名刺受発注システムの運用コストを大幅に削減。ヤンマーグループの特例子会社が実現した、再現性のある業務フロー構築

ヤンマーシンビオシス株式会社様は、ヤンマーグループの特例子会社として、グループ各社のオフィスサポートを担っています。執務室等の清掃やドキュメントサービス（印刷および発送業務）、社内便の中継拠点であるメールサービス、そして業務の効率化支援を行うワークコンシェルジュなど、幅広い業務を引き受けています。

なかでも今回お話を伺った大阪事業部のワークコンシェルジュグループでは、各種資料の印刷や封入封緘作業に加え、グループ各社からの名刺発注を一手に引き受ける役割を担ってきました。日々発生する名刺の発注業務を管理するため、同社では自社用にカスタマイズされた発注管理パッケージ（以下、旧システム）を使用してきたものの、さまざまな制約による弊害が業務全体に現れ始めていたと平野氏は話します。

「一番の課題は、日々の発注コストでした。旧システムは発注ごとに費用が発生する課金体系で、キャンセル発生やデザイン変更、項目追加のたびに追加費用が掛かる仕組みでした。グループ各社の要望に応えようとするほど、発注コストが膨らみやすい構造になってしまっていたのです。

もう一つの課題は、進捗管理の煩雑さでした。旧システムでは、発注・印刷・発送の進捗や注文の詳細をシステム上で確認できませんでした。そのため、別途用意した管理表に手入力で転記し、状況を更新していました。印刷を担うワークコンシェルジュグループから発送を担うメールサービスグループへ引き継ぐ際に、別の管理表による進捗管理が必要であり、その更新や確認に工数が発生していたのです」（平野氏）

旧システムが抱えていた課題を解決するため、当初は発注システムを構築し直すことを検討していました。同社が比較検討したのは、旧システムを継続する案、別会社にフルスクラッチで開発を依頼する案、そして名刺受発注システム「イイプリ」を導入する案の3つです。ワークコンシェルジュグループでリーダーを務める有本氏が、比較検討当時を振り返ります。

「新しいシステムへの刷新で重視した選定基準は、イニシャル・ランニング両面でのコスト、柔軟な変更対応や困りごとへのサポート体制、品質維持と納期遵守、そしてカスタマイズの可否でした。フルスクラッチで開発する案は、初期費用がかさむ一方で「イイプリ」は3案のなかでも特にコスト面で優れていました。

さらに導入の後押しとなったのが、自社の要望に合わせたカスタマイズができること、提案から導入まで営業担当者の方が伴走してくれること、そして他の特例子会社での導入実績を具体的に聞けたことでした」（有本氏）

「イイプリ」の導入によって、名刺の印刷業務の進め方そのものがシンプルになりました。最も象徴的なのが、手作業の管理表の廃止です。発注から発送までの進捗を「イイプリ」上で一元管理できるようになり、印刷担当のワークコンシェルジュグループと発送担当のメールサービスグループの間が、それぞれ手作業の管理表に記録し引き継ぐ必要がなくなりました。発注した各社の側も、制作中や納品完了といった進捗を確認できるようになっています。

ワークコンシェルジュグループ内の役割分担にも変化が現れました。旧システムによる以前の作業フローでは、進捗管理や状況確認が特定の担当者に依存する部分がありました。しかし、「イイプリ」導入後は日々の担当が替わっても、持ち回りでステータスの更新や納品の処理を行えるようになりました。

「特定の担当者に業務が偏らない、名刺印刷業務の脱属人化が大きく進みました。操作にあたれるメンバーの幅が広がったことで、確実にメンバーができる業務範囲が広がっています。多様な人材が働く特例子会社にとって、担当者を選ばず対応できる仕組みづくりは、業務を安定させるうえで欠かせません」（山口氏）

さらに現場では、「イイプリ」からダウンロードした発注情報の一覧を、マクロで自動化して作業リスト化するという工夫も見られたそうです。名刺の縦書き・横書き、両面・片面、特急便・社内便・宅配便といった区分を色で分けるなど、特殊な発注処理の管理や対応漏れを防ぐためのダブルチェックに役立てられています。

こうした一連の取り組みは、社内でも高く評価されました。ヤンマーシンビオシス社内の年度末表彰において、評価の対象となったのです。コスト削減と業務のシンプル化、そして誰もが対応しやすい体制づくりが、社内の改善活動として正式に認められた取り組みとなりました。

「イイプリ」の導入によって、最も大きく改善されたのは運用コストでした。発注ごとに課金される料金体系から年額固定へと切り替わり、キャンセル時に費用を吸収する負担も解消されました。システムの固定費に登録画像などのオプション費用を加えた範囲で、運用コストは旧システムと比べて大幅に削減されています。

コストの構造が変わったことで、グループ各社の要望に応じた変更にも、追加費用を気にせず対応しやすくなりました。また作業時間の面でも、大きな変化がありました。旧システムでは、発注を受けてから印刷データを生成するまでに約2時間を要していましたが、「イイプリ」では約1分にまで短縮されています。特に人事異動の集中する時期は、急ぎの名刺発注が重なるため、データ生成にかかる時間がほぼなくなったことで繁忙期の依頼にも余裕を持って応えられるようになっています。

「名刺発注の柔軟性も向上しました。旧システムは名刺の最低発注単位が100枚だったため、少数だけ必要という需要に応えられず、発注そのものの見送りが起きていました。『イイプリ』導入後は最低発注枚数が50枚に引き下がったことで、こうした取りこぼしが解消されています。実際に50枚単位での発注は想定以上に多く、現場の実態に合った発注を受けられるようになりました」（山口氏）