議事録作成が「数時間」から「20分」へ。支援の時間を増やす、福祉現場のIT活用

社会福祉法人 北勝光生会 障害福祉サービス事業所こんぱす様

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障害福祉サービス事業所こんぱすは、北海道中川郡池田町で生活介護事業所、就労継続支援B型事業所と11か所の障がい者向けグループホームを運営しています。約40名の職員がこれらの施設で、地域の障がい者の生活を支えています。
介護業界は全国的に人手不足で、特に地方では厳しい状況が続いています。こんぱすでも少ない人数で施設を運営する必要があり、業務の効率化は急務でした。また、2024年から報酬が改定され、新たにIT導入などにより効率化を行った事業者に対し、福祉・介護職員等処遇改善加算が付加されることになりました。

障害福祉サービス事業所こんぱすで特に課題となっていたのが、議事録の作成です。全員参加の職員会議、虐待防止や広報、保安、衛生などの委員会、グループホームや就労支援といった業務種別ごとの会議など、多くの会議が催され、そのすべてにおいて議事録を作成していました。

お客様の声

福祉施設は認可事業であり、各委員会の議事録や利用者個人ごとの支援日誌など、作成が義務化されている文書が多くあります。
会議は長くても1回50分程度ですが、決定事項だけでなく途中の発言内容なども記録するため、毎回4〜5ページ分の文字起こし原稿を用意し、そこから議事録にまとめていました。議事録の作成には1回の会議につき、数時間かかっていました。

北洋銀行の担当者に現状の課題を伝えたところ、Microsoft Teams Rooms認定デバイスであるコニカミノルタのMAXHUB「MTRシリーズ」を紹介されました。実物を見学できるコニカミノルタの販売代理店ナイスモバイルへ、2025年10月に訪問しました。

お客様の声

「実際に見て、これはすごいと思いました。文字起こしの精度が高く、ぜひこれを現場で使いたいと本部に交渉し、導入が決まりました」（障害福祉サービス事業所こんぱす所長 三坂氏）

こんぱすでは、MAXHUB「MTRシリーズ」のラインアップの一つである「MTR Board」を2026年4月から利用開始しました。
MTR Boardは、大型ディスプレイにマイク、カメラ、スピーカーが一体となったデバイスです。PC不要で、配線作業や設定もなしにワンタッチで会議を始められます。Microsoft Teams Roomsを簡単に利用でき、録画や高い精度での文字起こし、文字起こしを要約した議事録の作成などが可能になります。
現時点では、まだ使いこなせる職員が限られるため一部の会議での利用にとどまっていますが、一定の導入効果を感じています。今まで担当者が録音を聞きながら文字起こしを行い、議事録にまとめていましたが、MTR Boardの機能により、自動で各参加者の発言を文字起こしできるようになりました。さらにMicrosoft 365 CopilotがそれをAIで自動的に要約してくれるため、議事録の自動生成まで可能になりました。

お客様の声

「職員は生成された要約をチェックして必要な修正を行うだけで、20分もあれば議事録を作れるようになりました。利用している職員はとても便利になったと喜んでおり、周囲に活用を勧めています」（障害福祉サービス事業所こんぱす所長 三坂氏）

福祉施設では虐待防止や衛生管理などの定期的な研修が義務づけられています。これまでは問題行動や注意すべきポイントなどのケーススタディーについて、紙の資料を用いて説明していました。
MTR Boardの導入によって、新たに動画を活用できるようになりました。

お客様の声

「コニカミノルタに再生方法を教えてもらい、動画を使った研修ができました。思った以上に画質が鮮明で音も良く、分かりやすいと参加者に好評です」（障害福祉サービス事業所こんぱす所長 三坂氏）

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