作業時間の縮小と効率化のツール活用でクリエイティブな働き方の実現

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コニカミノルタジャパンでは、お客様企業における理想の「はたらく」をデザインし、実現するためのノウハウやソリューションをご提供しています。それらをより多くのお客様にわかりやすくお伝えするため、今回は動画にてご紹介させていただきます。

理想の「はたらく」をご提案【Step 3】

以前、IT導入効果といえばコスト削減を連想する方も多かったと思います。しかし今、コニカミノルタの「いいじかん設計」は、従業員を定型・調整業務から切り離し、ナレッジシェアを出来る良い環境を通じて人の創造力を引き出し、収益力向上の為の活動を持続させられることを提唱しています。本動画では、比較的社齢の若いオンデマンド印刷企業が急遽実施予定となった企業交流会を成功に導くために間接部門の若手社員がリーダーシップを発揮し創意工夫で乗り切るシナリオに乗せて表現しています。

動画のハイライトシーンと解説

従業員の創意工夫が活きる業務の時間を作るため、定型作業を可能な限り自動化

【Point】

  • 日常業務を棚卸し、人の目や頭を使う要素と、条件別に処理が決まっている単純作業の要素とに切り分け、単純作業を徹底的に自動化
  • 映像とネットワークの技術を使い、本当に現場に赴くことが必要なケースとリモート対応可能なケースとを切り分け、より生産性の高い時間の使い方を意識
  • 部門や担当者間を横断し、創意工夫が活きる業務を通じて、前例のないテーマや目標にチャレンジする姿

どの企業にも、月末月初など立て込む時期の決まっている業務があると思います。それらの多くは、人によるエラーチェック、ミスの推測、個別判断などを含んでおり、よほど進化した最先端AIでも自動化は出来ないように思えるでしょう。しかし業務の自動化は、いまの業務を自動化出来る要素とそうでない要素に分離し、工程や場合分けを設計することが重要で、それさえ出来ればRPAなどのソリューションを簡単に組み込むことが出来ます。この対応を通じて、暗黙の業務プロセスやルールが整理され、質の向上や脱属人化にも繋がります。


同じことが生産工程その他の現場を回る出張対応にも当てはまります。高画質で通信機能を持ったカメラがあっても、現場に行かないと見えないものや出来ない事を見極め、その目的の為に現場に赴くことで、不要な出張や巡回を削減し、出張の価値を高めることが出来ます。

従業員が創意工夫を活かすチャレンジングな業務テーマの設定は、それらとセットの取り組みとすることで、実現性が高まります。

定型業務や移動の必要性を減らし創造的な活動を増やす → #09


限られたスペースと従業員のスケジュールを有効活用で上手なチームワークの発揮

【Point】

  • 特殊な音響の仕掛けにより、ミーティングルームで活発な論議をしても、薄い壁1枚で隣接する執務エリアで声を気にせず業務遂行が可能
  • 従業員のスケジュール帳と連動する会議室予約システムにより、会議参加者の予定と会議室の空き状況をリアルタイムに確認し、効率的な運用を達成
  • オンラインコミュニケーションツールを活用し、情報共有から相談、意思決定までのあらゆる場面の待ち時間解消によって生まれるスピード感

オフィスフロアには限りがあるため、会議室と近接する執務エリアでは会議の声が気になって仕事が捗らないという状況が考えられます。逆に、機密事項の会議の内容が外に漏れていないか心配な状況も。スピーチプライバシーシステムを導入すれば、わざわざ堅牢な防音壁を作らなくても、その距離感でも声が気にならない快適な空間を作ることが出来ます。


会議室の数には限りがあり、定時内は既に他の会議の予約が立て込んでいる場合、定時後などに残業で会議を設定する。あるいは、出席者全員の都合がつく時間帯をようやく調整したのに、肝心の会議室が別件で予約されていた。…そんな状況は無いでしょうか。OUTLOOKのスケジュール帳と連動する会議予約ソリューションがあれば、空いている会議室、あるいは狙いの会議室の空き時間が出席者の予定と並べてリアルタイムに把握、予約することが出来、組織内の場所と時間の有効な使い方の促進にも繋がります。

また、Step 2で紹介したテレワーク実現ソリューションをうまく活用することで、相談相手や承認者の帰社を待つタイムロスが減り、意思決定のスピード感やチームワークを更に磨くことが可能となります。

効果的・効率的な会議を行うためのファシリティー → #08


ナレッジの相互共有や社外情報発信から生まれる共創イノベーション

【Point】

  • 社員のナレッジを適宜アウトプットし、社内に共有することが可能な電子マニュアルソリューションの活用
  • 簡単に更新できるホームページを駆使し、有益な最新情報を社外に発信し続けることで、新たな顧客や協業パートナーを獲得していく姿

社内の知識というのは実はほとんどが手順書にはなっておらず、それぞれの社員の頭の中、あるいは手書きのメモ帳、メールの質疑応答などの中に眠っています。その原因は、従来の業務マニュアルの発行や改訂にかかる作業が大変な上、表現方法にも制限があり、本質的なノウハウをそこに描き表わすのは困難という感覚が多くの従業員にあったのだと思います。多種多様な表現方法に対応可能ながらもマニュアルとしての体裁を保つ仕掛けと、権限をもつ従業員ならブラウザーからいつでも簡単に更新と発行が可能、かつ閲覧者は常に最新版を見られるというコニカミノルタのオンラインマニュアルソリューションがあれば、これまでの手順書の枠を超えたナレッジ共有の促進で、既存の手順書運用コストの削減にとどまらず、人材育成や従業員同士の協働をも加速させることが出来ます。


これと同じことが、社外への情報発信についても言えます。ホームページの表現力を向上させることで、オンラインから見た自社の魅力がアップし、物理的な距離や時間帯を問わず多くの人を惹きつけます。更には旬の情報、最先端の自社情報を発信し続けることで期待を抱かれ、新たな顧客の候補や就職・転職活動中の方、あるいは協業パートナーを探している企業の目にも留まることになり、それまで経験したことのない事業活動の拡大や加速にも繋がります。

社内・社外へのスピーディー&効果的なナレッジ・情報共有 → #10

実現商品動画カタログ

シナリオ動画の中で表現している理想の「はたらく」を実現するにあたり、コニカミノルタでは以下の課題設定および解決策を提案しております。

  1. 効果的・効率的な会議を行うためのファシリティー → #08
  2. 定型業務や移動の必要性を減らし創造的な活動を増やす → #09
  3. 社内・社外へのスピーディー&効果的なナレッジ・情報共有 → #10

#08 生産的な会議実現商品

企業内の会議室の運用や会議そのものを効果的、効率的に行うための各種商品のご提案です。
オフィスレイアウトの工夫によるスペースの有効活用、会議室や様々な資産の予約管理、会議を効率化する電子化ソリューションをご紹介しています。

#09 「創造じかん」実現商品

自動化や映像・通信技術を活用することで、定型業務にかかる作業時間や、現場の見回りや対応のための出張などの移動の必要性を極力減らし、働く人たちの創造的な活動を増やすことを支援するソリューションをご紹介しています。

#10 コミュニケーションDX推進商品

社内、社外へのスピーディーで効果的なナレッジシェア・情報発信を通じて、コミュニケーションを起点としたデジタルトランスフォーメーションを実現するための各種商品をご紹介しています。