目次
生産性を高めるためのコツ
会議の意義を高めるためには、「ムダ」を省くだけでは不十分。成果を高めてこそ、意味があります。ここでは、会議の成果を高めるためのポイントを解説します。
配布(共有)資料を最小限にする
資料は、つくる側にも読む側にも負担になってしまいます。特に、会議の場で配布する紙媒体の資料はその負担が大きく、会議を冗長化させてしまう要因にもなります。配布資料を最小限にするには、アジェンダを事前に共有し、メンバー各々が事前にどのような情報に目を通しておくべきかを指し示すことが大切です。電子媒体を利用すると必要な資料が共有しやすく、紙の削減にもつながります。
日常業務を「見える化」する
日常業務に関する情報を全社員で常に共有できるようにしておけば、会議の場で改めて報告する必要性がなくなり、無駄な時間の削減につなげることができます。情報共有に効果的なツールとしては、SFA（営業支援ソフト）やワークフロー、グループウェアなどのICTツールが挙げられます。報告ではなく、議論や意思決定に費やす時間を増やすことにより、成果を実感しやすい会議を開催できるようになるでしょう。
ビデオ会議の活用
移動時間の削減や広い会議室を確保する手間・費用を削減するという点では、ビデオ会議を活用するのも有効な方法です。また、昨今の新型コロナウイルスなどのパンデミックや台風などの災害、オリンピックなどの大型イベントによる交通規制により、テレワークが必要な時などにも影響なく開催することができます。以前はビデオ会議を実施するためには高額なソフトウェアの導入が不可欠でしたが、今はZoomやTeamsなどのスマートフォンやパソコンのアプリ・ソフトウェアを使って、低価格からビデオ会議を実施することができます。
結論やToDoを共有する
会議後のアクションにつなげるためには、会議の結果をToDoへ落とし込み、共有することが不可欠です。会議参加者のみならず、当日参加できなかったスタッフや在宅ワーカー・テレワークスタッフへの周知も重要なポイントとなります。議事録のなかでも、結論やToDoについては意識的にわかりやすく記載するとよいでしょう。電子媒体のツールを用いて議事録（結論やToDo）を作成すると、情報が円滑に一斉周知できるので非常に効率的です。
まとめ
企業にとって、会議は意思決定や方向性の確認のために不可欠です。しかし、多くの企業において効果的な会議が行われていないという現状もあります。会議の無駄をなくすためのポイントと生産性を高めるコツについて解説しました。参加者が目的をもって参加し、大いに意義を感じられる会議にするために、また会議で決定した方針にもとづいたアクションを起こせるようにするため、ぜひ参考にしてください。
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