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荷造りで失敗しないための“小ワザ”
荷造りは、単に荷物をまとめるだけでなく、移転後の設置をスムーズにするような工夫も必要です。実際の作業で失敗しないために知っておきたい“小ワザ”をご紹介しましょう。
エアーキャップで傷を防ぐ
荷造りの作業において、特に時間がかかるのが運搬する機材や書類の梱包です。手間がかかる作業ですが、大量の荷物を運搬するときに起こりやすい傷や破損を防がなければいけません。大切な会社の資産に傷をつけないためにも必ずエアーキャップ、あるいはプチプチと呼ばれる気泡緩衝材（それぞれ酒井化学工業と川上産業の商標登録）でしっかり包むようにしましょう。その他の梱包資材として、茶紙とも呼ばれる包装用クラフト紙があります。茶紙は梱包だけでなく、段ボール箱の隙間を埋める詰め物としても使えるので便利です。
箱には移転先がわかるような表記を
書類を詰めた箱には中身と設置カ所がわかるラベルを必ず貼り付けましょう。一般的に企業で保管される書類の量は多く、記載を怠ると移転後にすべてを開梱して確認し振り分けるという大変な作業が発生します。段ボール箱だけでなく、書類棚やデスクといった大型備品にもラベルを貼り付けることで、どこの部署で使用されていたのか、どこに設置すべきかが一目瞭然です。
引き出しにはテープを貼る
引き出し付きのデスクや書類棚のように開閉してしまう備品は、運搬の際に開いてしまい、中身が出たり、落として傷がついてしまったりする可能性があります。運搬時にも手間がかかり、非効率なだけではなく危険も伴います。予め養生テープで固定し、移動時の負担を軽減させましょう。
データバックアップの徹底
業務で使用しているパソコンには、重要なデータがぎっしりと詰まっているはずです。一般的に、データを保存した状態でパソコン類を移動させるケースが多いものの、何らかのトラブルによってデータが破損してしまう可能性も考えられます。万が一のことを考えて、大切なデータは事前にバックアップをとっておくようにしましょう。また、そうしたデータの破損が起こらないように、引越し業者のスタッフは自身で電子機器の電源コードを抜くような作業は行いません。データのバックアップが完了していることを確認し、社員の誰かが電源コードを抜くように心がけましょう。
廃棄が出ることを忘れずに。必ず一箇所にまとめる
オフィス移転のタイミングで、廃棄処分になる備品もあることでしょう。廃棄する予定のものが多い場合、各部署に分散したまま放置してしまうと、後の作業が大変です。オフィス内で出た廃棄物は一箇所にまとめ、排出元の表記、廃棄と明確にわかるようなラベルの貼り付けなど、移動させる荷物としっかり区別をしておきましょう。同時に、荷造り作業開始前の時点で、廃棄に関するルールを周知しておくことが大切です。
