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日々変わる環境や働き方に合わせた運用の改善を継続的に取り組み
保管文書ゼロ化の運用開始から2年以上経過しました。運用開始後より、社内からの様々な意見を取り入れながらルールの修正などを行っています。直近では、一部内容に日常業務とそぐわない点が出てきたため、文書管理規程を改訂しました。なお今後、さらに市場環境の競争が厳しくなる中、社内体制や日々の業務運用、社内ITシステムが変わる頻度も多くなってくると思われます。そのような動きにも注意し、必要があればその時にあったルールに合わせていきたいと考えています。
また運用開始から時間が経過したせいかもしれませんが、社員の意識も若干落ちていることもあり、近々全社員に対してE-ラーニングを実施する予定です。E-ラーニング終了後にはテストがあり、合格出来ないと繰り返し再テストを実施します。ここについては若干強制的にはなりますが、再度社員の認識を合わせるためにも行いたいと思っています。
社員に本運用を定着させるには様々な点で改善が必要な所はありますが、会社としての文化になり、1人1人がこの価値を語れるようになることを信じて、今後とも活動を進めたいと思います。
今回のような紙文書の削減プロジェクトやオフィス移転やリニューアルなどは表面的に行うだけではなく、その後ろにある業務プロセスや働き方を見据えて行うことで成果がでてくるものです。取り組まれる場合には、まずは自社の理想の働き方を明確にするところから初めてみることをお勧めします。コニカミノルタでは、このような自社の経験を元にお客様にアドバイスさせていただいていますので、お困りの点があればぜひご相談ください。
【属人化を防ぐ文書管理のトリセツ】文書管理の進め方
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