• 2020.12.09

    業績向上につながる情報共有を行うためのポイントとは?

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    業績向上につながる情報共有を行うためのポイントとは?
    社内情報の共有は、ビジネスの基本のひとつでもあります。しかし、常に「報告・連絡・相談」が重要課題にあげられるように、期待どおりに情報共有が行われていないケースも多く存在しているのは確かです。そこで、社内で情報を共有することのメリットを理解し、情報共有を円滑に行うためのポイントを見ていきましょう。新型コロナウイルス対策をきっかけに、ますます注目度が高くなっているテレワークにおける情報共有にもふれます。

INDEX

効果的かつ効率的な社内情報共有のメリット

効果的かつ効率的な情報共有が、業務を遂行するうえで大きなメリットとなることは明らかです。しかし、具体的にどのようなメリットがあるのかについては曖昧(あいまい)ではありませんか?まずは、効果的で効率的な情報共有をすることのメリットを確認しましょう。

全体の業務が「見える化」される

情報共有により、全体の業務を「見える化」できます。業務を「見える化」すると、部署や自社全体で業務を把握できるようになり、従業員それぞれの業務の役割が明確化するため、責任感の向上につながります。また、従業員間で業務量や負担の大きさにばらつきが生じていることが判明すれば、改善のきっかけになります。

業務の質の向上

情報を共有することは、業務の質の向上にもつながります。具体的なポイントは、次のとおりです。

・従業員間の連携による円滑な業務遂行が可能になる
・顧客からの問い合わせ時に担当者が不在でも、別の従業員が対応できる
・営業職・技術職・販売職などにおいては、高い成果を上げた従業員の知識や技術を共有して、チーム全体の能力の底上げができる

以上のように業務の質が向上すると、顧客満足度の向上にもつながります。

業務効率の向上

最適な情報共有の環境を整えると、従業員全員が必要な情報をすぐに入手できるようになります。情報や書類を探す時間が短縮されるため、業務効率や生産性の向上につながります。

情報共有不足によって起こる問題

情報共有不足によって起こる問題

情報共有が不足している場合には、どのような問題が生じるのでしょうか?起こりうる問題を把握することは、問題を未然に防ぐという観点で重要な作業です。以下に、情報共有不足によって生じる問題を4つあげます。

仕事の属人化

情報が共有されていない場合、仕事に関する情報が属人化される傾向があります。つまり、担当者本人にしか情報や仕事の進め方がわからない状態になり、以下のような支障をきたす要因となります。

・業務が特定の従業員に集中してしまう
・従業員が退職・異動する際に、伝えるべきことが多すぎて円滑な引継ぎができない
・担当者が独自のやり方で仕事を進めているため、業務効率化が進まない

失注や生産性の損失

社内の情報共有が不足すると、失注や機会損失を生むことがあります。
アメリカの調査会社 SIS International Researchの発表によると、コミュニケーションに弊害が生じた状態では、従業員ひとりあたり年間2万6千ドルもの生産性の損失を生むとのことです。損失額は従業員数に正比例すると考えると、想定される自社の損失の大きさがより具体的にイメージできるのではないでしょうか。

業務の非効率化

情報共有がされていない状態では、顧客から問い合わせを受けた際に、担当者が不在の場合には即座に対応ができず、顧客を待たせてしまうことになります。また、問い合わせのたびに従業員が必要な情報を求めて右往左往するようでは、業務進行も非効率的です。

従業員間の関係性悪化

必要な情報が共有されていない状態は、チームメンバーにとって不快な状況です。情報共有されていない項目が増えると、ストレスを感じることも多くなり、結果的に従業員同士の関係が悪化してしまうことがあります。

社内の情報共有を円滑に行うためのポイント

社内の情報共有を円滑に行うためのポイント

それでは、社内の情報共有を円滑に行うためのポイントを5点紹介しましょう。

情報共有のルールづくりをする

情報を共有しようとする意識があっても、情報の内容に不足があればミスコミュニケーションとなります。対策としては、5W1H(だれが・いつ・何を・どこで・なぜ・どうやって)のポイントをきちんと押さえた、情報共有に関するルールを作成することです。
また、業務上の情報について、どの情報をだれに伝えるべきかといった、情報伝達の範囲を明確化することも大切です。

内容によって適切な手段を選ぶ

状況や伝える内容によって適切な手段を選ぶことで、コミュニケーションの精度を高められます。情報を伝達する方法は大きく分けて3つに分類できます。

■口頭

電話での報告や朝礼でのスケジュール報告など、緊急報告や日常的な連絡の際には、口頭での情報共有が多いでしょう。口頭での連絡はリアルタイム性が強い反面、情報が残らないため、あとで確認がしづらいというデメリットがあります。また、ニュアンスやしぐさ、口調によって受け取り方に影響が出るため、誤解が生じやすいというリスクもあります。

■紙文書(FAX)

紙文書での連絡方法は、連絡事項を文字情報として残せるため、誤解を防ぐ方法として効果的です。また、紙文書はあとで手軽に追加情報を書き込めるというメリットもあります。
デメリットは、複数人で情報共有をする場合には人数分の書類を印刷する必要があるなど、共有に時間と手間などのコストがかかることです。また、社内に紙文書があふれると、検索性が悪くなり、業務が非効率的になる可能性があります。

■ITツール(グループウェア・社内チャットなど)

ITツールを導入すると、リアルタイムでの情報共有が可能です。クラウド型のツールを導入する場合には、スマートフォンからの情報の書き込みや閲覧も可能なため、場所や状況にかかわらず情報が共有できるというメリットもあります。ツールによっては検索性にすぐれたサービスもあり、外出の多い営業担当者や在宅勤務が中心のテレワーク従業員と情報共有をする際にも便利です。
デメリットになりうるポイントとしては、ツールによっては導入時にコストが発生してしまうこと、ツールによって使い勝手やサービス内容が異なるため、ツールの選定により情報共有の質が左右される可能性があることがあげられます。

各種ITツールのなかで、Microsoft社の Microsoft 365 は、情報共有を効果的に行うためのツールとしておすすめです。Microsoft 365に搭載されている「SharePoint」や「Exchange」を活用することで、ファイルやデータの共有やスケジュールの可視化ができます。全社向けに共有する情報とチーム別に共有する情報を分けて業務効率化をめざす運用も可能です。詳しくは「中小企業でもできる!Microsoft 365で業務効率化」をご参照ください。

情報を一元化する

情報共有において重要なことは、情報を一元化(一元管理)することです。そして、一元化のためには、「ITツールの導入」と「紙文書の電子化」がポイントです。そこで、以下の2点を意識して情報一元化に取り組むことで、実効性の高い情報共有が実現できるでしょう。

・口頭で報告した業務に関する内容はITツールでも共有して、もれや誤解を防ぐ
・紙文書での書類を電子化して、リアルタイムに全員に周知

情報共有の状況を定期的に分析する

適切な情報共有が実行されているか否かについて、定期的に分析することも大切です。
情報共有が適切に行われていない場合には、理由を明らかにします。例えば、特定の従業員の情報処理に問題があるのか、しくみ上の問題なのかなどを調査し、改善策を検討するのです。

また、しくみとして大きな問題が生じていない場合でも、利用中のITツールについて「使いにくい」「情報が検索しづらい」などの声が従業員からあがった場合は、ツールの変更も検討するとよいでしょう。

テレワークや在宅ワークではコミュニケーション量にも注意する

テレワークや在宅勤務の従業員は、コミュニケーション不足から情報伝達が円滑にできなくなる場面が多く見られます。コミュニケーション量にも注意を払い、グループウェアの導入定期的なWeb面談を実施するなどして、報告・連絡・相談がしやすい体制を整えましょう。

社内情報の共有が業務効率を高める!

効率的で効果的な社内情報の共有は、業務の質の向上をはかるためにも大切です。情報共有が円滑に行われていない場合には、情報の属人化や機会損失をはじめとしたさまざまなデメリットが生じます。効果的な社内情報共有のためには、情報共有のルールをつくり、適切な連絡手段で情報を共有するしくみを整えることが重要です。また、効果的なITツールを導入すると情報共有が飛躍的に容易になります。紙媒体に頼っている企業では、ITツールの活用法について検討することをおすすめします。


コニカミノルタジャパンではテレワークを実行する上での様々な課題を解決するソリューションに加えて、人事・労務まわりの制度見直しまで、ご支援することが可能です。ぜひお気軽にご相談ください。

いいじかん設計 編集部

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