保管と参照が必要な大量の契約書をオフィスからなくしたい

  • #文書管理
  • #不動産業
  • #運用委託

課題と要望

  1. 原本管理している契約書が溜まる一方で、保管場所のスペースを削減したい
  2. 法定保管が義務付けられている文書があり、保管期限管理や廃棄作業に手間がかかる
  3. 契約書原本の電子化をしたいが、必要文書と不必要文書に仕分ける作業にかかる時間とコストを省きたい

導入効果

  1. 外部倉庫に原本を保管することで、社内書庫スペースを解放でき、柔軟なオフィスのレイアウト設計を実現
  2. 契約書管理システムにより、契約書原本の所在や期限、履歴の管理における利便性を向上
  3. 必要な文書のみ電子化しシステムにアップロードするサービスの利用で、電子化における時間とコストを削減

コニカミノルタのご提供サービス

必要最低限の電子化と外部倉庫を併用
不動産業向け保管文書削減パック

  • 膨大な紙文書でも外部倉庫活用と電子化の併用により、短期間で保管スペースの削減と業務効率化を実現、電子化による紙低文書の削減と検索業務の効率化、紙文書を外部倉庫保存し、社内の保管スペースの削減、電子データの効率的な管理、ピンポイントで電子データ化、事前に全ての契約書を電子データ化しなくても、オンデマンド電送サービスを活用して、閲覧したい時に閲覧したい契約書だけを、短時間で電子データとして取得できます、お客様、オンデマンド電送サービス、ご依頼お客様が必要な書類を依頼する、文書保存箱検索お客様がの電送のご依頼から、システムにて文書保存箱を検索該、書類抽出該当の文書保存箱から、ご依頼の書類を検索抽出、スキャン・暗号化専用システムにて、スキャン暗号化処理データ送信を一元化、ダウンロードセキュアなWEBシステムから、書類のPDFファイルを安全に入手

コニカミノルタの「ドキュメントソリューション」は、自社実践を通して得たノウハウを活かし、お客様の紙文書周りのお悩みを解決いたします。本サクセスパックでは、すべての紙文書ではなく、検索用インデックスなどのピンポイントの情報に絞って電子化を行うと同時に、紙文書の外部倉庫保管を併用し必要な時にのみ呼び出せるようにすることで、保管スペース削減と業務効率化を短期間で実現いたします。
コニカミノルタでは、お客様の働き方改革推進のアプローチに即した適切な文書管理ソリューションをご提供いたします。

導入ソリューション

書類・文書の業務をもっとスマートに行いたい。膨大な文書の管理をスムースかつスマートに。予算に合わせた最適なソリューションをご提案いたします。