文書管理
コンサルティング
サービス
適切な文書管理の在り方を考え、その実現をサポートします。
現状調査の上で、問題点、課題を洗い出し、課題に対しての改善方針を策定します。
業務フローやISO規格（ISO9001、ISO27001など）を考慮した文書管理のルールを構築します。
社内の無駄な文書(紙・電子）を削減し、管理コスト削減と活用効率向上に貢献します。
お客様の課題
- 文書管理のルールがない。
- 情報が属人化しているため情報共有がしにくい。
- 必要な文書がどこにあるか分からないため情報の活用ができておらず業務が非効率。
- 文書がキャビネットに入りきらず出しっぱなしの為、セキュリティ面で不安がある。
- 紙文書に依存した業務が多く非効率。
- 文書管理システムを上手く活用できていない。
- ファイルサーバーはあるが、情報が整理されていないため文書を活用できていない。
- ファイルサーバーや文書管理システム、グループウェアなどが乱立して整理されていないため情報を活用しにくい。
サービス内容
適切な文書管理の在り方を考え、その実現をサポートします。
現状調査の上で、問題点、課題を洗い出し、課題に対しての改善方針を策定します。
業務フローやISO規格（ISO9001、ISO27001など）を考慮した文書管理のルールを構築します。
社内の無駄な文書(紙・電子）を削減し、管理コスト削減と活用効率向上に貢献します。
STEP1 現状を知る
適切な文書管理を実現するためには、紙文書や電子文書をどう管理しているのか、そしてそこにはどんな問題点が存在するのかを把握しておく必要があります。
支援内容
- 現状調査・診断サービス
-
- 紙文書、電子文書の管理状況調査（文書量、保管状況、文書発生の流れなど）
- 現行ルールの確認（アンケート／インタビュー など）
- 改善ポイントの策定（問題点・課題の抽出、方針策定）
- 作成物の例
- 現状調査結果、改善施策 など
STEP2 ルールを作る
文書管理の基盤となるのはルールです。古いルール、形骸化したルールは早急に改善する必要があります。
支援内容
- 文書管理ルール作成支援サービス
-
- 文書管理規程作成
- 文書管理ガイドライン、文書管理マニュアル作成
- 作成物の例
- 分類基準表、ファイリングルール、電子文書管理ルール、文書管理運用計画 など
STEP3 実行する
STEP2までに洗い出された改善案について、優先度を考慮しながら実行していく。
支援内容
- 文書整備支援サービス
-
- 現状確認（アンケート／ヒアリング、現場確認など）
- 方針策定（目標値設定、手順作成）
- 巡回指導（現地巡回、質問対応）
- 効果測定（効果算出、報告書作成、報告会実施）
- 作成物の例
- 紙文書整備ガイドライン、電子文書整備ガイドライン、紙文書削減ガイドライン、実施結果報告書 など
導入メリット
現状を知ることで
- 業務フローを踏まえた現状の見える化により、問題点と本質的な課題を明確化させ、文書管理における適切な目標を設定できます。
- 文書管理を進めるに当たって、「何をどうすればよいかわからない」「どのように進めればよいかわからない」を解決し、管理部門の負担を軽減します。
ルールを作ることで
- 従来属人化していた文書が組織として共有化されるようになり、業務効率が向上します。
- 個々人に依存していた管理方法が組織的に体系化され、業務品質の標準化が実現します。
- 無駄な文書の発生・滞留が抑止され、情報流通がスムーズになります。
関連サービス
- らくらく！文書削減パック ツールコース
お客様ご自身で効果的な紙文書削減ができるツールです。
- 文書管理システム導入支援
各種文書管理システムの導入をご支援します。