オンラインとオフィス出社の併用で得られる良好なコミュニケーション環境のご提案
- #コミュニケーションの向上
様々な価値観を持った働く人同士の理解を深め、信頼関係を築くことで、業務効率化や生産性向上にもつながる「コミュニケーション」。その必要性と重要性については誰もが理解するところと思われます。しかし、その「コミュニケーション」のポテンシャルを最大限に引き出すためには、一体どんな職場環境やツールがふさわしいのでしょうか？
ここでは、約10年にわたる様々な実証実験を通じてコニカミノルタジャパンが体得した、良好なコミュニケーション実現環境と、そのためのソリューションをご紹介いたします。
コミュニケーションがとりにくい世の中がやって来た
新型コロナウイルスによる政府の緊急事態宣言によって、企業は出社不可の状況となり、働き方改革の旗振りでのテレワーク推奨が進まない状況下において、図らずも強制テレワークせざるを得ない環境に移行されました。ワクチン接種等の対策が進み新型コロナウイルスが落ち着きを見せてきた昨今においても、テレワーク環境は当たり前の世の中になり、出社とテレワークを選択できるハイブリッドな働き方が定着しつつあります。
新型コロナウイルス登場前は、会社に行き、顔を合わせて仕事をするスタイルだったので、職場の文化や暗黙知は、あえて伝えなくても雰囲気や周囲の反応から学んでもらえる環境でした。しかし、テレワークが増えたことで、周りの人の動きを見ながら学ぶ機会は減少傾向にあります。またマスク着用がスタンダードになったことで、表情から反応を見て学ぶ機会も減りました。ベテランにとってはこれまでと大差はないかも知れませんが、新人にとっては暗黙知を身に付けにくい時代と言えるでしょう。
また、コロナ禍以前からですが、リアル職場の喫煙室が廃止され、職域や立場に関係なくできていた雑談の場がなくなることなどもコミュニケーションがとりにくくなってきた一つとも言えます。
コミュニケーションとは？
１．コミュニケーションの必要性
心理学者のアブラハム・マズローの「マズローの欲求５段階説」理論にもあるように、現代社会において多くの人が幸福感や充足感を得るためには、他者とのコミュニケーションと信頼関係の構築が必要です。そもそも、人は他者との協力なしでは生きていけず、高度なコミュニケーションがあるからこそ人類が発展してきました。
一人でできることは少なく、他者とのコミュニケーションを避けて生きていくことはできません。
現代社会で生活するためには、何らかの形で人とコミュニケーションを図り、信頼関係を築き、協力し合う必要があります。さらに昨今のような環境変化のスピードが速く、将来予測が困難なVUCAと呼ばれる時代においては他者との協力関係が必須となっています。
２．コミュニケーションのメリット
コミュニケーションがあることで、お互いの考え方を知り、価値観を共有することで、信用・信頼関係が築かれます。生活する上での幸福感や充足感にもつながりますが、仕事においても円滑な社内コミュニケーションが風通しのよい社風を作り、良好なチームワークから生産性の向上に繋がる傾向が見られます。調査データからも、７割が社員間のコミュニケーション不足は業務の障害になると感じる結果が見て取ることができます。
【図表1】社員間のコミュニケーション不足は業務の障害になると思うか
出典：ProFuture株式会社／HR総研（社内コミュニケーションに関するアンケート2021 結果報告1）
３．データから紐解く社内コミュニケーション不足の障害
社内コミュニケーション不足はどのような業務において障害となると考えられているのかを示すデータがあります。
最も多いのは「迅速な情報共有」で87％、次いで「部門間・事業所間の連携」が78％、「業務中の気軽な相談・質問」が67％などとなっており、上位７項目は2020年調査より業務障害として挙げる企業の割合が増加している（図表2）。特に「迅速な情報共有」と「業務中の気軽な相談・質問」は、2020年調査より20ポイント以上増加しており、これまでより社内コミュニケーション不足による障害を強く意識されている傾向が伺えます。
この要因としては、やはりコロナ禍による急速なテレワーク導入の拡大が影響していると考えられます。今までは対面で行ってきた社内コミュニケーションを急遽オンライン化せざるを得なくなったことで、慣れない環境におけるコミュニケーション不足が発生し、その結果、「迅速な情報共有」「業務中の気軽な相談・質問」に支障が出るという流れも、少なくないのではないでしょうか。「精神的ストレス」を挙げる声も20ポイント近く伸びている点にも注視です。
【図表2】社内コミュニケーション不足による業務障害の内容
出典：ProFuture株式会社／HR総研（社内コミュニケーションに関するアンケート2021 結果報告1）
次に、「社内コミュニケーションに最も課題を感じる関係間」を見てみると、大企業では「部門間」と「部署内のメンバー同士」がもっとも多く20%となっており、中堅・中小企業では「経営層と社員」が最も多く、ともに26％となっています（図表4-1）。
大企業では特に部門間の物理的距離があることに加え、コロナ禍によりテレワークの推進が中堅・中小企業より進んでいることから、部署内のメンバー間での気軽な会話をしづらくなっている実感があると推察されます。
【図表4-1】社内コミュニケーションに最も課題を感じる関係間
出典：ProFuture株式会社／HR総研（社内コミュニケーションに関するアンケート2021 結果報告1）
４．ちょっとお先に！
コニカミノルタジャパンが実践する円滑なコミュニケーションのコツ
我々コニカミノルタジャパンが2013年より続けてきた働き方改革の経験をもとに、コミュニケーション円滑化の秘訣をお伝えします！
コニカミノルタジャパンの歩みの中で、多くの失敗から学んだコツをご紹介します
通知機能を活用した迅速な情報共有
グループウェアのチャット機能を使ったコミュニケーションが有効ですが、忙しい業務の中ではメッセージが埋もれてしまうことも。。。コニカミノルタジャパンでは急ぎの場合「送信相手に通知が出る形で送付する」などの工夫をしています。
部門間・事業部間の連携・業務中の気軽な相談・質問
従来であれば出社していることで自然とできていた会話も、テレワーク環境では「意識的なアクション」を取らないと難しくなってしまいます。グループウェアを活用することで、伝達相手の組織に絞った告知や情報共有だけでなく、「日常会話用」「業務連絡用」など目的に応じた場所を作ることで「意識的なアクション」を取りやすくすることができます。
オンラインと対面の併用で精神的ストレスの軽減・
業務モチベーション維持向上
メールやチャットなどを活用することで、多くの従業員の時間を一度に拘束する会議の時間を減らし、さらにはそれらをリモートで行うことで出社にかかる移動時間を減らせば、各従業員の時間的な効率を高めることが可能です。しかしそれ「だけ」に偏ってしまうと、部門間やメンバー間のちょっとした誤解や情報の行き違いに気付けなかったり、あるいは入社や異動の直後で日の浅いメンバーが上手く部門やプロジェクトに溶け込めなかったりと、様々な弊害が生まれます。
コニカミノルタジャパンでもICTツールの積極活用だけでなく、直接顔を合わせる機会を意識して設けることで、チーム内や他部門のメンバーとの関係構築がスムーズにできるよう工夫しています。また、魅力あるオフィス作りによって「人に会いに行きたくなる」という感情を呼び起こし、コラボレーションを促進することで質の高い働き方や従業員のモチベーションアップを実現しています。
コニカミノルタジャパンで働く「輝く人材インタビュー」の
ダウンロード資料はこちら
これらを実現するツールをご紹介します
【グループウェア】
ビジネスチャットのほか、Web会議やデータ共有など多彩な機能でコミュニケーション向上を促進。
【ウェブ会議システム】
Web会議に特化することで、費用を抑え、誰でも簡単に始められます。
【クラウドストレージ】
日々増え続ける様々なデータの保存、確認、編集、共有をどこからでも。安全に。
【クリエイティブな働き方の環境サポート】
対面式の会議にデジタルを活用して創造性や効率を高める仕掛けや、オフィスでの様々な業務内容に合わせて席を選べる「行きたくなるオフィス」で働き方の質を向上！
導入からサポートまでコニカミノルタジャパンにお任せください
コニカミノルタジャパンでは、これまでの自社実践を通じた事例・ノウハウのご紹介が可能です。
お客様に合わせ、何をすればいいのか、何から始めたらよいかはもとより、単なるツールの導入にとどまらずに使いこなすコツもお伝えすることが可能です。
コミュニケーションに関するご相談やその他のお問い合わせはこちら
コミュニケーションに係る活用事例をサクセスパックからご紹介
コニカミノルタでは、コミュニケーションに係るツール類の導入・サポートをしてきた実績があります。実際に、様々な業種・規模のお客様に導入したソリューションを「サクセスパック」としていくつかご紹介いたします。
「サクセスパック」は、コニカミノルタジャパンにおけるお客様の導入・成功事例そのものを、新たなお客様に向け販売可能な商品としてご提案しているコンテンツです。
テレワーカーが混在する状況での勤務状況を把握したい
テレワーク導入の必要性を感じているが、そのために何をしたら良いのかを知りたいや、在宅勤務になった社員同士で業務の進捗管理やコミュニケーションの向上も図りたい、といったお客様が取り組まれた事例です。
当番制の在宅勤務に対応できるようにしたい
テレワークを実施するのに、現在会社で業務に使っているノートPCをそのまま自宅に持ち帰り、社内のファイルサーバーに簡単にアクセスしたい。また、FAXも自宅から対応したい、といったお客様が取り組まれた事例です。
ホワイトボードとWeb会議を組み合わせて、効率的・効果的に活用したい
Web会議上でホワイトボードに記載した内容を参加者にデータで共有したい。また、Web会議のセッティングも簡単にしたい、といったお客様が取り組まれた事例です。
