• 2020.06.26

    在宅勤務でもFAXのために出社!意外とあるFAX業務をテレワークで対応する方法

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    在宅勤務でもFAXのために出社!意外とあるFAX業務をテレワークで対応する方法
    新型コロナウイルスの影響で多くの企業がテレワークを実施しました。しかし、実際にやってみると意外と会社に行かなければできない仕事が多いことに気付きます。「ハンコ」の押印をもらうため、郵送物の受け取りのためなど、様々ありますが、その中でも今回は「FAX」を使った業務のための出社について解決策をご紹介します。

INDEX

意外とまだある!FAXでの業務

みなさんは仕事中にFAXをどれくらい利用していますか?メールでのコミュニケーションが主流になった今でもまだまだFAXを利用している、という方も多いと思います。それもそのはずで、日本企業においてはまだまだFAX需要があり、2019年時点でFAXを利用している事業所は95%を超えているといわれています 。
最近では新型コロナウイルスの影響でテレワークを実施する企業が増えてきましたが、見積書や注文書などのやり取りをFAXで行っているため、出社せざるを得なかった、という方もいるのではないでしょうか。

FAXを使うメリット・デメリット

FAXを使うメリットは

・紙に出力されることで物理的に認識でき、メールのように見落とす確率が低いこと
・パソコンを起動する必要がなく、 送受信ができること
・伝票など書類そのもののイメージを送るため業務処理のイメージがつきやすい

などが挙げられます。反対にデメリットは

・FAX機や複合機のある場所に行かなければFAXに届いている情報を確認できない

という点が挙げられます。特に新型コロナや自然災害などの影響で出社することを避けた方が良い場合には不向きなコミュニケーション手段です。

以上のようなメリット・デメリットを踏まえ、FAXでのコミュニケーションを見直したいと考える方も多いですが、FAXでの情報通信手段を変更するには取引先やお客様にも手段を変更してもらう必要があり、自社の都合だけでは手段を変更できません。まだしばらくはFAXが利用される場面が残りそうです。

オフィスにある複合機の活用で、いつでもどこでも仕事ができる環境を実現!

コニカミノルタ「bizhub i シリーズ」

自社だけではなく他社との接点にもなっているからこそなかなか変えられないFAX業務ですが、物理的に現場に行かなくても対応できる方法を3つご紹介します。 これからご紹介する方法は、どこの会社にもある複合機を活用することで実現できます。お客様や取引先にFAX通信を変更してもらうことなく行えますので、ぜひ参考にしてみてください!

■複合機の機能を使って、離れた場所でもFAX受信が可能!

コニカミノルタ複合機最新機種 bizhub i シリーズ

bizhub i シリーズには受信したFAXデータをメールで転送する機能があります。そうすることで、事務所などの複合機のある場所に行かなくてもFAX内容を確認することができます。

bizhub i シリーズにはセキュリティー機能もしっかり備わっています。テレワークを実施するにあたり情報の取扱いが不安という方でも安心してご利用いただけます。
bizhub i シリーズを活用してテレワーク中でもFAX業務に対応する方法や、新しい働き方をする上でに気を付けたいセキュリティー対策についてはこちらの資料で詳しくご紹介しています。

bizhub i シリーズの機能や使い方に関して、詳しくは弊社営業担当までお問い合わせください。



■bizhub essentialsを使えばさらに便利に!

先ほどご紹介したbizhub i シリーズと「bizhub essentials」を合わせて利用すればFAXの送受信作業もリモートで行うことができます!

受信したFAXを社内の複合機(bizhub i シリーズ)がデータに変換し、オンラインストレージに転送してくれるので、在宅勤務中や外回りの営業中でもFAXを確認できます。また、bizhub essentialsを介して、パソコンやスマートフォンからFAX送信も可能です。FAXが送信されたかの状況確認もできるので安心です。

コニカミノルタ「bizhub essentials」

bizhub essentialsはコニカミノルタの従来機でも利用可能です。詳しくは弊社営業担当までお問い合わせください。



■Dispatcher Phoenixを使えばFAX受信業務だけではなく、文書の電子化作業も効率化します!

Dispatcher Phoenix」は、お客様のFAX受信業務やスキャン業務を効率化するツールです。
例えば、受信したFAXデータをクラウドストレージやメールで転送する機能はもちろんのこと、受信したFAXデータのファイル名のリネームや、フォルダー振り分けを自動で行うことが可能です。
また、複合機で書類をスキャンする際、ファイル名のリネーム作業やフォルダーへの保存は手間がかかりますよね。1件や2件なら良いのですが、10件を超えるとなかなかの作業です。Dispatcher Phoenixなら、お客様の業務に合わせて様々な自動処理を行う事ができるので、お客様の作業工数を大きく減らすことが可能です。
さらにDispatcher Phoenixはコニカミノルタの複合機と連携させることによって、より複雑な業務を効率化することができるので、お客様のテレワーク導入を促進します。
機能説明はこちらよりご覧ください。

最近では請求書などの伝票や見積書、発注書、契約書などを電子化したいという要望も多く、業種、職種問わずご利用いただいています。導入事例をこちらでご紹介しておりますので、ぜひ参考にしてみてください。

より詳しい機能紹介や、対応機種などについては弊社営業担当までお問い合わせください。



まとめ

どこのオフィスにもある複合機の機能を活用することで、出社しなくてもFAX業務に対応できる方法をご紹介しました。この課題を解決することで、これまでテレワークが難しいとされていた職種の方や、テレワークをすでに実施していた方もより効率的に業務を行えるでしょう。一部だけでもテレワークで業務を行えるようにすることで、会社への出社人数を減らし、オフィス内の3密回避につながります。新型コロナの第2波、第3波の流行に備えたニューノーマルの働き方として採用を検討してみてはいかがでしょうか。


コニカミノルタジャパンではテレワークを実行する上での様々な課題を解決するソリューションに加えて、人事・労務まわりの制度見直しまで、ご支援することが可能です。ぜひお気軽にご相談ください。

いいじかん設計 編集部

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