• 2019.03.28

    富士山1.2倍分の文書を86%削減?!コニカミノルタジャパンの働き方改革事例

    関連タグ働き方改革事例
    富士山1.2倍分の文書を86%削減?!コニカミノルタジャパンの働き方改革事例
    2013年から全社的な「働き方改革」に取り組んでいるコニカミノルタジャパンの事例をご紹介します。紙文書の大幅な削減にフリーアドレスやテレワークの導入など複数の施策を実行し、2017年にはテレワーク推進賞を受賞しています。

INDEX

自社で実践!コニカミノルタジャパンの働き方改革

コニカミノルタジャパンでは2014年の本社オフィス移転に先立つ2013年に働き方改革プロジェクトを発足、現在まで継続的に「働き方改革」の実践に取り組んできました。

その結果、総務省「テレワーク先駆者百選」に選出、2017年の第17回テレワーク推進賞「奨励賞」を受賞など外部から評価される「働き方改革」の企業事例となっています。

主な施策
・コミュニケーションが活発化しオフィスコストを削減する「フリーアドレス」
・外出先でも同様に働ける「サテライトオフィス」
・全社で富士山1.2倍分あった紙文書の「保管文書ゼロ化」
・コアタイムがない「スーパーフレックス制度」
・時間や場所にとらわれず働ける「テレワーク」
コニカミノルタジャパンの働き方改革の歩み

ITを活用するテレワーク実践事例

情報通信技術を活用し時間や場所にとらわれず柔軟に働く「テレワーク」。

コニカミノルタジャパンでは2015年にサテライトオフィスの拡充、2016年にテレワークの全社トライアル実施、2017年から全社でテレワーク運用と段階的にテレワークの適用を拡大してきました。

テレワークにより営業の非効率な移動が減り、育児などの事情でオフィスに来られる時間が限られる社員もワークライフバランスが改善するなど、効果が出ています。

また、テレワークの普及活動にも参加しています。オリンピック開催期間の交通混雑対策として、通勤客を減らすテレワークに政府が期待しているのをご存知でしょうか。

毎年オリンピック開催日前後に全国の企業・団体が一斉にテレワークを実施する「テレワーク・デイズ」にもコニカミノルタジャパンは参加しています。

紙文書削減に見るユニークな事例

コニカミノルタジャパンでは数年間かけて「保有文書ゼロ化」プロジェクトを実施。全社で富士山の約1.2倍分保有していた紙文書を86%も削減することに成功しています。

紙中心の仕事を見直したことで、紙や場所にとらわれない働き方が実現しています。

紙文書が「働き方改革」の阻害要因になっていた!

紙がある場所にしばられた働き方になってしまう
・紙の近くでどうしても仕事をすることになる
・フリーアドレス化が困難
・直行、直帰しづらい環境。営業職の効率性が低下
・ダイバーシティの対応などの障害

情報管理が属人化してしまう
・情報の共有化、二次活用ができない
・重複した情報管理が散見される

見直しにあたりまずは現状を把握するため、紙文書の保管状態・文書の種別・利用頻度・利用状況など、現場に足を運んで細かく調査を実施しました。

その結果一例として、ワークフローの流通過程で同じ文書が部門ごとに何個も保管されるパターンが見つかっています。対策として社内申請書の電子化を実施、これにより削減できた全社の業務処理工数は年間約12,000時間に及びます。

社内申請1件あたりの処理工数内訳

さらに文書管理規程類の策定や電子化、紙保管文書の削減により全社で富士山1.2倍相当の紙文書を86%削減、本社オフィスのキャビネット数では500個→98個と80%の削減に成功しました。

細かい数字が出ることからわかるように、コニカミノルタジャパンでは「働き方改革」のKPI設定も随時行っています。

オフィス内の保管文書削減

中小企業でも導入できる業務効率化事例

現在コニカミノルタジャパンでは「働き方改革」のノウハウを元にいいじかん設計」というコンセプトを基にした働き方改革のソリューションを展開しています。自社で実践してきたからこそ、紙中心の業務を顧客に合わせて効率化する方法を知っています。

例えば「らくらく!文書削減パック」を活用すると、文書保管状況のアセスメント、管理規定の策定や紙保管文書削減、ツール導入の支援が受けられます。

フリーアドレスやテレワークの導入を検討しているなら、紙文書の電子化やファイルサーバーへの格納、セキュリティーを担保したプリント環境の整備が必要です。これらは複合機事業に強いコニカミノルタジャパンの得意分野です。

また紙文書を削減した後に、グループウェアの導入などでワークフローや施設予約をオンライン化したり、ITを活用したテレビ会議やテレワークを導入すると業務効率化に即効性があります。

ワークフローのオンライン化は、コニカミノルタジャパンの事例でも業務処理時間の削減と意思決定の迅速化につながっています。

まとめ

コニカミノルタジャパンでは2013年から継続的に「働き方改革」に取り組んできました。

事例で見てきたようにコニカミノルタジャパンではフリーアドレス、サテライトオフィス、テレワーク、フレックス制度の導入や、その前提となる「保有文書ゼロ化」を通じた紙中心の仕事の見直しなど、全社的に複合的な施策を打ってきました。

インフラや仕組み、制度の整備に目が行きがちですが、最後に重要なのは従業員の意識・気持ちを改革していくことです。「働き方改革」でお悩みの企業は自社実践で試行錯誤してきたコニカミノルタジャパンだからこそ持っているノウハウをご活用ください。

いいじかん設計 編集部

関連記事

タグから記事を探す

 
オフィス見学 OFFICE TOUR
オフィス見学 OFFICE TOUR
資料ダウンロード BROCHURE DOWNLOAD
資料ダウンロード BROCHURE DOWNLOAD
お問い合わせ CONTACT
お問い合わせ CONTACT