文書電子化から始めるフリーアドレスで社内コミュニケーションの活性化実現

  • #情報共有・文書管理
  • #働きやすい環境づくり
  • #つながるITインフラ環境
  • #セキュリティーの強化

コニカミノルタジャパンでは、お客様企業における理想の「はたらく」をデザインし、実現するためのノウハウやソリューションをご提供しています。それらをより多くのお客様にわかりやすくお伝えするため、今回は動画にてご紹介させていただきます。

理想の「はたらく」をご提案【Step 1】

フリーアドレスにはペーパーストックレスと、持ち運べる電話やPCが必要です。…でも、フリーアドレスは何のために実施するのでしょうか?一昔前、喫煙室で行われていたような部門や階層を超えたコミュニケーションから生まれる新しいアイデアやスピード感のある業務遂行をフリーアドレスで無理なく持続的に実現可能になり、企業の競争力アップに繋がります。そのことを、とある自動車用品メーカーのマーケティング担当者の1日を通じてお伝えします。

動画のハイライトシーンと解説

従業員を固定席に縛りつける紙文書をすっきりゼロに。文書電子化

【Point】

  • 机と椅子だけが並び、袖机がなく、机の上も全面見渡せるほどすっきり片付いたオフィス
  • 壁際のキャビネットもなく、ミーティングスペースやソロワークエリアなどのワークエリアとして活用
  • 会議室もレイアウトの自由度が高く、さまざまな目的で使える什器を使用

個人や部門単位で管理している紙文書が多いと、その従業員はキャビネットや袖机に近い席以外使用することが出来ず、フリーアドレスはすぐに形骸化してしまいます。

これまで紙文書で業務を行ってきたしがらみから解放されるには、現存する大量の保管文書のうち、不要なものの廃棄と、必要なもののスキャン電子化から着手すべきですが、その見極めや作業要領に関する知識や経験が無いと困難を極めることになるでしょう。


コニカミノルタでは、自社実践で培ってきた文書電子化のナレッジを活かし、ルール策定や、文書電子化や保管をまとめて引き受けるソリューションを通じてお客様の働く現場の文書電子化を短期間で実現し、フリーアドレスやテレワーク実現の足掛かりを作ります。

現在のオフィスでの紙文書保管をすぐに無くす → #02


日常業務のベースを電子に移行しつつ紙も上手に併用。おまかせITで実現

【Point】

  • 紙文書を上手に取り込み、紙と電子とをスムーズに行き来する共存環境の実現
  • 電子データのクラウド保管や自動バックアップで突然のデータ消失に怯えなくて済む安心のデータ保管環境
  • 面倒で難しい保守をまるごとおまかせで、熟練のIT担当者が居なくてもスムーズな電子環境を運用

今ある紙文書を電子化したとしても、他社から郵送やFAXで受け取ったり、あるいは会議でメモを書き入れたりと、日々の業務の中で紙文書が無くなるわけではありません。そんな中では保管文書を電子化しても働き方を変えられず、紙保管のリバウンド。そんな事を懸念される方も多いのではないでしょうか。

コニカミノルタのソリューションでは、普段の業務をPC上で実施できる環境を作りつつ、時折入って来る紙の情報を上手に取り込み、スマートな業務遂行を実現します。複合機のメーカーだからこそ、紙を排除せずそれらと共存させらながら業務の電子化を加速させられるナレッジや解決法を多く持っています。


お客様従業員の中にITを熟知した方が居なくても、コニカミノルタがお客様企業のIT運用をまるごとお引き受けします。FAX電子化、クラウドストレージ連携、バックアップソリューションの導入、PCの故障対応から日々のPCの使い方の問い合わせ対応まで、幅広いサポートで快適な業務環境を実現します。

新たな紙文書保管や運用の必要性を無くす → #03

スキルレス・工数レスで快適なIT活用を実現 → #04


その日、その時の業務内容に応じて席を自由に選べる目的別フリーアドレス

【Point】

  • 1人作業集中ゾーン、少人数打ち合わせスペース、立ち話エリアを備え、業務内容に応じて適切な席を選ぶことが可能な執務エリア
  • ノートPCとセキュアWi-Fi通信インフラの導入でスムーズに座席移動が可能な業務機器
  • 従業員同士が集まり気兼ねなく会話ができるよう、オフィス全体に施す感染症対策の導入

フリーアドレスの導入で普門や階層を超えた席替えを実現しても、隣や向かいの人同士で会話が出来なければ、コミュニケーションの活性化には繋がりません。自然と会話が弾んでいる時は良いのですが、例えば向かいの席で先輩社員が少々難しそうな表情をしている場合、伝えたいことがあっても話しかけるのに躊躇してしまうのではないでしょうか。

コニカミノルタが推進するフリーアドレスは、例えば1人作業に没頭する人が使うソロワーク席や、空いていれば予約なしですぐに使える少人数打ち合わせ席など、目的に応じてエリア別のルール設定されたオフィスにて展開。これにより、今着席している位置で話しかけて良いのかどうかが分かり、従業員同士の新たな発見や、スピーディーなコミュニケーション促進に繋がります。


また、ノートPC、セキュアWi-Fi、会社用携帯電話により、いつでも簡単に座席を移動できるような機器とインフラを導入することで、フリーアドレスの活性化を後押し。これに加えて、オフィス全体や複合機などに潜むウイルスや菌の活性化を抑止するタイプの感染症対策を施すことにより、いつでも安心してオフィスに従業員が集える環境作りを後押しします。

安心・安全に出社できる環境の実現 → #01

スキルレス・工数レスで快適なIT活用を実現 → #04

実現商品動画カタログ

シナリオ動画の中で表現している理想の「はたらく」を実現するにあたり、コニカミノルタでは以下の課題設定および解決策を提案しております。

  1. 安心・安全に出社できる環境の実現 → #01
  2. 現在のオフィスでの紙文書保管をすぐに無くす → #02
  3. 新たな紙文書保管や運用の必要性を無くす → #03
  4. スキルレス・工数レスで快適なIT活用を実現 → #04

#01 ウイルス感染症対策あんしんオフィス実現商品

オフィスに出社される社員の皆様や来客者の方々が安心してオフィスを利用できる、ウイルス感染症対策商品についてご紹介します。
コニカミノルタは、オフィス空間全体や共用設備への抗菌コートと、空気中のウイルスの不活性化技術により、クリーンで安全・安心なオフィスエリアを提供します。

タムラテコ社製オゾン発生器の安全性について

#02 ペーパーストックレスによるフリーアドレス早期実現商品

フリーアドレスを実現するには、個人や部門が管理する紙文書をオフィスエリアから無くすことが必要ですが、現在保管されている大量の紙文書を、社内の人員の手作業で電子化していく事は現実的ではありません。
ここでは、保管や電子化を委託する、もしくは効率的に電子化するソリューションによって、お客様をフリーアドレス実現環境へと一気に近づける解決方法をご紹介します。

#03 ドキュメント電子化による柔軟な働き方実現商品

複合機とクラウドサービスやワークフローソリューションが連携し、スキャンやFAX受信で取り込まれた文書を、電子データのまま効率的に活用するソリューションです。
お客様を紙文書の処理や保管の業務から解放して新たなペーパーストックの必要性を無くすことにより、持続可能なフリーアドレス実践環境を支援します。

#04 社内ITインフラ・サポートおまかせサービス商品

オフィスではたらく社員の皆様が安心して業務に専念して頂けるようにするための、セキュリティー対策、ITインフラ、ITサポート窓口などを提供する、コニカミノルタ独自のマネージドITサービス「IT-Guardians」の主要商品をご紹介します。
ITに詳しい専門スタッフや、ITの保守に十分な時間を割くことができる専任スタッフがいないお客様企業においても、積極的なIT導入を推進することが可能となります。