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デジタルワークフローソリューション

デジタルワークフローソリューション

無線LANやノートPC、スマートフォンの普及を受け、提案書や企画書、会議資料などのビジネス書類の多くが電子データの形態でファイルサーバーや文書管理システムに保存されるようになりました。
しかし、その電子化の方法にばらつきがあったり、電子化作業そのものが負荷になっていたり、データ自体も実際には活用しきれていないことがあります。また、注文書、見積書、契約書や申込書などの業務系書類に至っては、その多くがまだ紙で残っている状況です。
あらゆるビジネス書類を効率的にスキャンし、多様な活用を実現するデジタルワークフローソリューションをご提案します。

課題 1 : スピード最優先!すぐにメンバーと資料を共有したい

操作がわからなくて電子化しない人も..
ファイル名が人によって ばらばら。
複合機と自席を行ったり来たり...
メールのほうが速い??

オンラインストレージを使って、すぐに・簡単に共有

複合機のパネル操作のみ。従来手作業だった「OCR処理」「リネーム」「振分け」「保存(オンラインストレージ)」フローを自動化。

課題 2 : 日々増える業務系書類、迅速に正確に複数システムへ入力したい

システムごとに データ入力も管理も別。
二度手間がかかる。
一部の情報しか データ化されていない。
肝心な時は原本を探す必要がある。
何かを調べるたびに、あちこちのシステムで検索をかけなければいけない
データを活用している人は限られている

記載内容を正確にデータ化して、多様な業務に活用

書類(申込書・契約書・注文書)→データ化(OCR・リネーム)→目検→他システム(受発注システム・顧客管理システム)

ソリューション概要

紙ベースの業務フロー全体を、デジタルワークフローに最適化。真の働き方変革を実現します。

アセスメント→紙文書(紙・FAX)→変換→デジタル化(電子データ)→格納→利活用・保存(ECM←活用→業務システム等)

導入 メリット

作業負荷軽減と時間の短縮

  • 入力作業の自動化
  • 電子化ルールの統一
  • 誤記確認負荷の軽減

情報の付加価値向上

  • 文書の効果的な共有
  • 関連する情報が結びつく
  • 管理不備リスクの軽減

業務フローの流れに変化

  • 業務フローが 多方向の交差型に
  • 様々な組織による 情報の利活用
  • 時と場所を選ばず、 すぐに参照

ドキュメントコンサルティングサービス

自社実践の経験をベースに、コンサルテーションによるアセスメントと改善提案を行います。

メニュー内容
現状分析現在の文書量やファイリング状況を把握
紙文書減量支援紙文書を大幅に削減するための削減基準を提案
文書管理ルール策定支援形骸化させない文書管理規定やルール策定を支援
文書管理運用計画策定支援文書管理の運用計画策定を支援
業務フローアセスメント現状業務フローの把握から効率化へ

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