークにトライしたことのある企業様はありますか？」と問いかけについて、様々な事情から難しいという声が多く聞かれました。

• 全国に店舗があると、誰かはいないといけない状況
• Wifiの配布などをどこまでやるのかという環境面
• 稟議が紙になっている等、外でできる業務が少ない。
• 企業のセキュリティポリシー上、無線LANの接続自体が難しい。

とはいえ、2020年のオリンピックを考えると立地上、実施する必要があるという会社様もいらっしゃいました。コニカミノルタでは、2017年より情報機器部門において全社員にテレワークを導入しており、子育てや介護などの特別な事情がある方はもちろんですが、なくてもその日の効率的な業務遂行に合わせてテレワークを実施でき、実際に活用している方も多いです。テレワークを導入した際の進め方についてのお話などをさせていただきました。

コミュニケーション活性化は目的を何にするかを考える

コミュニケーションの活性化はどの企業様も悩まれていました。 部門をまたいだ時の話しかけづらさについて、各社の課題や取り組んだ解決方法についての議論がされました。

• 各部署によりパーテーションがあり、話しかけづらい
• 理想的には潜在課題をちょっとした会話で解決できていればよいのに、 きちんと顕在化しないと他部門を巻き込んで話しかけることができない。
• コピー機やごみ箱集約などのマグネットエリアを導入したら、多少効果があった
• お金をかけてラグジュアリーな休憩室を作ったが、アクセスが不便だったためにほとんど使われていない。長時間の離席は「さぼっている」というイメージがある。

「休憩室=さぼる」という印象は、例えば休憩室を社内勉強会の会場にすることでイメージを変えていくような工夫をした企業事例のお話もありました。どちらにせよ、コミュニケーション活性化と一言で言っても、どのような目的にするかによって対策が変わってくるというお話もありました。

社内交流イベントは「食」をメインにすべし！

各企業様、キックオフや納会、餅つき、運動会などいろんな交流イベントを実施していました。 意見としては、お酒などの「飲み物」ではなく、「食事」をアピールすることで男女ともに参加率が高く、盛り上がるのではないかという話がありました。 その他、キックオフなど目的なしに慣例的に実施してしまっていることの課題や、 盛り上がる一方で運用の手間がかかりすぎるイベントについての課題感などがお話されました。 その他、プロジェクトを横軸で設定することや交流ランチ代の担保、社内大学の設置などの事例のお話もありました。

その他、様々な議論がありましたが「総務の仕事が多岐に渡りすぎていて、何が正しいかわからない」という悩みが印象的でした。 だからこそ、目的を明確に進めていくことが重要なのですね。

2時間のたっぷりとした議論の後は、懇親会です。 みなさん軽食を食べながら、総務業務についてお話したり、名刺交換して和気藹々とした雰囲気でイベントは終了しました。

さて、ツアーから懇親会まで約4時間の総務サロンでしたが、あっという間に終わってしまうほど濃い時間でした。総務のお仕事は多岐に渡り様々、みなさん普段感じていらっしゃる悩みを話合うことで、少しヒントを得られたという声をたくさん聞くことができました。

おわりに。総務というお仕事を通じて。

余談ですが・・、当日参加させていただいた、弊社で10年以上総務業務を実施している(浜松町の移転も担当！)総務部長が素敵なコメントを話しておりましたので、紹介します。「総務の仕事は本当にいろいろあり、なんでもやらなければならない。だからこそ何でも会社を良くすることをやることができる。私の場合は大規模な移転にも関われて、大変だったけど良い思いもさせてもらっている。こんな楽しい仕事はないのだと思う。」

コニカミノルタジャパンでは、自社の働き方改革の実践を基にオフィスデザインを始め様々なソリューションを提供しています。ぜひ、オフィス改革や働き方改革にお悩みの方はご相談ください。