テレワークをはじめとして働き方が多様化した現在、業務効率化や生産性向上に成功する企業も増えてきました。その一方で、社内コミュニケーションに課題を抱えているケースも多く、経営課題の一つとして挙げられます。
そこで本記事では、社内コミュニケーションの不足によってどういった影響が考えられるのか、それを解決するための具体的な手法やポイントを詳しく解説します。

社内コミュニケーションの現状と課題

ある調査によると社内コミュニケーションに課題があると感じている企業は多く、なかでも中小企業や中堅企業においては経営層と社員との間でスムーズなコミュニケーションをとるのが難しいと感じているというデータが出ています。
一方、大企業では経営層と社員との距離が離れすぎていることもあり、経営層と社員間でのコミュニケーションに課題を感じるよりも、直接的に業務で関わりを持つ部署内の課長とメンバー間でのコミュニケーションに課題を感じている人が多いようです。

社内コミュニケーションに悩む背景

なぜ多くの企業では社内コミュニケーションに課題を抱えているのか、その背景に潜む問題を詳しく解説しましょう。今回は、経営層と社員、部門間同士のコミュニケーション、課やチーム内でのコミュニケーションについて分けて考えてみます。

■経営層と社員

中小企業やベンチャー企業、スタートアップ企業などは、大企業に比べると経営層と社員との距離が近い傾向が見られます。
経営層と社員がコミュニケーションを図る機会が多い一方で、経営層が自社のビジョンや方向性を具体的に示すことができていないと、社員から見れば経営層の考え方や方針が分からずコミュニケーション不足と捉えられることが多くなります。

■部門間

中小企業・大企業ともに比較的高い割合を示した部門間のコミュニケーション不足の背景には、そもそも部門間の交流機会が少ないことや、お互いの業務内容が把握できていないことなどが原因として考えられます。

■課長と一般社員・メンバー同士

部署内の課長と一般社員、および部署内のメンバー同士でのコミュニケーション不足については、テレワークが導入され対面で顔を合わせる機会が減少したことも一因として考えられます。
メールやチャット、電話などでは顔が見えず意思の疎通が取りづらいこともあり、十分なコミュニケーションが取れていないと感じるケースも少なくありません。
なお、テレワーク下におけるコミュニケーションの課題については、以下の記事でも詳しく解説しているため、こちらもぜひ参考にしてみてください。

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社内コミュニケーションの不足によって考えられる影響

社内コミュニケーションが不足すると、業務においてどういった影響が及ぶのでしょうか。
いくつかのポイントを解説します。

情報共有の不足

社員や部門間で気軽に相談したり報告したりできる環境や関係性が構築できていないと、おのずとコミュニケーション不足に陥り、必要な情報が迅速に共有できなくなります。
情報共有が遅れると業務そのものに支障をきたし、取引先や顧客からのクレームにつながることもあるでしょう。

チームビルディング

チームビルディングにあたっては、全員で共通する方向性や認識を持っておくことが前提となります。
しかし、コミュニケーション不足に陥っている企業では、組織として目指す方向性や認識がメンバー間で統一できずバラバラになってしまいます。

モチベーションの低下

コミュニケーション不足によって必要な情報が共有されず、気軽に相談できない雰囲気が生じていると、メンバーがストレスや孤立感を抱くことも少なくありません。
その結果、職場にいることが辛くなり、休職や退職につながることもあるかもしれません。

ミスや不祥事の隠蔽

業務で分からないことがあっても誰に相談すればよいか分からない、または仕事でミスをした場合に報告しづらい状況にあると、それを隠蔽しようと考えるメンバーも出てきます。
その結果、経営層や管理職が知らないところでミスや不祥事が隠蔽され、組織としての信用問題に発展する可能性もあります。

社内コミュニケーションを重要視する背景・理由

上記で紹介した影響を組織に与えないためにも、社内コミュニケーションの課題を解決することが求められます。では、社内コミュニケーションの課題を解決することでどういったことが得られるのか、もう少し詳しく解説しましょう。

業務の品質向上

社内コミュニケーションの課題を解決することは、従業員の心理的安全性を確保することにもつながります。
心理的安全性とは、万が一誤った意見を出したり質問をしても、罰を受けたりする心配がなく安心できる状態のことを指します。
仕事で分からないことがあっても、心理的安全性が確保されていれば何度も質問でき、仕事に慣れていけるほか、ミスを引き起こしたとしてもすぐに報告・相談ができるでしょう。
その結果、業務の品質向上につながるばかりでなく、重大なクレームや問題に発展する前に迅速な対応ができるようになります。

コンプライアンス違反・不正行為の抑止

社内コミュニケーションが活発な組織は、少しでも問題や気になることが発生した場合に気軽に相談できる体制が整っていることが多いものです。
コンプライアンス違反や不正行為などは、ほんの小さな問題が発端となって起こる場合もあることから、社内コミュニケーションの課題を解決することで問題をいち早く発見でき、コンプライアンス違反や不正行為を未然に防げるようになります。

離職率の低下・採用力の強化

社内コミュニケーションが活発な企業は、職場全体に活気があり、働きやすい環境が整っていることが多いものです。
このような組織では、仕事で辛いことや困ったことがあっても上司またはメンバー同士が助け合うことができるため、離職率が低下し社員が定着しやすくなります。
また、社外から見たときも、このような職場は魅力的に映るため、採用力の強化にもつながっていくでしょう。

社内コミュニケーションの課題を解決する具体的な手法

社内コミュニケーションの課題を解決するためには、チームの結束力を高めることと、個人のモチベーションを高めることが大きな軸となります。
これらを実現するためには、どういった手法があるのでしょうか。

社内イベントの実施

複数の部署が横断的に参加するランチミーティングや社内交流イベントなどを実施します。
様々な立場、部署のメンバーが参加することで、普段交流のない人ともコミュニケーションが図れ、部門間のコミュニケーション課題を解決できるでしょう。
また、部署やチーム単位ではなく、同じ会社で働く仲間という意識が芽生え、結束力が高まる効果も期待できます。

フリーアドレスの導入

社内イベントを実施する時間や場所が確保できない場合にはフリーアドレスの導入もおすすめです。
社内イベントの参加率が低い場合でも、フリーアドレスを導入することで仕事を通して交流が生まれることもあります。
コニカミノルタジャパンの「つなぐオフィス」では、他部門とのコラボレーションを促進する「High Collaboration」な執務フロア、メンバー一人ひとりが創造性を高めアイデアを出し合うことのできる「High Creativity」なオフィス、社員のエンゲージメントを高めつつ、取引先とも信頼関係を構築できる「High Community」な来客フロアを取り入れたオフィス環境を提案しています。

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メンター制度の導入

新入社員や若手社員のモチベーションを高めるためには、メンター制度の導入もおすすめです。
メンターをアサインすることで、仕事に直接的な関係のない悩みなども気軽に相談できる機会が生まれ、社員にとって働きやすい職場になります。そうすることで離職率を抑えられるでしょう。

自社でできる取り組みを着実に実行し、社内コミュニケーションの課題を解決しよう

社内コミュニケーションが不足すると、情報共有不足によって業務そのものに影響を及ぼしたり、モチベーションの低下によって離職を招いたりすることもあります。
まずは小さなことでも自社でできる取り組みから着実に実行していき、社内コミュニケーションを少しずつ改善していきましょう。

IDEA SHOWROOMでは良好なコミュニケーションを実現するための方法について解説しています。