• 2021.09.09

    Excel業務の効率化を実現するには?対策と具体例

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    Excel業務の効率化を実現するには?対策と具体例
    Excelは集計業務などの表計算ツールとしてはもちろん、帳票や見積書、日報、プロジェクトにおける進捗管理などさまざまな用途に利用でき便利なツール。各担当者が記入したExcelファイルを部門報告用のファイルに転記する作業や、1つのExcelにファイルにまとめてレポートするなどの集計作業を行っている方も多いと思いますが、簡単なようで地味に時間がかかる作業ですよね。効率化を図ろうにも、すでに使い慣れているなどの理由から従来のフォーマットやExcel以外のツールへの変更はもってのほか…。このような状況でもExcel業務を効率化する方法はあるのでしょうか?

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今や無くては仕事ができない!?便利なツールExcel

Officeアプリケーションのなかでも汎用性の高いExcel。集計業務などの表計算ツールとしてはもちろん、帳票や見積書、日報、プロジェクトにおける進捗管理などさまざまな用途に使える便利なツールとして利用されています。計算式やExcel関数を使って業務を効率化したり、さらにはマクロやVBAを駆使して一種のシステムのようにExcelファイルを運用している方も多いでしょう。Excelは業務フローの中心的なツールで、今やExcelを使わなければ業務ができない!という方もいらっしゃるかもしれません。

簡単なようで地味に大変!Excelの集計・転記作業

簡単なようで地味に大変!Excelの集計・転記作業

例えば、次のようなExcelを使った業務はありませんか?

・各部員が記入した月次報告書を1つのExcelに転記し、集約する。
・人事諸届の内容をExcelにまとめる。
・お客様や支店から届いたExcelの注文書を受注管理表Excelに転記する。
・請求書処理のために複数のマスタデータのExcelと情報を照らし合わせて資料を作成する。

普段からExcelを使いこなしている方からすると、どれも簡単そうな作業に見えるかもしれません。ですが、転記するデータの個数や集計に使うデータ量によっては意外と処理に時間がかかる作業です。誰かが良かれと思って行ったセル結合が、転記するときには厄介だったり、思わぬところに関数が入っていて上手く転記できなかったり…ただコピー&ペーストするだけの作業でも「ちりも積もれば山となる」で手間がかかることもあります。
転記ミスや集計ミスを防ぐために注意を払って行わなければいけない作業ですが、似た資料を見比べながら作業すると、コピー元とペースト先を間違えてしまうことも…。やはり作業者は人間ですので、ミスはつきものです。さらに、転記が終わったと思ったら、いくつかのフォントが混在していたり、半角・全角での表記の揺れがあったりと、見やすい資料にするために地道にチェック・修正をするということもあるでしょう。

このようなExcelを使った業務をどうにかして効率化したい!と考えている人は少なくはありません。ですが、いざ、効率化を考えても、1つのExcelファイルに対して新たなシステム導入するような大がかりなことはコストパフォーマンスを考えると現実的ではありませんし、現場の要望やお客様への影響を考えると簡単にはExcelのフォーマットは変更できません。できれば今のExcelファイルを活用して業務の効率化が図れると良いですよね。

Excel業務の効率化を実現する方法

Excel業務の効率化を実現する方法

Excel業務の効率化を実現するための選択肢の1つとなるのが、コニカミノルタジャパンが提供する中小企業におけるIT運用・管理者の人材不足をサポートするソリューション「Workplace Hubです。このWorkplace Hubのアプリケーション「ASTERIA Warp Core Workplace Hub Edition」を使うことで、Excel業務を自動化することができます。

ASTERIAを使うことで、集計が必要なExcelファイルを特定のフォルダに格納するだけで、Excelデータの内容を読み取ったうえで必要な形に自動集計することができます。このExcelファイルは複数あっても対応可能です。また、メールとの連携機能によって現場からメール添付されたExcelの情報を自動的に読み取り、集計作業を自動で行う機能も備えています。さらに、集計作業後のExcelファイルを指定のフォルダに保存したり、メールに添付して現場や担当者に通知、ファイルを共有することも可能です。これらのASTERIAの機能を活用すると、例えば、「週次や月次など必要なタイミングでレポート作成し、関係者にメール送信する」という一連の作業も全て自動化することができるのです。

これまでは、例えば請求書に関連する業務専用のシステムなど、各業務に特化したシステムの導入が必要でしたが、ASTERIAはExcelを使った集計・転記業務であれば何種類のファイルでも処理が可能です。既存のExcelファイルを活用できるため、他部署やお客様への影響もなく効率化が実現できます。

ASTERIAの活用事例を資料でご紹介中です!資料ダウンロードはこちらから
Excel業務効率化 Workplace Hub「ASTERIA Warp Core」
便利そうだけど運用が心配…

ここまで聞くと、結構な高額なシステムを導入しなければならないのではないかと思われるかもしれません。ASTERIAはコニカミノルタの複合機を使ってアプリケーションを動作させることもできるため、サーバーを含めた新たな環境設置を行う必要がありません。もちろん、コニカミノルタの複合機をお持ちでないお客様でもご利用いただけるよう、クラウド型サーバー型などお客様の環境に合わせて導入することが可能です。

また、ITツールに不慣れなため管理できる自信がない、新たにITツールを導入しても管理できる人がいない、という印象をお持ちになられたかもしれません。「Workplace Hub」は常に最新のセキュリティー対策やITの運用を専門家におまかせすることができます。人手不足にはITの導入が効果的と言われる中、管理や運用を行える人材がいないとお悩みの中小企業の方に特におすすめです。
詳しくは以下の資料でもご紹介していますので、ご覧ください。


Excelによる請求書作成作業を自動化した事例

具体的にはどのようなExcel業務を自動化することができるのでしょうか? ASTERIAを利用してExcel業務を自動化した事例を簡単にご紹介します。

とある企業では、お客様から受領した注文書の情報をExcelで作成された請求書フォーマットに転記しており、取引先が多くなればなるほど経理担当の負担が大きくなっていました。手入力による転記のためにミスも発生しやすく、確認作業も含めて経理担当者には相当の負担がかかっていました。そこで、ASTERIAを活用して、メールに添付されたExcelから、経理担当者が受領した数多くの注文書を自動的に読み取り、データ抽出。そして請求書のExcelフォーマットへ自動出力をする運用にしました。請求書作成の負担を軽減することはもちろん、転記ミスもなく、確認作業の負担軽減も可能な環境が整備できました。

Excel業務効率化2 Workplace Hub「ASTERIA Warp Core」

この事例の詳細や、その他の事例は以下の無料ダウンロード資料でご紹介していますので、ぜひご覧ください。

まとめ

このように「ASTERIA Warp Core Workplace Hub Edition」を利用することで、従来のExcelを活かしながらも業務効率化を実現することができます。
このASTERIAはExcel業務に特化したRPA(Robotic Process Automation・ロボティック・プロセス・オートメーション)のようなものです。RPAと聞くと少し難しいのでは?と思われるかもしれませんが、RPAはこのようなExcel業務の自動化を得意とするツールです。今、注目されているDXの取り組みの導入ステップとしても「ASTERIA Warp Core Workplace Hub Edition」を導入してみてはいかがでしょうか。
「こんなExcel業務は効率化できる?」などのご相談も受け付けておりますので、お気軽にお問い合わせください。

いいじかん設計 編集部

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