増え続ける紙の契約書を簡単な手順で管理できるようにしたい

  • #文書管理
  • #卸・小売業
  • #データ管理

課題と要望

  1. 少ない工数で、増え続ける紙文書の電子化を図りたい
  2. 契約書の検索にかかる時間を削減したい
  3. 電子化に関わる専任スタッフ業務の作業工数を削減し、業務効率化を図りたい

導入効果

  1. 紙文書の電子化により、より効率的な文書管理を実現
  2. 管理台帳の自動作成とデータベースへの自動登録で検索性を向上し、作業時間を削減
  3. 電子化作業を自動にすることで属人化を解消

コニカミノルタのご提供サービス

電子化による紙運用からの脱却で業務効率化
小売業向け契約書電子化フローパック

フリーアドレスを実現するには、個人や部門が管理する紙文書をオフィスエリアから無くすことが必要ですが、現在保管されている大量の紙文書を、社内の人員の手作業で電子化していく事は現実的ではありません。
ここでは、保管や電子化を委託する、もしくは効率的に電子化するソリューションによって、お客様をフリーアドレス実現環境へと一気に近づける解決方法をご紹介します。

  • 契約書電子化の自動化、〈手作業でのルーチンワーク〉、Before、①スキャン、②リネーム、③台標入力、④フォルダー移動、⑤検索(変動)、After、大幅削減、①、②③④ 自動処理Dispatcher Phoenix、⑤、契約書保存・管理&基幹システム登録のスキャンを一元化、完全PDF化により社内に契約書を保存しておく必要がなくなる、台帳とデータのリンクにより契約書の存在自体をすぐ確認可能、担当営業が契約書データを直接関覧可能、作業時間が大幅削減、契約書管理台帳イメージ、台帳内のハイパーリンクをクリックすると、該当する契約書PDFが関覧可能、自動入力される箇所、複合機で選択、入力した値が台帳に記入される、[保管先URL] 、[機種]、[返却日]

「Dispatcher Phoenix」はコニカミノルタ独自開発による文書仕分けソフトウェアです。ファイルの収集はもちろん、処理・配信まで自在にカスタマイズでき、複雑なタスクもボタン一つで実行することが可能です。手作業で行っていた仕分けの手間や時間を軽減し、配信業務はもちろん、出力環境の効率化にも効果を発揮いたします。
属人的だった紙業務による手作業も自動化され、作業工数を大幅削減。また、業務の時間をより有効に活用できるよう、電子化ドキュメントの効率的な検索と流用が可能なワークフローをご提供いたします。

導入ソリューション

効率的な文書配信を実現するコニカミノルタ独自開発のソフトウェアです。

事例・ホワイトペーパー