• 2021.01.27

    テレワークのメリットとデメリットとは?課題の解決策についても解説

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    テレワークのメリットとデメリットとは?課題の解決策についても解説
    新型コロナウイルス対策などの背景から、多くの企業がテレワークを導入して一定の期間が経過しました。大きな成果が見られる企業もあれば、思い通りの成果が得られていない、あるいは導入できていない企業もあります。
    ここでは、2020年11月時点の最新情報をもとに、企業におけるテレワーク導入の実態やデメリットの解決策について解説します。

INDEX

テレワークの実態と導入の効果・メリット

まずは、東京商工会議所が実施した調査「テレワークの実施状況に関するアンケート」を参考にしながら、テレワークの実態や導入の背景、メリットを見ていきます。

導入の背景・きっかけ

働き方改革の実現に向けた手法として、以前から徐々に、テレワークの導入率は増加していました。また、東京オリンピック開催期間中の公共交通機関の混雑回避対策としても、テレワークの活用が推進されてきました。
このような状況下で、新型コロナウイルスの影響による、不要不急時の外出自粛要請や緊急事態宣言の発令などがあり、多くの企業がテレワークを導入したという経緯があります。

テレワーク導入率の推移

東京商工会議所会員企業に対して行われたアンケート調査の結果から、テレワークの導入率を数字で確認することができます。

テレワーク導入率

緊急事態宣言発令後の2020年5~6月に導入率が爆発的に高まり、緊急事態宣言が解除された9~10月にも過半数の企業がテレワークを導入していることが確認できます。ここで、全体の7割近くもの企業がテレワークを導入したことや、時間経過とともに導入率が低下していることを踏まえ、効果やデメリットについても検討してみましょう。

効果・メリット

先述したアンケート調査によると、テレワークを導入したことによる効果は、おもに以下の通りです。

テレワーク導入の効果

テレワークを効果的に活用できている企業では、感染症対策としての側面だけではなく、業務におけるポジティブな評価が得られています。

当社コミカミノルタジャパンは、2020年6月に、テレワーク対象者2,289名を対象に社内アンケート調査を実施しました。ウィズ・アフターコロナ環境下での在宅勤務希望を聞く質問では、回答した内勤社員の87%がウィズコロナでの在宅勤務、79%がアフターコロナでの在宅勤務を希望するという結果でした。また、業務効率に関しては、以下のアンケート結果が得られています。

ウィズコロナ環境下(在宅でのテレワーク)において業務生産性はどのように変化したか
※外部調査=日経BP総合研究所イノベーションICTラボ「新型コロナ対策テレワーク実態調査」

当社の調査と外部調査との結果に大きな差異が見られた要因としては、当社では働き方改革を通じてテレワークでの働き方が浸透しており、高いパフォーマンスを発揮できたことが考えられます。

テレワーク導入見送り時や導入後に見つかる問題点・デメリット

テレワーク導入の成果が実感できていない理由として、なんらかの問題点・デメリットが解消されていないことが考えられます。テレワークによる成果が実感できない企業や、テレワーク導入にいたらない企業が抱える、問題点やデメリットについて見てみましょう。

導入した全ての企業が生産性向上にはつながっていない

まず理解しておく必要があるのは、先述した東京商工会議所の調査で、全体の17.0%がテレワーク導入による効果が「特になし」と回答していることです。テレワーク導入のメリットが感じられなかった企業が存在することが、9~10月のテレワーク導入率の低下につながっていると推察できます。

テレワーク導入後取りやめた企業に見つかった課題

テレワークを導入したものの後日取りやめた企業が、取りやめたおもな理由として挙げた課題は以下の通りです。

・業務の生産性が低下
・PC機器やネットワークの整備
・社内のコミュニケーション低下
・労務管理・マネジメント
・ペーパーレス化への対応ができていない

総じて、生産性の低下や必要な制度・体制が整えられていないことがテレワーク廃止の原因になっていることが分かります。

テレワーク未導入の企業の課題

テレワークを全く導入していない企業における、テレワーク未導入の要因は次の通りです。

・テレワーク可能な業務がない
・PC機器やネットワークの整備
・情報セキュリティー体制の整備
・ペーパーレス化への対応ができていない
・労務管理・マネジメント

未導入の企業においても、テレワーク対応可能な業務がない理由を除けば、テレワークへの対応の準備が整えられていないことが、テレワーク導入への大きな足かせとなっています。

テレワーク導入への課題解決策

テレワーク導入への課題解決策

ニューノーマル時代において、テレワーク活用の重要性は今後も継続するでしょう。ウィズコロナの状況が続く場合にはもちろんのこと、コロナ後の平和な状態が訪れたとしても、テレワークは活用されそうです。これまで人手不足対策や生産性向上などのために働き方改革がすすめられてきた経緯を考えれば、テレワークの活用は今後のスタンダードになると考えられます。

ここでは、テレワーク導入に向けた課題解決策について解説します。

現状の業務フローの洗い出しと見直し

現状の業務の洗い出しを行い、テレワークの導入が可能な業務を探し、業務フローの最適化を行います。業務フローを見直すことで、業務の効率化やテレワークを導入しやすい状態をつくることができます。

例えば、オンライン商談の際に成約率を高められるように専用のマニュアルやトークスクリプトを作成したり、Web会議ツールを使った会議の進め方をブラッシュアップしたりすることで、テレワークの生産性を高める対策につなげることもできます。

適切なツールの活用

テレワーク導入によって起こりうる、コミュニケーション量の低下や、上司が対面で部下を指導・管理できない状況に対しては、ITツールを活用した対策が効果的です。

■コミュニケーション不足改善・情報共有に利用できるツール
・Web会議ツール
・ビジネスチャット、社内SNS
・情報共有ツール
・グループウェア

これらの機能をもつツールとしておすすめなのが、Microsoft社の Office 365 です。Office 365には様々な機能が搭載されおり、Web会議ツールやビジネスチャットは「Teams」、情報共有ツールやグループウェアの機能は「SharePoint」や「Exchange」を活用することで、ファイルやデータの共有やスケジュールの可視化ができます。

■勤怠管理体制に利用できるツール
・勤怠管理ツール

会社に行かなければ出勤・退勤の記録ができないということはありませんか?テレワークを実施するためには勤怠管理もIT化する必要があります。おすすめのツールは「クラウド型勤怠管理システム AKASHI」です。WEBを使って申請できるので、スマートフォンからでも出退勤の情報を記録できます。

適切な目標設定と評価制度

テレワーク導入の成果を管理するためには、適切な目標設定と評価制度が不可欠です。チームとしての目標を設定して社員一人ひとりの目的に落とし込み、やるべきことや期間などを決めます。また、目標に対する達成度や取り組みの進め方などから評価する仕組みを整えます。これにより業務効率化をはかるとともに、対面でできなくても社員一人ひとりを適切に評価し、モチベーションを維持・向上させることができます。

情報セキュリティー対策の整備

テレワーク下における情報セキュリティーは、ルール・人・技術の3つの観点での対策が必要です。弱い箇所があれば、そこからセキュリティーを突破されかねないため、全体のバランスを意識しながら対策を検討しましょう。
セキュリティー対策に関する詳しい情報は、総務省が策定した以下のガイドラインをぜひご覧ください。

機器・設備の導入

テレワークの導入には、機器や設備の導入が不可欠です。業務フローの洗い出し・見直しの際に発見された課題を解決するためにも、ITツール中心の対策が必要でしょう。このとき、初期費用の抑制にはクラウドツール、トータルコストの低減には助成金の活用などが考えられます。

コニカミノルタジャパンではテレワークを実行する上での様々な課題を解決するソリューションに加えて、人事・労務まわりの制度見直しまで、ご支援することが可能です。ぜひお気軽にご相談ください。

オフィス環境によるコミュニケーション不足対策とコスト最適化

オフィス環境を工夫することで、コミュニケーション不足の改善とコスト最適化をすすめることが可能です。

■コミュニケーションが生まれやすいスペース作り

フリーアドレス制の導入や部門の垣根のない座席制、共有スペースの活用など、社員同士が対面する機会が限られる状況でも、自然にコミュニケーションが生まれるオフィス環境を作り出しましょう。

■コスト削減

テレワークを効果的に導入できれば、現在注目されているオフィスのライトサイジング(縮小移転)につなげることも可能です。
スモールオフィス化の実現や、都心から郊外への移転、ペーパーレス化の実現などにより、オフィスの賃料・光熱費・交通費などのコストが軽減できるでしょう。

テレワークは生産性向上実現の目標を設定してから導入しよう

テレワークは生産性向上実現の目標を設定してから導入しよう

新型コロナウイルス対策により、テレワーク導入企業は急増しましたが、緊急事態宣言の解除後に制度を撤廃するところが現れています。また、一度もテレワークを導入していない企業も存在しています。
テレワークの撤廃や未導入の理由としては、環境構築が整わない、コミュニケーションが低下する、セキュリティー対策が取れないなどがあります。テレワーク導入を順調にすすめ、業務効率化につなげるためには、チームとしての目標設定を一人ひとりの社員に落とし込んだうえで、業務の洗い出しや最適化を行う必要があります。
テレワークの効果的な活用は、生産性向上働き方改革の実現につながるというメリットがあるので、課題解決をぜひ検討しましょう。


コニカミノルタジャパンではテレワークを実行する上での様々な課題を解決するソリューションに加えて、人事・労務まわりの制度見直しまで、ご支援することが可能です。ぜひお気軽にご相談ください。

いいじかん設計 編集部

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