• 2020.04.03

    ワークフローを改善!ツール導入で業務効率化

    関連タグ文書削減
    ワークフローを改善!ツール導入で業務効率化
    新型コロナウイルス対策で多くの企業がリモートワークを実施していますが、稟議や書類仕事で出社せざるを得なかった人が6割以上という調査結果も出ています。紙ベースのワークフローはツールを導入していつでもリモートから決裁できるようにすると、業務効率化できます。

INDEX

業務のワークフローとその必要性

一般に「オフィスワーク」は、1.一人でできる仕事、2.ほかの人と連携して成果を出す仕事、3.上司に判断を仰ぐ仕事の大きく3つに分けられます。

このうち、上司に判断を仰ぐ仕事は、稟議を回覧して権限がある役職者に決裁してもらうことで進むものがあります。したがって、こうした「ワークフロー」のスピードや効率が実は会社の業績に大きく影響していると言えるでしょう。

新型コロナウイルスの対策として、多くの企業で在宅勤務が始まっていますが、Adobeの調査によると、「テレワーク経験者の64.2%が、紙書類の確認や押印などでやむなく出社した経験がある」という業務上の課題が出ています。

在宅勤務であっても、仕事の効率を落とさず、必要な決裁を時間や場所、PCやスマホを選ばずタイムリーに行っていくには、電子決裁できるワークフロー系ツールを導入すると効果的です。

ワークフローに見る業務効率化

ワークフローに見る業務効率化

ワークフローシステムの対象業務

ワークフローシステムは、従来紙ベースだった申請を電子化し、設定された申請ルートに沿って承認・決裁できるようにしたもので、それに付随する入力フォームのカスタマイズや権限管理、申請ルートの設定や可視化なども含みます。また、製品によってPC/スマホ対応、クラウドでのインターネットからの操作にも対応しています。

ワークフローでよくある課題

企業によりますが一般に紙ベースのワークフローは以下のとおりです。

・申請フォーマットを探す
・印刷する
・手書きで記入する(電子ファイルに入力して印刷する場合もあり)
・承認者に提出する
・承認者が承認または差し戻す(承認者が複数いれば回数分繰り返す)

紙ベースのワークフローで起こる課題としては以下があげられます。

・申請フォーマットを探すのに一苦労
・書類作成に時間がかかる
・入力ミスをチェックするのに時間がかかる
・書類が届くまで承認がすすまない
・本来直帰できたのに書類作成のために帰社する
・印刷コストや保管コストがかかる
・申請ルートが不透明で、どこまで進んでいるかわからない
・属人的な処理が行われる
・リモートワークだと処理できない

などなど、どれかはご経験があるのではないでしょうか。

「ワークフロー」ツール導入のメリット・デメリット

従業員レベルでは「ワークフロー」ツールの恩恵は感じやすいものの、導入を説得するにはコストを上回るメリットがあることを数字で示す必要があります。効果測定の方法は、次で紹介するコニカミノルタジャパンのワークフロー導入事例をご覧ください。

■ツール導入のメリット
・業務のスピードアップ。書類作成時間の短縮や、いつでもどこでも承認できる
・進捗の可視化・効率化。どこまで進んでいて、誰で止まっているか把握できる
・ペーパーレス化でコスト削減。紙の印刷・保管コスト、それらにかかる業務時間短縮
・業務標準化と内部統制の強化。申請フォーマットが統一され、属人的な処理やミスが減る
■ツール導入のデメリット
・導入前の部門調整が必要。担当者は現状調査し、部門調整して業務標準化をすすめる必要あり
・導入費用がかかる。アカウント分揃える必要がある製品も

コニカミノルタジャパンの「ワークフロー」ツール導入事例

コニカミノルタジャパンでは本社移転を機に、2015年から2年にわたり「保管文書ゼロ」の取り組みを行いました。既存の紙文書の削減のみならず、紙を発生させない仕組みづくりまで全社的に取り組んだ事例です。その結果、富士山1.2倍分の紙文書を削減するなど大きな成果が出ています。

ワークフローの電子化は、一旦減らした紙文書量がリバウンドしてしまった対策の一つとして導入されたものです。紙文書が増える一因に社内業務で利用する申請書類があり、部署ごとに重複した紙文書を保存してしまうなどの事例が見られました。

■紙ベースのワークフローの課題
・稟議書の一部は電子ワークフロー化されていたが、それ以外はすべて紙ベースだった
・原本を承認者へ物理的に回す必要があり、決裁に時間がかかる
・外出が多い営業も、申請書作成・提出のために帰社している
・部門ごとに重複した文書を保持
■ワークフロー電子化の効果
全社で年間12,000時間におよぶ業務処理工数削減効果
・社内申請1件あたりの処理工数が26分削減
・営業部門が直行直帰しやすくなり残業時間削減
・社内アンケートで7割の社員が文書の検索性向上と回答
・本社だけで書庫を2つ撤廃し、コミュニケーションスペースに転用。

ワークフローのITツール導入による電子化では印刷コスト削減に注目されがちですが、業務効率化の観点からは12,000時間作り出せた、という効果も重要です。

社内申請1件あたり処理工数内訳

まとめ

在宅勤務をされた方は、紙ベースのワークフローの場合、そのために出社が必要だったり必要な決裁をスピーディーに得られないなどの課題に、改めて気づかれたのではと思います。
電子申請系のワークフローツールを導入すれば、いつでもリモートから決裁できるようになり、ペーパーレス化はもちろん、業務のスピードアップやそれにより本質的な仕事に割ける時間をより増やせるなど、生産性向上にも役立ちます。

ツール導入にはコストもかかりますが、コニカミノルタジャパンのワークフロー電子化事例のように、処理工数削減など大きな効果をあげている業務効率化を参考に、社内調整をすすめましょう。

コニカミノルタジャパンでは稟議書等の決裁書類の電子ワークフロー化や、紙文書の削減などの文書管理を改善して業務効率化を図るソリューションを取り扱っています。お客様のご予算に合わせて様々なプランをご用意しております。先に述べた自社での実践事例をもとにノウハウをお伝えすることも可能ですので、ぜひお気軽にご相談ください。

いいじかん設計 編集部

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