Step1
文書電子化から始めるフリーアドレスで
社内コミュニケーションの活性化実現
オフィスから紙文書保管用の棚・キャビネット・袖机を無くし、ノートPC・Wi-Fi・会社携帯などを導入することで、理想のフリーアドレス運用を実現している姿をご紹介します。
フリーアドレスを導入した結果、生産性の低い大人数の会議が減少する一方で、部門間のコミュニケーションは活性化し、喫煙室時代の「タバコ部屋でのコミュニケーション」が、非喫煙者を含む社員全員の間で常時繰り広げられているような、躍動感のある企業風土を実現しています。
理想の「はたらく」実現商品動画カタログ
動画でご提案した、理想の「はたらく」の要素をいくつかに分け、それぞれの実現商品についてご紹介します。
Step 1
文書電子化から始めるフリーアドレスで社内コミュニケーションの活性化実現
＃01 ウイルス感染症対策あんしんオフィス実現商品
オフィスに出社される社員の皆様や来客者の方々が安心してオフィスを利用できる、ウイルス感染症対策商品についてご紹介します。
コニカミノルタでは、オフィス空間全体や共用設備への抗菌コートと、空気中のウイルスの不活性化技術により、クリーンで安全・安心なオフィスエリアを提供します。
＃02 ペーパーストックレスによるフリーアドレス早期実現商品
フリーアドレスを実現するには、個人や部門が管理する紙文書をオフィスエリアから無くすことが必要ですが、現在保管されている大量の紙文書を、社内の人員の手作業で電子化していく事は現実的ではありません。
ここでは、保管や電子化を委託する、もしくは効率的に電子化するソリューションによって、お客様をフリーアドレス実現環境へと一気に近づける解決方法をご紹介します。
＃03 ドキュメント電子化による柔軟な働き方実現商品
複合機とクラウドサービスやワークフローソリューションが連携し、スキャンやFAX受信で取り込まれた文書を、電子データのまま効率的に活用するソリューションです。
お客様を紙文書の処理や保管の業務から解放して新たなペーパーストックの必要性を無くすことにより、持続可能なフリーアドレス実践環境を支援します。
＃04 社内ITインフラ・サポートおまかせサービス商品
オフィスではたらく社員の皆様が安心して業務に専念して頂けるようにするための、セキュリティー対策、ITインフラ、ITサポート窓口などを提供する、コニカミノルタ独自のマネージドITサービス「IT-Guardians」の主要商品をご紹介します。 ITに詳しい専門スタッフや、ITの保守に十分な時間を割くことができる専任スタッフがいないお客様企業においても、積極的なIT導入を推進することが可能となります。
その他 おすすめ商品・サービス
動画シナリオご紹介
Step1の動画の舞台になっているモデル企業と働き方の設定について、動画の中では説明し切れていない部分も含めご紹介します。
※本シナリオはフィクションであり、実在の企業や人物とは関係ありません。
シナリオに登場する企業情報
創業40年の自動車用アクセサリー小物を主事業とする資本金1200万円の製造販売業です。
先代の社長が発明したヒット商品で事業成長し、全国の大型の自動車用品販売店に販路を拡大し、現在は2代目の社長に交代。従業員数は28名で、開発部、製造部、営業部、サポート部、マーケティング部、総務部と5部門で構成され、各部は４名～６名で構成されています。
創業当初は社長とその知人の５名で始めた事業ですが、人員を採用し、後継を育て、創業当時の社員は社長も含めて引退。現在はその創業者の役割分担が部門となり、20歳代から50歳代まで幅広い年齢層で構成されています。
この企業は、2代目の社長に代替わりして8年目となる2年前、オフィスの設えと働き方に関する大きな路線変更を遂げています。社長の決断によりフリーアドレスを導入し、いつでも社内の誰とでもコミュニケーションが出来る環境を実現したいという狙いがありました。
社長は創業後間もない時期、狭い事務所で全職員が特に部門の肩書きなどを意識せずいつでも顔を突き合わせてコミュニケーションを取っていたことや、オフィス外の喫煙エリアにほぼ全員が集まり、日常生活の雑談から本業のアイデアまで色々な情報をそこで共有していた姿が記憶に残っており、人数が増え、喫煙者も減って喫煙室も作れなくなった今でも、その時のコミュニケーションの風土文化を復活させたいという思いで決断をしました。
その決断を実行するにあたり、障害となったのは主に以下の3点でした。
- 各部門や担当者が個別に管理している紙文書が大量にあり、部門ごとの着席位置がそれに制限される。
- 有線LANで接続されたデスクトップ型パソコンを使用しており、それぞれのパソコンは各職員の専用機である。
- 新しいサービスや仕組みの導入後、何かトラブルがあった際に頼れる人員やナレッジが社内に無い。
1点目については、現在ストックされている紙文書を早急に電子化し、部門別の保管場所を無くすと共に、新たな紙文書のストックを産まない業務スタイルに変えることが大事でした。
この点に関し、コニカミノルタジャパンの紙文書電子化ソリューションと、ペーパーレスでの業務推進が可能なソリューションの導入で解決。
2点目のパソコンについては全てのデスクトップPCを処分し、全職員にノート型のマネージドPCを配布した上で、セキュアな無線LANを導入し、オフィス内のどこでも業務ができるようになりました。
これらにより、全職員が特定の位置に縛られる必要性が無くなり、その日の業務内容や気分によって、利用する席を選べるようになりました。オフィス内の座席も、協働するエリアと集中するエリアなど、用途に応じて変化をつけています。
最後の3点目を解決したのは、コニカミノルタジャパンによるサービスのサポート体制です。これにより、ITに詳しい職員が社内に常駐していなくても、いつでも安心のトラブル対応が実現します。
シナリオのタイムライン
この動画シナリオにて繰り広げられる働き方について、背景や社内文化なども交えて、動画ナレーションより少し詳細に解説します。
9:00 渡辺さん出社
部屋内は空間除菌コートが施されているのに加えて、オゾン発生装置により空気中のウイルスや菌を不活化し清潔な状態を維持。
渡辺さんはロッカーから会社携帯とノートPCを取り出し、業務を開始。会社のPCと電話は全員各自のロッカーにて保管しており、全席フリーアドレスである執務エリアに個人管理の物品類を置かない社内ルールが徹底されている。
9:05 新商品提案書レビュー前準備
渡辺さん、部内レビュー前仕上げ。提案書内の販売目標や販売店へのアプローチについて、営業部の石倉さんと相談。
会議室ではなくオープンなスペースで、渡辺さんは資料作りの過程で適宜石倉さんに話しかけ、情報を得ながら進めていく。
石倉さんは顧客への提案書作りの業務をしながら、渡辺さんからの質問に随時答えるというスタイルで、互いに効率的に業務を進めていく。
10:30 商品化提案前部内レビュー
渡辺さんが、上司にあたるマーケティング部長の榎本さんと、提案作成に協力してもらった営業部の石倉さんをファミレス席に招集し、提案内容の仕上がりを事前チェックしてもらう。
これは「会議」と呼ぶほど堅苦しくなく、渡辺さんが当日の2名のスケジュールを見て設定した、軽い「打ち合わせ」の時間枠となる。
渡辺さんはプリントした会議資料を２人に手渡し、レビューを開始。その場で疑問や要改善点などの意見を出し合い、提案内容をレベルアップさせていく。
画面投影できる中での紙資料は蛇足に思えるが、画面では気付かずプリント物で気が付く要改善点があることや、それぞれ自分の手元で余白に手書きができる利点など、両方をうまく活用することでレビューの質と効率が高まるので、この会社では「紙+画面」でのレビューが習慣になっている。
11:00 会議メモの電子化
会議が終わると、渡辺さんは手書きのレビュー資料をスキャンし、電子データ化がちゃんとできている事を確認してすぐにシュレッダーで処分。
一度保存された電子データはバージョン管理やバックアップ管理がされており、万一紛失してもすぐに復旧できるので、社員の誰一人として「紙で原本を持っておかないと不安」という心配を抱いていない。
11:05 ソロワークでの提案資料完成
渡辺さんはソロワークスペースにて、PCをモニターに接続し、スキャンで取り込んだ会議メモ付の資料を表示させながら提案書の原本を修正。メモには修正案の文面だけでなく、見直しが必要なデータ等が書かれており、色々検索しながら資料を仕上げていくので、デュアルディスプレイ（2画面表示）ができるこの席は非常に重宝されている。
トイレなどの短い離席時はWindowsのロックを使い、昼食などで長時間不在時はPCをスタンバイにしてロッカーにしまうようにしている。いずれも、離席時の資料紛失や盗み見などの心配が無いことと、戻ってからすぐに作業を再開できることがメリット。
14:00 執務エリアでの新企画アイデア浮上
ソロワークを終えた渡辺さんは、またすぐに通常の執務エリアへ帰還。ソロワークエリアで作業中の人には、急用時を除いてなるべく声を掛けないという社内ルールがあるので、常に周囲から情報が入って来る執務エリアの方を好んで使うような社内風土が根付いている。
ちょうどその時、出張から帰社した佐々木さんが、出張先で入手した新技術の情報を持ち寄り、これで他社に先駆けた新商品が作れないかと打診。まさに、リアルタイムに担当者同士、生の情報を交換できる環境の利点がこのシーンに表れている。
このアイデアに興味のある石倉さんや、会議を終えた上位職も活気のある声に惹かれてすぐに寄って来て、その場で次の企画アイデア出しと簡単なスケジュール案が関係者間で作られ、前進。それがこの会社のスピード感に繋がっている。
