Appendix
いいじかん設計 動画カタログ サマリー＆解説
このページでは、いいじかん設計動画カタログStep 1~3を通じて皆様にお伝えしている、理想の「はたらく」のポイントや実現手段に関するまとめと、この動画カタログの撮影舞台となっている「e-base」やコニカミノルタでの働き方変革の取り組みについて解説しています。
動画と併せてご覧いただくことで、皆様の理解を深めていただくことを目的としています。
「e-base」を撮影舞台とした動画カタログ作成にあたって
コニカミノルタでは、お客様企業における理想の「はたらく」をさまざまにデザインし「いいじかん設計」のコンセプトに乗せてご提案しています。それらを分かりやすく皆様にお伝えするため、今回は架空の企業における社員の働き方を演じた物語の中で表現しています。
動画中のシーン随所でお伝えしている理想の「はたらく」は、コニカミノルタから提供可能なソリューションやサービスを用いることで実現可能です。この物語自体はフィクションですが、ご紹介している働き方の多くは、コニカミノルタの社員が自社実践を通じて体感しているもので、実現可能な働き方です。
皆様には理想とする働き方そのものについて着目・ご検討いただきたいため、シナリオ動画の中ではあえて個別の商品のご紹介はせず、別の動画に分離して構成しました。それと併せ、このページでは各ステップの実現要素を分解し、「手順」として整理しています。
これらの中で気になる働き方や解決策がありましたら、お近くのフォームよりお気軽にお問い合わせください。皆様からのお問い合わせやご用命をお待ちしています。
今回の動画の作成にあたっては、株式会社ヒューマンセントリックス様のご協力を得て実現しました。
今回の撮影舞台となっているのは、コニカミノルタ製品、主に複合機のメンテナンスを担当するサービスエンジニアの拠点「e-base」（イーベース、eはエンジニアの略）です。都心に点在していた複数のサービスステーションを統合し、それまでにない革新的なスタイルのオフィスを3か所作りました。
その目的は、都心の交通事情や顧客の変化、あるいはコニカミノルタジャパン自身での新しい働き方の自社実践などさまざまです。
働き方改革にあたっては、コニカミノルタジャパンがお客様に打ち出している「いいじかん設計」をコンセプトワードに掲げて推進。例えば複合機の補修部品の手配やエンジニア訪問までの所要時間の最適化などを通じて、顧客満足度を向上させつつ、エンジニアの生産性を上げる取り組みを継続しています。
現在、サービススタッフによるe-baseの活用は朝と夕方がメインで、昼間は都内を回る営業スタッフのテレワーク拠点、お客様との商談や見学ツアーなどに幅広く活用されています。
文書電子化から始めるフリーアドレスで社内コミュニケーションの活性化実現
理想の「はたらく」実現手順
- 現在オフィスに保管されている大量の紙文書を、参照可能な状態で電子化する
→ 実現手段：カタログ#02 - 紙文書中心の業務スタイルに戻らないよう、継続運用可能なソリューションを導入する
→ 実現手段：カタログ#03
文書電子化の実現
- フリーアドレスを前提としたレイアウトのオフィスにリニューアルする
→ 実現手段：空間デザイン - 持ち運べるPCと、席の移動に対応可能なセキュアWi-Fi通信インフラを導入する
→ 実現手段：カタログ#04
フリーアドレスの実現
- 従業員同士が集まり気兼ねなく会話ができるような感染症対策を導入する
→ 実現手段：カタログ#01 - 部門や階層を超えたコミュニケーションができる組織風土を醸成する
→ いいじかん設計導入による風土変革
フリーアドレスを採用するには、個人に紐づいた管理物や所有物をすっきりと片付け、働き方に合わせて変化に富んだオフィスレイアウトの採用が必要です。オフィス内で従業員同士が自由に会話できる空間を作ると同時に、ひとり作業に集中したい従業員のためのエリアや、気軽に少人数での打ち合わせができるエリアを設けることも大切です。
個人に紐づいた管理物には、固定の電話機やPCのほか、紙文書も含まれます。企業内のワークフローの媒体となる文書を電子化することで、従業員を固定席から切り離すと同時に、働き方に柔軟性を持たせることができるため、Step 2でご紹介するテレワークの足掛かりにもなります。
無線LANや各種セキュリティー対策などのITインフラの導入と運用をコニカミノルタにお任せいただくことで、専任のITスタッフがいないお客様企業でも、先進的なITソリューションを積極的に採用することが可能となります。
あんしんの感染症対策を導入し、従業員同士が自発的にコミュニケーションを取れそうな場を用意することで、部門や階層を超えた会話が自然と定着し、ビジネスの加速や企業競争力の向上にもつながります。
撮影舞台 e-base1について
Step 1 シナリオの撮影舞台となっているのは新橋にあるe-base1です。こちらはコニカミノルタジャパン初のe-baseとして2018年にオープンしました。
レイアウトの特徴としては、大きな会議室のほか、動画で紹介しているように様々な目的に合わせたワークスペースを備えています。エレベーターホールにはヤマハ製のスピーチプライバシーシステムを設置し、会議室の会話の声がエレベーターホールにいるかもしれない社外の人に漏れたとしても、会話音声としては聞き取れないように配慮しています。この会議室の机は様々な用途で組み換えが可能な作りになっています。
この拠点に所属するサービス業務の中には官公庁向けのタスクがあります。やや小規模ながら部品倉庫も備え、エンジニアは迅速な出動ができるようになっています。
クラウドとコミュニケーションツールの活用で躍動的なリモートワークの実現
理想の「はたらく」実現手順
- 業務で取扱う文書を電子化し、従業員をオフィスの固定席から切り離す
→ 実現手段：Step 1 - 申請＆承認業務にクラウドアプリを取り入れ、業務フローをオフィスから切り離す
→ 実現手段：カタログ#07
クラウドを活用した
スムーズな業務遂行の実現
- 社外から社内のデータや会話にアクセスできる通信インフラを導入する
→ 実現手段：カタログ#05 - 全社員が繋がり業務の可視化と電子コミュニケーションができる共通基盤を導入する
→ 実現手段：カタログ#06
コミュニケーションツールを活用した
部門間連携の実現
- 各従業員の感覚を尊重し多様な働き方を許容する、変化に富んだオフィスを導入する
→ 実現手段：空間デザイン - 全従業員共通の目的と適切な役割分担を認識しつつ、互いに気軽に話せる間柄を作る
→ いいじかん設計導入による風土変革
テレワークを実現するための必要アイテムとして、多くの方が通信をはじめとした業務遂行用のインフラを思い浮かべるかと思います。例えば自宅に持ち帰れる会社PC、Wi-Fiやテザリングなどの通信手段、あるいは携帯電話やメールその他のコミュニケーションツールを使って社員同士の意思疎通ができること。
勿論それらも必要ですが、テレワークを自社の「強み」と「攻め」の働き方として取り入れるためには、もっと大事な要素があります。
例えば、「顔が見えない部下はどこかでサボっていないか心配」という上司にとって何故それが心配なのかといえば、業務目的や目標を部下としっかり握れていない不安があるからではないでしょうか。自分と同等以上に業務目標を達成する意識を持っている部下であれば、サボっているかどうかを心配すること自体がナンセンスなはずです。
対面・非対面を問わず社員同士のコミュニケーションを活発に行う中で、適切なツールを使って業務の行き違いや無駄な待ち時間を無くし、共通の目的に向かい一体感をもって業務に取り組むことを目指し、そのために各種ツール整備と風土醸成とをバランス良く推進することで、従業員の潜在能力を発揮する真のテレワークスタイルが実現します。
撮影舞台 e-base2について
Step 2 シナリオの撮影舞台となっているのは神田にあるe-base2です。こちらはe-base1に続き、翌年の2019年にオープンしました。
レイアウトの特徴としては、e-base1に比べ、グループワーク、ソロワーク、それらの中間ゾーン、あるいは密室の小会議室など、より多様性を持たせた設えを採用しています。社員専用エリアを介さずエレベーターホールから直接入室できる応接室は人気で、多くのお客様をご招待し商談に活用されています。ヤマハ製のスピーチプライバシーシステムは小会議室、応接室それぞれに指向性をもって設置され、機密性の高い社内会議の内容が応接室やエントランスにいる人に漏れないよう工夫がされています。
この拠点のもう一つの特徴は、地下に大きな部品・資材倉庫を持っており、都心エリアのお客様への修理＆メンテナンスアイテムのストックとデリバリーを中央集約的に行っていることです。
作業時間の縮小と効率化のツール活用でクリエイティブな働き方の実現
理想の「はたらく」実現手順
- 申請＆承認業務をシステム化し、手続きの手戻りや処理待ち、場所の制限を撲滅する
→ 実現手段：Step 2 - 従業員が各自の業務を定型・非定型に分離し、定型部分を代行するソフトウェアを導入する
→ 実現手段：カタログ#09
作業時間の縮小の実現
- 多様な働き方同士が共存できるよう、変化と出会いに富んだ舞台を作る
→ 実現手段：空間デザイン - 限られた場所や従業員の時間を最大限に活用する会議効率化ソリューションを導入する
→ 実現手段：カタログ#08
効率化のツール活用の実現
- 従業員同士のナレッジシェアや社外へのWeb発信力を強化し、コラボレーションの土台を作る
→ 実現手段：カタログ#10 - 従業員の好奇心と創意工夫を引き出し、社内外での共創からイノベーションをめざす風土を作る
→ いいじかん設計導入による風土変革
「DX」（デジタルトランスフォーメーション）を実現するためには、単に業務の効率化のためのITツール導入にとどまらず、これまでの業務のやり方を一変させ、社外に対するアウトプットの質や量が変わるような変革を起こすことにつながらなくてはいけません。
それを考えたとき、もはやデジタルの活用は手段であり、企業として「トランスフォーメーション（変革）の主題をどこに置くか」の方が重要であることが浮き彫りになります。
ゴールイメージとして描く「変革後の自社」での生産活動の源泉が各従業員の取り組みだとするならば、企業の経営層やトップがリードできるのはその変革を起こすための土壌や枠組みの支援にとどまり、あとは従業員自身が自律的に日々の行動を変えていく姿を実現する必要があります。特に新規事業やイノベーションは当初計画通りにいくことはまずありません。挑戦、失敗や従業員同士の意見のぶつかり合いを許容し、試行錯誤を重ねる中で色々な着眼点、発見、ナレッジが蓄積され、その中でイノベーションが生まれていくはずです。
定常業務を行いながら一度にすべてを変えることはまず不可能ですが、先送りや断念をせず、まずはその変革の土壌と枠組み作りから着実に進めて行くことが大切です。
撮影舞台 e-base3について
Step 3 シナリオの撮影舞台となっているのは東新宿にあるe-base3です。こちらはe-base1、e-base2での実証実験をふまえ、2020年にオープンしました。
最も大きな特徴として、それまでのe-baseにあった大会議室を無くし、執務エリアは大人数で集まるセミナールームと兼用になっています。そのため、個々の机はキャスター付きで簡単に移動ができるようになっています。
その周辺には大小さまざまな打ち合わせエリアやひとり作業に集中できるエリアを配置するとともに、執務エリア兼セミナールーム、ミーティングルーム、ソファー席エリアにヤマハスピーチプライバシーを設置。部屋全体でさまざまな会話が混在しても互いに邪魔し合うことがなく、心地よく働ける空間になっています。
また、会議室レスで生まれた広大なエリアにより、このオフィス空間の裏側にもう一つ、サービスエンジニアがセキュアな業務を遂行するバックヤードオフィスを作っています。
これにより、フロントオフィス側はコニカミノルタスタッフのテレワーク用途にとどまらず、さまざまなお客様にこの新しいオフィスのあり方とメリットを実際に体感いただくショールームとして活用しており、ご予約いただいたお客様の見学を受け付けています。見学をご希望のお客様も、以下のお問い合わせフォームよりぜひお気軽にお申し付けください。
文書電子化から始めるフリーアドレスで社内コミュニケーションの活性化実現