電子帳簿保存法・インボイス制度への対応

• 正式名称は「適格請求書等保存方式」：消費税の税額控除のための制度

消費税の仕入税額控除の金額を正しく計算するために導入される制度です。
売手（受注側）は正確な適用税率や消費税額等が記載された適格な請求書（インボイス）を発行します。
買手（発注側）はインボイスを用いることで、仕入税額控除の要件を満たします。

例えば、100万円のものを仕入れた場合の違いは下記の通りです。

つまりインボイス制度とは、「買い手が的確な税額控除を受けられるようにするために、売手側が対応すべき制度」ということです。事業者にとっては、未適合の売手との取引が嵩むとそれだけ多くの税金を納める必要が出てくるため、取引額は同じでも実質的にはコストアップになってしまいます。今後、インボイス制度未適合の業者は取引先から敬遠されてしまう恐れもあるでしょう。

• どうすれば「適格請求書発行事業者」になれる？

国税庁が発行する「適格請求書発行事業者の登録申請書」に必要事項を記入し（マイナンバーおよび法人番号の記載が必要）、身元確認書類と共に納税地管轄の税務署に届出をする必要があります。
インボイス制度の導入は2023年10月ですが、制度導入タイミングに間に合わせるための申請書提出期限は2023年３月になっています。
「適格請求書発行事業者」は、取引先からの要求に応じて「適格請求書」を発行する義務があり、発行する請求書に「適格請求書発行事業者登録番号」の記載が必要です。
また、「適格請求書発行事業者」には一定期間「適格請求書」の写しを保存する義務が生じます。一般的な納税関連の書類の保存期間は、７年となっています。全ての取引に関する請求書を７年分も保管し、かつ外部からの要求に応じていつでも照会できるようにする業務を紙で対応していたら、自社内の経理部門は一体どうなるでしょうか。書類の保管スペースが増えて業務が煩雑になることは、想像に難くないはずです。

帳票の取扱いによる非効率、不正確な業務を継続することにより、例えば申告漏れに対する税額の加算やブランドイメージの低下、取引先にかけてしまう迷惑など、様々な不利益が想定されます。インボイス制度の導入や、改正電帳法の猶予期限など、迫りくる期限を越えるごとに状況は厳しくなっていくでしょう。

このような事態は何としてでも避けたいことと思います。

政府はコロナ禍で浮き彫りになった企業のデジタル化の課題に対して、令和３年度税制大綱の中での取り組みを強化する方針を打ち出しています。そのデジタル化推進の一環として、2022年１月に施行された改正電子帳簿保存法では、国税関係帳簿書類を電磁的に保存するための要件を大幅に緩和し、国税関係書類や経理業務のデジタル化を大きく進展させ、経理のペーパーレス化を大きく後押ししようとしています。

この機会に、「業務の電子化」、「業務効率化・生産性向上」、「働き方改革」を進めましょう。

After

• ERP（基幹システム）と帳票が連携し、請求や支払いの業務が完全電子化。PC画面を見比べての転記作業や紙出力の業務を撲滅。
• 紛失や誤記入などのヒューマンエラーが激減し、経理業務の負担が大幅に減少。会計の締め日近くの休日出勤や残業の問題を解消。
• ECMの活用で過去の帳票も含めた大量の取引データを検索可能な状態で保存。紙文書の保管エリアをなくし生産活動の為のフロア面積を拡大。
• 決済ワークフローは全て電子化され、決裁者は出張先でもすみやかに承認。経理担当は勿論、営業、調達など様々な部門も含めてテレワークが可能に。

After

• RPA等の併用により、既存のシステムに連携して帳票の保管処理を行う環境が整い、決算や公的機関への申請業務への対応でも負担が軽減。
• システム間のデータがほぼリアルタイムに連携、同期していることにより、予算と実績が可視化され、部門間の交渉や実績との照合でも苦労することがなくなった。
• 特定ソリューションありきではなく、業務ごとに現状調査と改善のためのルール設定から入り、教育も含め苦手意識の方を置き去りにしない導入ができたため、従業員の抵抗がなく効果の高い業務改善を実現。
• 新規事業や協業企業の探索など、戦略的な業務テーマに多くの人員が取り組めるようになり、事業活動が活性化。

After

• クラウドストレージを活用し、紙での原本保管が必要なもの以外は全て廃棄し、保管スペースが激減。
• 紙からのスキャン電子化文書も取り込み時にインデックス付で整理された状態で保存するようになり、従業員の誰でも目的の文書が検索可能に。
• メールでのやり取りや添付ファイルも全てプロジェクト単位で整理された情報共有フォルダーで一括管理できるようになり、担当者間の状況把握のムラが解消。後から見返した人は過去の経緯や現状をすぐに理解することが可能で、認識ずれのないビジネス推進を実現。

サービス名：電子取引スタートアップサービス（電子取引スタートパック＋導入支援＋オプション）

必須記録項目の入力や必須記録項目での検索、改ざん防止措置といった、改正電子帳簿保存法の厳格化要件に適合するための電子取引文書管理専用アプリケーションを、コニカミノルタジャパンのエンジニアがお客様の業務環境に合わせて構築させていただくサービスです。導入にかかる準備期間を短縮し、先ずは直近の「対応しなければならない範囲」にフォーカスした形のドキュメントソリューションです。

サクセスパック： 改正法適合に必要なほぼ最小限のサービス導入から、将来の業務効率化につながる文書電子化の仕組みを実現！

事例企業：宿泊業（シティ・リゾートホテル経営）のお客様
ファイルサーバーを利用し、電子帳簿保存法に適合するために必要なほぼ最小限の対象に絞ったコニカミノルタジャパンの「電子取引スタートアップサービス」を採用。改正法への対応と同時に業務の属人化やヒューマンエラーなどの課題解消に取り組める環境を獲得。

サービス名：電帳法おたすけパック（リネームツール＋ストレージ）

取引先から受領した電子取引データ（Eメール、Webからのダウンロード、受信FAXの電子化データなど）を、条件検索可能なファイル名でかんたん保存するためのソリューションです。ストレージはローカル保管のNAS（セキュリティー対策＆保守サポート付き）かクラウドかを選択可能にしています。
また、法に基づいた適切な運用に役立つガイダンスや、困った時の法令相談メール窓口を備えた「PCA電帳法スターターキット」が含まれており、取引量の少ない小規模事業者のお客様にも迷いなく非常にリーズナブルな価格で電帳法対応ソリューションをご導入いただけます。

紙帳票のスキャン保存の追加で、オフィスと経理業務をすっきりさせたい方へ
文書自動仕分け＆ワークフローソリューションのご提案

コニカミノルタでは、スキャン文書やファクス受信文書の指定フォルダーへの保存からリネーム処理まで、一連の「仕分け」作業を効率化。紙文書の電子化を促進し、面倒なスキャン作業や手間のかかるファクス受信文書の管理をまとめて解決する様々なソリューションを提供しております。

サクセスパック： タスクオートメーションツールの活用で、紙文書電子化作業の効率化だけでなく、押印申請・承認フローも構築！

事例企業：株式会社エクセディ商事様
電子化の手間の削減と業務効率化をさらに進めるためにタスクオートメーションツール「Dispatcher Phoenix（ディスパッチャーフェニックス）」を導入。押印申請／承認、警備日誌の回覧など様々な業務の合理化、スピードアップを実現されています。

ある調査では、請求書のために出社しているのは、経理部門の担当者だけではなく、経理部門を除いた部門でも、５人のうち４人以上が請求書の対応をするために出社しているという課題が明らかになりました。この課題を解消するためには、請求書の送付業務、請求書の受領業務それぞれにおいて請求書業務のデジタル化を進めることが必要不可欠となります。電帳法の対応だけにとどまらず、経理業務の生産性向上やテレワークの推進にご興味のあるお客様向けのご提案です。

サービス名：Bill One

Bill One（ビルワン）は、電子、郵送、FAXなど、あらゆる請求書の受け取りからアプリ専用データベースへの入力作業までをまるごと外部委託できるサービスです。帳票の内容確認から承認、決済までをWebアプリ上で行えるようになるため、社内からは処理すべき紙伝票を一切なくすことができます。

サービス名：楽楽明細

楽楽明細は、経理データベースから取引先に請求書を自動発行できるクラウドサービスです。その発行方法は取引先の指定（電子、郵送、FAXなど）に応じて個別に設定することが可能。設定により、インボイス制度に対応した形式の請求書を発行することも可能です。

サクセスパック： 社内既存のシステムを改修せずに経理業務クラウドサービスにデータ連携させ、請求書発行業務の電子化と効率化を実現！

事例企業：住宅設備製造販売（中小企業）のお客様
取引先ごとに異なる請求書の配信手段（紙・データ・FAX）に対応する煩雑な業務を解消するため、「楽楽明細」を導入して一括自動対応を実現。その際、自社内の基幹システムからクラウド上の「楽々明細」にデータをアップロードする仕組みとして「Asteria warp core+」を利用。システムを改修することなく最新のクラウドサービスの利用が可能になり、経理業務の大幅な効率化を実現。

サービス名：ドキュメントソリューションサービス

コニカミノルタは自社におけるペーパーレス、保管文書ゼロ化などの実践経験をもとに、そのノウハウを活かしたドキュメントソリューションサービスを提供しています。

サービスご紹介コンテンツはこちらから

サクセスパック： 経理システム導入後に煩雑化していた業務を、仕分け＆ドキュメント管理ソリューションで電子帳簿と連携させて解決！

事例企業：ベバストジャパン株式会社様
増え続ける帳票を電子化し、保管文書削減と業務効率化を実現。通常の帳票と国税関係の帳票、異なるニーズを２つの電子化システムで解決。

• お問い合わせはこちら

• 電帳法おたすけパック

取引先から受領した電子取引データ（Eメール、Webからのダウンロード、受信FAXの電子化データなど）を、条件検索可能なファイル名でかんたん保存するためのソリューションです。ストレージはローカル保管のNAS（セキュリティー対策＆保守サポート付き）かクラウドかを選択可能にしています。
また、法に基づいた適切な運用に役立つガイダンスや、困った時の法令相談メール窓口を備えた「PCA電帳法スターターキット」が含まれており、取引量の少ない小規模事業者のお客様にも迷いなく非常にリーズナブルな価格で電帳法対応ソリューションをご導入いただけます。

• 電子取引スタートアップサービス

必須記録項目の入力や必須記録項目での検索、改ざん防止措置といった、改正電子帳簿保存法の厳格化要件に適合するための電子取引文書管理専用アプリケーションを、コニカミノルタジャパンのエンジニアがお客様の業務環境に合わせて構築させていただくサービスです。導入にかかる準備期間を短縮し、先ずは直近の「対応しなければならない範囲」にフォーカスした形のドキュメントソリューションです。

• 複合機クラウドサービス　bizhub essentials / bizhub Connector
• 仕分け名人V2

自社に手渡し・郵送・FAXで届く取引関連の紙文書をあらかじめ設定しておいたルールに従って、かんたん操作でのスキャン電子化を実現できるソリューションです。

※電子帳簿保存法に適合するためには、スキャンデータの真実性を証明するために改ざん不可能なログデータ付のストレージもしくはタイムスタンプの併用が必要です。

• Bill One

Bill One（ビルワン）は、電子、郵送、FAXなど、あらゆる請求書の受け取りからアプリ専用データベースへの入力作業までをまるごと外部委託できるサービスです。帳票の内容確認から承認、決済までをWebアプリ上で行えるようになるため、社内からは処理すべき紙伝票を一切なくすことができます。

• 楽楽明細

楽楽明細は、経理データベースから取引先に請求書を自動発行できるクラウドサービスです。その発行方法は取引先の指定（電子、郵送、FAXなど）に応じて個別に設定することができます。設定により、インボイス制度に対応した形式の請求書を発行することも可能です。

• Dispatcher Phoenix

ドキュメントの「収集」「処理」「配信」に特化したコニカミノルタのタスクオートメーションツールです。例えばスキャン文書やファクス受信文書の指定フォルダーへの保存からリネーム処理まで一連の「仕分け」作業を効率化。また、社内での承認申請フローを想定した応用的なワークフローもノンプログラミングで設定することができます。お客様ご自身での構築が可能なほか、コニカミノルタのソリューションエンジニアがお客様環境と自動化のご要望をヒアリングし、構築をお引き受けすることも可能です。

※電子帳簿保存法に適合するためには、スキャンデータの真実性を証明するために改ざん不可能なログデータ付のストレージもしくはタイムスタンプの併用が必要です。

• ドキュメントソリューションサービス

コニカミノルタは自社におけるペーパーレス、保管文書ゼロ化などの実践経験をもとに、そのノウハウを活かしたドキュメントソリューションサービスを提供しています。

• お客様のタイプに合わせた選択肢を解決事例と共にご紹介