• 2021.10.14

    ニューノーマルな働き方とは?企業の取り組みと解決すべき課題を解説

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    ニューノーマルな働き方とは?企業の取り組みと解決すべき課題を解説
    今なお続くコロナ禍は、わずかな期間で社会の各所に大きな変化をもたらしました。テレワークを始めとして、ワークスタイルも多様化。企業にはニューノーマル時代の働き方を理解し、体制を整えていくことが求められています。ここではニューノーマルな働き方の基本的な考え方を紹介しながら、企業が実施すべき取り組みや課題について解説します。

INDEX

ニューノーマルな働き方とは何か?

ニューノーマルな働き方とは何か?

初めに「ニューノーマル」という考え方が何を意味しているのか、また、ニューノーマルな働き方が求められる状況について解説します。

そもそもニューノーマルとは何か?

ニューノーマル(New Normal)」とは「新しい」を示す言葉と「正常」「正規」「標準的」を示す言葉を組み合わせた言葉です。「新常態」や「新常識」といった意味で使われており、一般的には「新しい生活様式」という言葉で表されることが多いようです。

災害や経済不況など社会に大きな打撃を与える出来事の後では、その状況が収まっても元通りにならず、常識として考えられていたことやそれまで執り行われていたものに変革が生じます。社会全体が構造的に変容しながら環境変化に対応していき、新しい常識や常態が必要とされる。これがニューノーマルという考え方です。

このニューノーマルという言葉や事例自体は、以前からありました。
例えば、インターネットの普及によるビジネスモデルや経済理論の変容。リーマンショック以降の経済、社会のあり方について語られるようになりました。そしてモハメド・エラリアン氏の提唱をきっかけとして、強欲ともいえる資本主義の論理、特に金融資本主義の構造的な問題への反省が進むように。さらに現在のSDGsが世界的課題となったことで、企業活動の社会的な責任を重視、持続可能な社会という考え方に注目が集まるようになりました。

こうした時代の変化とともに社会の考え方や動き、目指すものが変化したことも含めニューノーマルといえるでしょう。

これからのニューノーマルな働き方とは

現在、新型コロナウイルスの蔓延によって第三のニューノーマル時代が到来しています。これまで必要とされてきた「人と接すること」や「相手と近い距離で相手の意図や雰囲気を感じること」の大切さは「避けること」へと変わり、逆に非接触やソーシャルディスタンスといったことが新常識となりました。このように対応の仕方ひとつをとっても、社会の在り方に大きな影響を与えています。

オフィス内においても従業員どうしが密になることや接する機会を減らすために、テレワークを始めとする働き方の多様化が急激に進みました。つまり企業に多くの従業員が集結して働くことが当たり前ではなくなったのです。会議・営業・打ち合わせ・商談など業務のオンライン化により、オフィスの役割にも変化が起きています。

また、オフィスへの出社が制限されるだけでなく、自由にどこへでも旅行にでかけたり、外で多くの人が集まってイベントをしたりすることも制限されたため、新しい楽しみ方が模索され、注目されました。
例えば、「すごもり需要」「DIY特需」「アウトドア人気」など、在宅時間が増える中で暮らしの楽しみ方にも多くの気づきがもたらされたのも、その好例でしょう。それに伴い、消費者ニーズの変化に合わせた新たな事業展開の必要性が感じられます。また、社会の停滞や従業員が出社できないといった事態の経験を通じ、有事に備えた持続可能な事業運営についても、新たな取り組みと制度(ニューノーマル)が求められています。

ニューノーマルな働き方がもたらすメリット

ニューノーマルな働き方がもたらすメリット

ニューノーマルは好むと好まざるに関わらず、社会によって要求される変革ですが、もたらされるメリットもあります。

■働き方の多様化の推進

全従業員が一律に働くという常識にとらわれなくなり、フレックスタイム制や時短勤務、テレワーク・リモートワークが浸透していきます。個々の生活に合った働き方が可能となり、従業員満足度の向上やワークライフバランスの実現につながります。
働くエリアが限定されなくなれば、企業としても雇用対象を拡大でき、優秀な人材確保の可能性が広げられます。

■DXの推進

働き方の変化によりこれまでデジタル化が遅滞していた分野でも、デジタル技術の活用が不可避となっています。企業規模に関係なく、クラウドやコミュニケーションツールなどITツールの導入が加速すると考えられます。
新しい働き方にそぐわないシステムの刷新や、ITシステムの構築による統合管理、業務効率改善のためのWebアプリケーションやAIの活用など、ニューノーマルな働き方がDXの推進役となっていくでしょう。

■事業継続性の向上

多様な働き方によって従業員の業務場所が分散されていれば、例え一つの拠点で問題が発生した場合でも業務の継続が可能です。また、企業資産となるデータの管理をクラウド化することで、物理的な破損・消滅のリスクが軽減されます。突発的な障害に対する事業継続策としても、ニューノーマルの考え方は有効です。

ニューノーマルな働き方に向けた取り組み

ニューノーマルな働き方に向けた取組み

ニューノーマルな働き方に向け、企業ができる具体的な取り組みを解説します。

運用フローの見直し

新しい事業運用をスムーズに行っていくために、これまでの運用フローについての見直しを図る必要があります。

■業務フロー:リモートワークへ対応できる環境を整えていきます。例えば、会議や研修といった社内の業務について、ニューノーマルを踏まえた業務プロセスや環境を検討する必要があります。一つにはインターネット環境としてセキュリティーを見直すこと。さらに、リモートワークをするにあたり、セキュリティー意識も含めたマニュアルの構築、それに伴って作業手順やマナーなどに対する研修の機会を設けることも必要です。

■採用フロー:ニューノーマルで求められる非接触・非対面を意識し、対面でのやり取りは必要最低限に抑える工夫をしていきます。Web面接・動画エントリーなど、オンライン採用に必要な環境を整備すると同時に、コミュニケーション不足を埋める方策を検討する必要があります。

■営業フロー:オンライン営業の導入・対面とオンラインの併用・オンラインによるサービス案内など、自社の事業に合わせたやり方を検討します。画一的に決めるのではなく、現場の声を吸い上げながら改善を重ねていく必要があります。

多様な働き方の導入に向けた環境整備

ニューノーマルに即した企業を目指すためには、多様な働き方を積極的に進める必要があります。自社の状況に合わせ、無理なく導入できるように以下の点を見直してみましょう。

■リモートワーク(テレワーク・モバイルワーク・サテライト):機器類・通信環境・勤怠管理・セキュリティーの整備、申請条件・適用ルールの策定

テレワークを導入するための基本的なプロセスやセキュリティーなど留意すべきポイントについてはこちらの記事をご覧ください。

■時短・フレックスタイム制:対象者・勤怠管理の整備

■ABW・フリーアドレスなど:オフィス環境の整備

ABWについての詳しい情報は「ABWとは?働く人を尊重しながら生産性向上を目指す」をご覧ください。

マネジメントの見直し

働き方の多様化に伴い、これまでとは異なるさまざまな体制づくりが求められます。自由度の高い働き方であっても、企業として規律が守られるような仕組みを構築していく必要があります。

■評価制度・社員教育・勤怠管理:テレワーク時における管理体制や業務への評価、スキルアップの機会の提供などへ新たな体制づくりが必要です。

■自己管理、自己マネジメント研修:テレワークにおいても、自律的に業務を遂行していく人材育成を目指す必要があります。自己管理ができることが、社内と同レベルの業務水準を保つ前提となります。

マネジメント関連についての詳しい情報はこちらの記事をご覧ください。

オフィスの見直し

■オフィスレイアウト変更:ニューノーマルで求められる対人距離、社内に在席する従業員人数に合わせた座席数の適正化やリモート会議に対応できる環境、フリーアドレス制の導入に伴う収納場所の確保、社内コミュニケーション促進のためのスペースづくりなど、現状把握をしながら適宜設計変更を行います。

■シェアオフィス・サテライト導入:従業員の居住地近隣や事業展開に合わせた、小規模拠点の設置を検討します。

ニューノーマルな働き方の課題

ニューノーマルな働き方の課題

ニューノーマルな働き方に向けた体制づくりは、企業にとっての欠かせない戦略となっていきそうです。実現に向けた課題点を確認していきます。

■コミュニケーションの改善:テレワークにおける孤立の防止、会話の不足やちょっとした疑問を放置しない工夫が必要。出社時に十分なコミュニケーションを取るための、リアルオフィスの在り方も検討材料となります。
コミュニケーションについての詳しい情報は「社内コミュニケーションの重要性とテレワーク下における対策」をご覧ください。

■モチベーション管理:テレワーク時のオンオフ切り替えを促す、業務の成果を可視化して意欲を増進させる、適切な目標管理を指導して方向性を定めるといった手法を適時採用しながら、モチベーションの低下を防ぎます。

■デジタルリテラシーの習得:ニューノーマルで求められる最低限の技術・能力、つまり、単にデジタル機器が使えるだけでなく、使い方、使ううえでのマナーをもたなければなりません。そうした個人に求められる新しい常識に対する全体的な管理を行い、仕事の質の均一化を図ります。また、外部のネットワークを経由する関係上、避けられないセキュリティーに関する知識や技術を養う必要があります。

■オンラインを駆使した営業スタイルへの適応:従来は顧客と対面して、目の前で相手の意向や希望を聞き、具体的に案内をするような業務があたりまえでした。しかし、顧客とは別の空間に居ながら、今まで以上に詳細に相手の要望を把握し、それに的確に対応できるような環境、つまりバーチャル空間での対話が、今後はスムーズな業務遂行に不可欠な要素になるでしょう。こうした業務スタイルの変化に対する抵抗感を薄れさせるために、社内で積極的に活用していく必要があります。

■スキルアップ:必要なスキルの見直しと習得・現在のスキルのアップデート。具体的にはニューノーマルな働き方を可能とするための新たなスキル、つまり離れた場所に居ても、相手の意図、様子が把握できるようなコミュニケーション能力と分析力、傾聴力、想像力などを習得する必要があります。また、すでに保有している個別の業務に対するスキルのブラッシュアップを促します。

■サービス・ビジネスモデルの見直し:消費者・取引先との関係変化を踏まえた新しいビジネス様式を検討します。対面での営業が難しくなる今後は、オンラインを活用した取引先との打ち合わせや顧客への対応など、営業スタイルが変化します。そうした変化にともなって、従来では提供できていた顧客満足度が低下するようでは困ります。こうした点をスムーズに進めるための環境を作る必要があるでしょう。

例えば、バーチャルショールームの活用もその一つです。バーチャルショールームを活用することで、Web会議システムだけでは不足する訴求力を強化します。WEBサイトで実際のショールームを体感できるため、顧客満足度の向上につなげられます。

コニカミノルタのバーチャルショールーム(IDEA SHOWROOM)では、ニューノーマルな働き方を実現するための取り組みを事例を踏まえて解りやすく解説しています。皆さまが抱えている課題解決に向け、まずはバーチャルショールームを覗いてみてください。

IDEA SHOWROOM

ニューノーマルへの対応が企業の力となる

これまでビジネスは人が集まり、交流することで生まれると考えられてきました。しかし、新しい時代を迎えた今、古い考え方にとらわれている企業は遅れをとります。自由度の高いニューノーマルな働き方ができる企業には、新しいアイデアや活力がもたらされます。自社の現状把握から始め、ニューノーマルな働き方への改革を一歩ずつ進めていきましょう。

いいじかん設計 編集部

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