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知っておきたいファイルサーバーの整理のコツ
では、電子文書の保管先の中で多くの企業で導入されている「ファイルサーバー」に関して、整理の方法を見ていきましょう。
フォルダは作りすぎないこと
最初のとりかかりは、第1階層(ルートフォルダ)の整理です。ここでのポイントは、フォルダを作成し過ぎないことです。いきなりファイルサーバーを開いて無数のフォルダがあると、その時点で探す気を無くしてしまいます。第1階層のフォルダの数は少なくとも10個程度までにしておきましょう。次に、具体的にどのような観点でフォルダ分けをすればよいか考えてみましょう。例として2つ上げてみます。
・ 「業務」でフォルダを区切るやり方
日常業務の内容を棚卸し、類似した業務を纏めてフォルダを作成する
・ 「文書の内容」でフォルダを区切るやり方
現在作成される主な文書を内容別にカテゴリ分けし、フォルダを作成する
ちょっと難しいかもしれませんが、ポイントはあまり時間をかけずにある程度決まったらスタートすることです。
フォルダ名のつけ方のコツ
フォルダ名のつけ方にも注意しましょう。ここはある程度ルールとして決めた方がよいと思います。そこで代表的なルール例を記載します。
1. フォルダ名の先頭に数字を入れる。
よく利用するフォルダや、重要度が高いフォルダについてはツリー構造で目立つ先頭に表示させたいですよね。そこで使うのがフォルダ名の先頭に数字を入れることです。
フォルダ名の前に2桁の数値(10単位)を_(アンダースコア)で区切って作成しましょう。ツリー構造の一番上に表示させたい場合、一番若い番号を付けます。
× 並び順が思い通りにならない
× フォルダを追加したときにも、予想しない場所に入ってしまう
○ 並び順の指定が可能
○ フォルダを追加時に、追加したい場所に追加が可能
2. フォルダ名の字数
できる限り10文字以内に収めるとよいでしょう。あまりに長いとフォルダを一覧表示したときに区別しにくくなってしまいます。
3. ●●文書、××資料などいう名称は避ける
●●、××が分かっていれば何が入っているフォルダというのが分かります。「文書」「資料」というのは余計な単語で、字数を増やす原因になります。
4. 英数字を使う場合は半角
全角の英数字を使うと表示上の幅も取りますし、間延びした感じにもなってしまいますので、フォルダ名に英数字を使う場合は極力半角を使うことをオススメします。
フォルダを整理する
冒頭に記載した通り、電子文書は整理しないとどんどん増えていく一方です。そこで最低年1回はフォルダの整理をしましょう。おすすめの時期は決算月が終わった翌月です。新しい年度に入ったら、それまで利用していたフォルダは使わずに、当たらしく作り直しましょう。その際に第1階層のフォルダを見直すと良いでしょう。
ex)2018年度が終了したら、これまでのファイルを2018年度のファイル内に格納。