• 2020.07.08

    第2波に備えて失敗しないテレワーク環境を整えよう

    関連タグテレワーク
    第2波に備えて失敗しないテレワーク環境を整えよう
    新型コロナ対策として、テレワーク(在宅勤務)を認める企業が増えてきました。しかし、急遽テレワーク環境を整えたために、不便さを感じたり、テレワークを導入したのに結局出社しなければいけないなど、さまざまな課題が生じている方もいると思います。
    そこで今回は、失敗しないテレワークの導入ステップをコニカミノルタジャパンでの事例を交えながらご紹介します。

INDEX

ウィズコロナ、ニューノーマル時代の働き方を考える

各地で緊急事態宣言が解除され、日常が戻りつつあります。しかし、東京では再び感染者数が増え、いつまた外出が自粛となるか予測不能な状況となっています。
ウィズコロナ、ニューノーマル時代の働き方としては、引き続きテレワークで勤務するなど新しい働き方が推奨されています。そこで、新型コロナの影響でテレワークを急遽実施してみたけれどうまく活用できなかったという方や、テレワークの導入に踏み切れなかったという方も、今後来るかもしれない第2波の流行に備え、快適にテレワークができる環境を整えておくことが大事だと考えます。

テレワークを実施するためには、本来段階的なステップを経て企業風土に見合った環境やルールを整えていく必要があります。ここからはコニカミノルタジャパンでの実践事例も交えながら、失敗しないテレワーク環境づくりをご紹介します。

STEP1:誰もが迷わず利用できるテレワーク環境を整えましょう

誰もが迷わず利用できるテレワーク環境を整えましょう

テレワークに必要なツールの準備

まずは、テレワークをするためにどのような環境が必要なのか、洗い出してみましょう。

・ノートパソコン
・安全なネットワーク環境
・WEB会議ツール など

一般的な業務をこなすために最低限必要なツールはこちらの記事で紹介しています。

テレワークの利用マニュアルやルールの準備

社員に活用してもらうために、各ツールの使い方やテレワーク時のルールなどを決めて周知しましょう。
例えば、社外(自宅)からインターネットに接続する方法や、メールをチェックする方法、経費処理や勤怠管理などの社内システムに接続する方法など、社内では誰もが説明なしに利用できるシステムでもマニュアルを用意しておくことで、混乱を防ぐことができます。
ここで注意しておきたいのが、社外からの利用やテレワーク時に特化したマニュアルを準備しておくことです。社内利用でのマニュアルはすでに用意されていることが多いと思いますが、社外から社内のシステムに接続するときは少し手順が異なる、ということもあります。一度、既存のマニュアルを見直してみましょう。

ツールのマニュアルももちろんですが、社内規程もテレワーク勤務を取り入れた内容に変更する必要があります。詳しくはこちらの記事をご覧ください。

感染症の流行以外にテレワークを活用する場面についてはこちらの記事で紹介していますので参考にしてみてください。

また、「業務時間中はチャットツールのステータスをオンラインにする」、「共有のスケジュールに予定を書き込んでおく」「毎日朝会で今日のタスクを報告する」などテレワーク時の運用ルールを共有しておくことも重要です。メンバーが近くにいなくても現在の状況を共有できるようにしておくと、オンラインでのコミュニケーションがスムーズになるでしょう。

STEP2:テレワークでの課題を洗い出し。紙文書関連の業務を整理しましょう

緊急事態宣言を受けてテレワークを実施した方は、様々課題がでてきたのではないでしょうか。中でも書類への捺印に対する課題はニュースでも話題になり、「ハンコ出社」というワードまで出てくるほど、多くの企業が抱えるテレワークの課題として取り上げられました。ハンコ出社のほかにもFAXの送受信や書類の作成、印刷(提出)のためなど紙をベースに進めている業務の多さに気付かされたと思います。

稟議書や伝票等は「書類にハンコを押す」流れで処理している

多くの捺印必要書類は自分だけではなく上長のハンコも必要です。そのため仕事が進められなかったという方が多いのではないでしょうか。オフィス出社時にも同様の問題は起きますが、テレワークの場合はより顕著に業務効率が下がると感じるでしょう。
コニカミノルタジャパンでも同様の課題があり、紙申請の稟議・決裁フローをシステム化することで解決をしました。全ての申請書類を電子化することは難しい部分もありますが、大半の稟議・決裁処理が電子化され、在宅や出張先でも処理することができるようになりました。

ここで有効なソリューションはこちらよりご覧ください。
一部ソリューションはお試し利用などもできます。内容についてはお気軽にお問い合わせください。

ワークフローの電子化のメリットについてはこちらの記事で詳しくご紹介中です。

お客様から注文書がFAXで送られてくる

メールでのコミュニケーションが主流になりつつありますが、まだまだFAXで送ってこられる取引先も多い…と悩んでいる方は多いと思います。
そこでご紹介したいのが、受信したFAXデータを自動的に電子化してくれるソリューションです!

FAX受信データを在宅勤務でも確認する方法についてはこちらの記事でもご紹介しています。

書類ベースの業務の中でもどこから手をつけたらいいかわからない、という方は、ドキュメントソリューションのご利用がおすすめです。お客様の課題をお聞きし、予算に合わせた改善策をご提案いたします。

紙文書にまつわる業務に関する対策を行っておくと、とても快適にテレワークができるようになります。紙文書にまつわる業務の見直しは業務の手段やルールが変更になるため、社員が実際に運用できるようになるまで、少々時間が必要とされることもあります。緊急事態宣言が解除され、比較的コロナの流行も落ち着いている今こそ、見直しのタイミングです。

STEP3:職種に応じたルールの設定とトップメッセージの発信でテレワークを定着

会社の中には様々な職種があります。例えば事務職と営業職では全く働き方が異なるため、全員が同じルールでテレワークを実施すると、戸惑いを感じる社員も出てくるでしょう。そこで、職種ごとにテレワークのルールを作成しておくとよりスムーズにテレワークを実施できます。

また、社長など企業のトップからテレワーク実施に関する意気込みや背景、今後の働き方についての提言など、メッセージを継続して発信することで、士気を高めることができます。もちろん、トップの方も率先してテレワークを実施しましょう。トップの方が実践している姿勢を見せることで、社員もテレワークをやってみよう、テレワークは会社に認められた働き方だという理解につながります。

さらに、毎年開催されている「テレワーク・デイズ」に企業として参加してみたり、テレワークや働き方に関する様々な表彰が開催されているので、そこでの受賞を目標にすることも企業風土にテレワークを定着させるきっかけになります。外部からの評価は企業イメージの向上だけでなく、社員のエンゲージメント向上にもつながります。

STEP4:テレワークが普通の働き方に。課題が出たらその都度解決を

テレワークを普通の働き方に。課題が出たらその都度解決を

コニカミノルタジャパンでは定期的にテレワーク強化週間などを実施し、オフィスに出社する人数が少なくても業務を行えるよう、テレワークを行う工夫を行ってきました。また、定期的にテレワークに関する全社アンケートを行い、課題を見つけ、解決に取り組んでいます。
そうすることで2019年の大型台風上陸時や、今回の新型コロナウイルスなど有事に備えることができました。今や、テレワークで働くことは普通のことになりつつあります。

まとめ

テレワーク導入までにかかる時間は企業規模や現状の環境・体制によって異なりますが、一部の特別な社員のための制度ではなく、全社員がいつでも利用できる制度として導入することや、出てきた課題を丁寧に解決していくことで、会社以外の場所で働くことが一般化されます。そうすることで、子育てや介護時でもテレワークを気兼ねなく選択できますし、災害や病気の流行時などにも、状況に応じた働き方を自分で選択できる力をつけることもできます。


コニカミノルタジャパンではテレワークを実行する上での様々な課題を解決するソリューションに加えて、人事・労務まわりの制度見直しまで、ご支援することが可能です。ぜひお気軽にご相談ください。

いいじかん設計 編集部

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