クラウドとコミュニケーションツールの活用で躍動的なリモートワークの実現

  • #時間管理
  • #情報共有
  • #コミュニケーション
  • #テレワーク
  • #インフラ整備

コニカミノルタジャパンでは、お客様企業における理想の「はたらく」をデザインし、実現するためのノウハウやソリューションをご提供しています。それらをより多くのお客様にわかりやすくお伝えするため、今回は動画にてご紹介させていただきます。

理想の「はたらく」をご提案【Step 2】

一部の企業では半ば強制的に始められたテレワークですが、それは単にコロナ禍を凌ぐためだけのものでしょうか。文書、プロジェクト、コミュニケーションをデジタルの場に集結させれば、これまでの業務スタイルでは到底成し得なかった部門間の適切な情報共有とミッションの連携を実現できる筈。今回は、とある空気清浄機メーカーに工場被災のピンチが到来。オフィス出社メンバーとテレワーカーの連携や部門間の連携を通じて短時間にピンチを乗り切り、更には次のチャンスを掴む、活気ある社員達の姿を描いています。

動画のハイライトシーンと解説

クラウドアプリの活用から手軽に始める、場所に縛られない業務環境

【Point】

  • フリーアドレス化と共に実現した文書電子化に加えてセキュアな通信インフラを整備し、出社が必須となる文書対応業務を撲滅
  • 勤怠管理専用アプリを使うことで、いまオフィスに居ない従業員が出張、在宅勤務、休暇のいずれなのかを一目で把握
  • オンライン会議中に送付する申請処理の意図を伝えることで、決裁者は確認項目のチェックだけですぐに承認を実施

Step 1で実現した紙文書保管のないオフィスはフリーアドレスの実践に加え、負担のないテレワークの実現可能性が上がります。あとはセキュリティー対策が施されたPCと、会社携帯、インターネット環境があれば、業務遂行に必要なインフラが整います。

勤怠管理はテレワーカーに対応できるクラウドアプリを活用することで、事後対応などの手間や申請漏れがなくなるほか、マネージャーや人事部門の方の業務負担を大幅軽減することが可能になります。勤怠状況を可視化してリアルタイムに共有することは生産性の向上にも繋がります。


期限が迫っているのに肝心の承認者が不在で申請処理が止まってしまい、焦りを覚えた経験は無いでしょうか。承認申請の業務フローに特化したクラウドアプリを導入すれば、申請者と決裁者がそれぞれどこに居ても承認が遅れることはなく、紙の申請書のようにどこかに紛れ込むこともありません。


コミュニケーションツールを活用した部門間の的確な情報共有とミッション連携

【Point】

  • オンライン出席者が出勤者と距離を感じることなく繋がる日常会議
  • クラウド上の作業場に置き、共同作業でスピーディーに仕上げていく報告書
  • 業務テーマに関わる全ての従業員でリアルタイムに情報共有をしながら進める役割分担の姿

オンライン会議ソリューションを使い、出席者全員がつながる環境を作るだけではなく、話題の中心を出勤者達だけで握らないための気配りと工夫が必要です。カメラ映像やPC画面を共有しながら進める会議では、進行がソリューション上に集約され、参加者全員が均等に情報のやり取りをすることが可能になります。テレワーカーも含め、全員が些細な事でも何でも話せる発言の機会を設けることは、心理的安全性を作り本業業務での結束力強化にも繋がります。

クラウド上に置いたファイルを担当区分を決めて協同で編集することで、作業中のファイルは常に最新に保たれた一つのマスターとなり、後から誰かがマージする必要もありません。メール添付やローカル保存のファイルに比べ、ドキュメントの利用価値を最大限に引き出すことが出来ます。


また、コラボレーションツールを使い、文書に限らず重要な情報や現在状況をリアルタイムにシェアすることで、無駄な報告会議を無くし、業務スピードや品質の向上も見込めます。


テレワークを「強み」にできる、多様な働き方を育てる仕掛け 

【Point】

  • 集中、コラボレーション、休憩など、多目的のエリアが連続する多様なワークスペースで働く個人の意思を尊重
  • 部門長などの上位層も率先してテレワークが出来る環境と風土
  • 離れていても隣に居ても、些細な事や自分の考えを話し合える心理的安全性とそこから引き出される組織力

コストの観点で一見無駄にも思えるような多彩なオフィス席の設えも、実は大事な意味があります。お互いに顔を合わせながら仕事をしたい時、在宅勤務中の上司とオンラインでも込み入った話がしたい時、一人の空間に篭って作業に没頭したい時など、従業員のシーンは様々。それぞれに合わせて自分の業務スタイルを選べること、個を尊重する風土の延長線上にテレワークがあります。


テレワークは若手や子育て世代だけのものではありません。どの役職の人でも快適に業務を遂行できる環境を整え、いつでもだれでも躊躇なく実施していることが重要です。コニカミノルタのITサポート窓口はサイトではなくPCやサービスに紐づいているので、PC操作、申請処理などテレワーク中に困った時でも問い合わせが可能です。

テレワーク実施に懐疑的な考えを持つ方々の声として、「話者や聞き手の顔色を伺いにくい」とか、「会議中の議題以外のことを話しにくい」あるいは「見ていない間に仕事をさぼりそうな部下がいて心配」などがありました。これらの懸念事項は、全社員が出社して対面すれば表面上は見えなくなりますが、根本的な問題は残ることになります。換言すると、テレワーカーが混在していても何も障害なく円滑なコミュニケーションが出来る企業や組織ならば、出社中も組織力を発揮する筈です。つまりテレワークは、企業のチームワークや生産性の問題を顕在化させ、それを克服することで成長する、ひとつの有益な試練でもあるのです。

実現商品動画カタログ

シナリオ動画の中で表現している理想の「はたらく」を実現するにあたり、コニカミノルタでは以下の課題設定および解決策を提案しております。

  1. 自宅や外出先から社内のネットワークやデータにセキュアにアクセス → #05
  2. ウェブ会議と企業内の情報資産をリアルタイムに共有し共同作業を促進 → #06
  3. ハンコや紙の回覧文書を撤廃し、リアルタイムな申請、承認、状況把握を実現→ #07

#05 テレワーク実現サポート ITインフラ関連商品

社員の皆様が自宅や外出先から社内のネットワークやデータにセキュアにアクセスするための、ソリューションについてご紹介します。
オフィス以外の場所にいることが仕事上のハンディキャップにならず、どこでもスムーズに業務をこなすことができ、生産性を落とさないテレワーク環境を実現します。

#06 コミュニケーション・情報共有活性化でチーム力発揮商品

ウェブ会議や情報資産のリアルタイム共有を通じて効率的な共同作業を実現するソリューションをご紹介します。
担当者間および部門間の的確な情報共有とミッションの連携を促し、オフィスワークとテレワークの境界なく、チームでスピード感あふれる仕事をすることができます。

#07 場所依存の無いスムーズなペーパーレス業務実現商品

ハンコや紙の回覧文書を撤廃し、社員がどこに居ても必要な申請や承認を実行でき、またその状況を分かり易くリアルタイムに把握し活用ができるソリューションです。
これにより、処理待ちの時間や手戻りを大幅に減らし、特にテレワークでの生産性を大幅に向上させることができます。