目次
会議を効率化するための6つのポイント
会議の生産性を高めて、効率化するためのポイントは6つあります。これらのポイントを順を追って対応していけば、会議に費やされる無駄な時間を大幅に削減できるでしょう。
「開かない」「呼ばない」を検討する
会議の必要性を再検討し、最小規模で開催できるように意識することです。会議のなかには開く必要がないものや、より少ない人数で開催できる場合があります。会議を開催するにあたってはまず「開かない」「呼ばない」を検討すること。会議の数を減らし、開催する会議の効率性を向上できます。
会議の目的・ゴールを設定する
開催すると決まった会議については、「何のためにするか？」「何をめざして開催するか？」をあらかじめ設定しておくことが大切です。目標・ゴールが決まったら、アジェンダを作成して参加メンバー間で事前共有します。アジェンダとは、会議の議題・時間・メンバー・役割・目的などをまとめたものです。議題にそって会議を進行すれば、会議の本筋からはずれることがありません。また、各メンバーは、会議開催までに議題について必要な情報を準備しておくようにします。あらかじめ、参加メンバーが会議の内容について理解し、必要な情報を把握していれば、情報共有のために会議中に無駄に費やす時間を削減できます。
制限時間を設定する
効率のよい会議にするためには、あらかじめ制限時間を設けることも重要です。理想的な会議の時間は議題や規模によって異なりますが、人の集中力の持続は最大90分であるといわれているため、長くても90分以内におさえることが望ましいでしょう。
役割を決定する
参加者全員の役割を設定します。特に重要な役割を果たすのは、司会者（もしくはファシリテーター）です。ファシリテーターとは、会議が円滑に効率的に、そのゴールに向かって進むように調整する人のことです。役割は司会とよく似ているため、ほぼ同意義で使用されていますが、ファシリテーターは単なる進行役ではありません。対立する意見が出れば調整をしたり、意見交換が活発になるよう促したりと、有意義な会議を行うために重要な役割を果たすのです。発言の偏りを防ぐことや、時間どおりに会議を終わらせるよう進行をする役割が、司会者・ファシリテーターには求められます。そのほか、議事録の書記や発表者など、全員が参加できる会議をめざして事前に役割を設定します。
議論・意思決定をする
会議本来の目的は、議論をして意思決定をすることです。情報共有や確認作業ではなく、会議のために設けた時間のうちできるだけ多くの時間を、議論と意思決定に使えるよう時間配分や役割を調整しましょう。
議事録を作成する
会議での決定事項を全体で共有し、行動に反映させるためには議事録の作成も必要です。
