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SmartPost

SmartPost

紙文書のデータベース作成・管理システム
[スマートポスト™]

二次元バーコードシールを利用した、効率的な文書管理システム

SmartPostは二次元バーコードシール(QRシール)を一括で印刷。そのQRシールを貼付した紙文書をスキャンすることで、読み取ったQRシールにある宛先へ自動的に保存されます。
業務の効率化と効果的な文書保存を実現する新しいシステムです。

システムイメージ図
システムイメージ図

SmartPostの活用方法

(1) 複合機でQRシールをプリント

サーバーやPCのほか、USBメモリーからも名簿データを取り込めます。

氏名や学籍番号など、追加文字情報を合わせて印字できます。

QRシールは符号化により、スマートフォン等で読み取っても解読不可能。サーバーでのみ解読できます。

(2) QRシールを貼付した紙文書をスキャン

読み取り時にプレビュー画面が表示され、その場で内容を確認できます。

複数の紙文書をまとめてスキャンしても、QRシールで判別し分割します。

QRシールの情報を元に、任意の宛先へ自動で保存。情報の追加も可能です。

(3) パソコンやタブレット端末で活用(閲覧・検索・ダウンロード)

お困り事やお悩み事を「SmartPost」で解決。〈例:文教市場〉

【問題】ノートやテスト、レポートなど手書きを重視していることもあり、IT化がなかなか進んでいない。

管理・運用面で

保管するにも場所がない
テストやレポートは生徒に返却するため、先生の手元に残らない。コピーを取るにしても保管場所に限界がある。

書類ごとに保管状況が違う
同じ書類でも保管されているものと、されていないものがあるなど、保管を行うワークフローが決まっていない。

手間・時間面で

忙しくて時間がない
提出物の文書管理をしっかり行い、授業や評価に結びつけたいが、通常業務で忙がしくなかなか時間が割けない。

人により使いこなせない
システムやソフトウェアなどを導入しても、ITリテラシーに差があって共通の作業を行うのが難しい。

【解決】SmartPostによる紙文書と電子文書の効率的な管理ソリューションをご提供します。

管理・運用面で

データ化でスッキリ
各文書が電子化されているので、保管場所にも困らず、データの二次活用の可能性も広がります。

各書類の所在も明確に
生徒ごとにデータを保存できます。タグ情報を活用して、テストや宿題・レポートなど分別して保管できます。

手間・時間面で

空いた時間にすぐできる
今までの流れを変えることなく、電子化と保管のワークフローを少ない工数で実現することができます。

先生も生徒も手間いらず
生徒はQRシールを紙文書に貼るだけ。先生はその紙文書を受け取り、スキャンするだけ。難しい手順は必要ありません。

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