オフィス縮小移転で生産性を維持する方法を解説

パソコンの前で手を挙げて喜ぶ女性

コロナ禍によるテレワークの導入をきっかけとして、オフィスの縮小移転が注目されています。一般的に縮小移転にはコスト削減の側面が強調されがちですが、コスト削減のメリットだけを考えて縮小移転に取り組んでしまうと、生産性が悪化してしまう可能性があります。しかし、きちんとポイントを押さえて実施することができれば、多くの恩恵を受けることも可能です。

今回は、オフィスの縮小移転のメリット・デメリットを踏まえながら、失敗しないためのポイントをご紹介します。

省スペース化が進む今、求められるオフィスの条件

人のいない小さいオフィス

最初に、省スペース化をあと押しする要因と、省スペースのオフィスに必要とされる条件について解説します。

省スペース化をあと押しする要因

主な要因として、次の3つが挙げられます。

  • 働き方の多様化

テレワークや、フリーランスのようなアウトソーシングをうまく活用することで、自社の出社人数を低減することができます。また、自治体によってはサテライトオフィスの誘致を積極的に行っているところもあり、本社と離れたエリアに安く拠点を持ち、現地の人材を雇用するといった形で業務を分散する手法も増加しています。

  • 外部サービス

働き方の変化により、貸し会議室・レンタル倉庫・レンタルオフィス・コワーキングスペースなど、時間貸しや月決めで利用できるスペースサービスが増加しています。

  • 感染症対策

新型コロナウイルス対策をきっかけとして、オフィスでも密を避ける働き方が広がってきています。ひとつの拠点に全社員が集中する形態から場所にとらわれない働き方にシフトする動きがあります。

withコロナ・afterコロナに求められるオフィスの条件

オフィスの縮小移転は、明確にビジョンや目的を持ったうえで行うべきものです。ここでは、オフィスに求められる条件を5つご紹介しましょう。

  • 高い生産性

オフィスの縮小化はコミュニケーションや働き方の在り方を変えることにつながりますが、生産性を維持できることを前提にするべきです。例えば、テレワーク実現のためのクラウドサービスの導入やワークフローの見直しなどを通じて業務の自動化の導入をするという具合に、オフィスの縮小移転と業務効率は同時に考えるとよいでしょう。

  • 適正なコストであること

オフィスを縮小移転させる際に、一般的にはコストの削減が期待されます。ただし、実際のオフィス移転では短期的にはコストが発生(オフィスの引っ越しやレイアウト、新たなサービスの導入など)することがあります。それらと縮小移転後の生産性向上をトータルで考え、費用対効果の高い縮小移転を実現するようにすべきです。

  • 健康・安全の高さ

新型コロナウイルスをはじめとした感染症対策や、社員の出勤、自然災害などを想定して、健康面・安全面を重視する必要もあります。また、拠点を分散することにより、大規模な自然災害や疫病の流行などの事象が生じても、根幹事業の継続を可能とするBCP対策につながります。

  • 柔軟に人数の増減や働き方の変化に対応

新型コロナウイルス感染症の流行に対応すると同時に生産性向上を図るには、人数の増減や働き方の変化に柔軟に対応できるようにしておく必要があります。新型コロナウイルス感染症対策のための緊急事態宣言により準備不足の状況下でも急遽テレワークに舵を切らざるをえなかった企業も少なくないようです。今後も同様のリスクは残り続けるため、対応力が求められます。

  • コミュニケーションの取りやすい設計

新型コロナウイルス感染症対策や社員の意識の変化、テレワークにより、ミーティングを気軽に開催したり、終業後に飲み会やイベントを開催したりすることが簡単ではなくなりました。コミュニケーション不足に陥らないためには、日常の業務の中でコミュニケーションが取りやすい設計を意識することが必要です。

オフィス縮小移転のメリット・デメリット

パソコンの前で悩む男性

続いて、オフィス縮小のメリットとデメリットについて解説します。

メリットはコストの最適化

オフィス縮小移転の大きなメリットはコストの最適化が図れることです。

テナント賃料は、企業の業績やオフィスの稼働状況などにかかわらず、毎月決まった額が出ていく固定費です。コロナ禍の緊急事態宣言下で賃料の減免措置の是非が話題になりましたが、基本的にはオフィスの面積が広いほどコストは高くなる傾向があります。さらに、オフィスが広いと熱効率が下がるため、光熱費も高くなる傾向があります。これらオフィス縮小移転をすることにより改善し、固定費の削減につなげられるでしょう。

さらにテレワークを導入することで、出社人数を低減できるため、新型コロナウイルスの感染症予防や交通費の削減も可能になります。他にも、通勤が不要になったことで場所にとらわれない多様な働き方が実現でき、採用幅の拡張も期待できます。賃料の削減や、熱効率の改善による光熱費削減、交通費の削減の見込みなどが、オフィス縮小によって期待できるコスト削減ポイントです。

その他、感染症予防や場所にとらわれない雇用による採用の拡張、通勤が不要になり働き方の多様化の実現などの効果も期待できます。

デメリットは社員が集まる場が制限されること

オフィスの縮小移転をすると、社員が一斉にオフィスに集まることが難しくなり、社員間のコミュニケーションが不足してしまう懸念があります。結果として、社員のモチベーションを維持しにくかったり、スピーディーかつ正確な報告・連絡・相談が難しくなったりする場合があります。

これらの対策としては、上層部や直属の上司からのビデオメッセージ、オンラインでの対話・ミーティングの活用、ビジネスチャットのようなコミュニケーションツールの導入などが考えられます。オフィスには、社員が気軽に集うことができる快適な談話室のようなものを設けるのもよいでしょう。

また、就業規則や社内ルールを整備して、トラブルが生じたといった場合に容易に相談したりコミュニケーションを取ったりできる場を設けるなどコミュニケーション活性化の工夫も大切です。

オフィスの縮小移転を成功させる方法

新しいオフィス

最後に、オフィスの縮小移転を成功させるためには、どのような手順で進めるべきかについて見ていきましょう。

大前提として目的・目標の明確化が必要

オフィスの縮小移転には、明確な目的・目標の設定が不可欠です。

「コスト削減」という漠然としたイメージでオフィスの縮小化を進めてしまうと、生産性の低下をはじめとした現場での不都合や、既存の契約事項の見落としなどにつながってしまう可能性があるためです。

コストの削減はオフィス縮小移転に期待できる効果のひとつではありますが、どのような働き方をすることで、社員の出社人数をどの程度まで下げることができるのか、どのような費用対効果が生まれるのかという点を明確にすることが大切です。

そして、目標の決定を正確に行うためには、現状の業務の把握も不可欠です。

働き方をイメージする

新オフィスでの働き方のイメージを、社員一人ひとりが持つことも重要です。そのために必要なことは、会社が描いている目標を社員に理解してもらうことです。また、コスト削減、方向性などについてのイメージを会社と社員とで共有することも大切です。

なお、オフィス移転のために必要な準備の漏れがないか気になる方もいるでしょう。コニカミノルタのチェックリストを活用することで、漏れを防ぎ、必要なポイントをしっかりと押さえることができます。

チェックリストのダウンロードはこちらから。 

移転スケジュールを立てる

もろもろの契約状況や転居の準備、仕事の進捗状況などを総合的に判断して、最適な移転のスケジュールを立てます。通常、オフィスの縮小移転をする際には、短くとも半年から1年間くらいの期間がかかることを認識しておきましょう。

移転の基本的な流れは以下の通りです。

1.移転方針の策定

縮小移転の目的の設定・確認

費用対効果のシミュレーション(縮小移転後のコスト削減見込み額・新しい働き方のための必要投資金額)

2.移転計画の開始

現在のテナント契約期間・原状復帰についての確認

3.オフィスのデザイン、レイアウト作成

4.工事契約

5.移転前の手続き、社員向け説明会、マニュアルの作成

6.移転当日作業、関係省庁への届け出

オフィス移転マニュアルのダウンロードはこちらから。

テレワークの働き方を定着させる

オフィスの縮小移転は、オフィス外で働く人が増えることになりますので、テレワークの定着が前提です。テレワークで働いても生産性が落ちない仕組みづくりを行いましょう。具体的には、コミュニケーションツールの導入や業務フローの整理、特に紙ベースの業務の見直し、就業規則の変更などに取り組む必要があります。

コニカミノルタでは、テレワーク導入のほか、見直しや定着のサポートも行いますので、導入を迅速に進めたい場合や定着に問題がある場合にはご利用ください。

オフィスの縮小移転は業務最適化の手法のひとつ

小さなオフィスで男性と女性が打ち合わせをしている

オフィスの縮小移転により、家賃や光熱費など大きなコスト削減を見込むことができます。しかし、同時にテレワークの実現をはじめとした、生産性が落ちないための投資も必要です。目的を明確にしたうえで取り組むことで、「ただのコスト削減」だけではなく、生産性の向上や感染症のリスク低下、BCP対策、働き方の選択肢を増やすなどさまざまなメリットを生むことができます。

決裁者や上層部がコスト削減を意識しすぎると、これらのメリットを見失ってしまい、反対に業務効率の低下を招いてしまうことがあるため、気を付けなければなりません。

オフィス縮小移転を検討中の方は、オフィス縮小の専門企業にサポートを依頼することも可能です。当社コミカミノルタでは自社の縮小移転の実績も交え、最適なオフィス環境実現のための移転をサポートしています。興味のある方は、ぜひ以下のページからチェックをしてください。

Office Right Sizing ~ニューノーマル時代のオフィスづくり~|コニカミノルタのオフィスデザイン・移転ソリューション|コニカミノルタ

また、オフィス縮小移転の検討の際に参考にしたい「日経ニューオフィス賞」を受賞したコニカミノルタが手掛けたさまざまなオフィス例は、以下よりご覧になれます。

【最新のオフィスがぎっしり】オフィスデザイン事例集

「日経ニューオフィス賞」を受賞したコニカミノルタがデザインしたオフィス事例をまとめた一冊です。最新のトレンドが知りたい!新しいオフィスのアイデアが欲しい場合などにご活用ください。

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