• 2021.11.25

    請求書を電子化するメリットとは?システム選定のポイントも解説

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    請求書を電子化するメリットとは?システム選定のポイントも解説
    テレワークの実現に当たって不可欠なペーパーレス化ですが、なかでも顧客や取引先との間でやりとりされる請求書の電子化は重要な課題と言えます。しかし、「請求書を電子化することは、法律上問題はないのか?」、「どのようなポイントに注意すればよいのか」など疑問に感じることも多いはずです。
    そこで今回の記事では、請求書を電子化するメリット・デメリットを紹介すると同時に、システムを選定する際のポイントについても解説します。

INDEX

請求書の電子化は可能なのか?

請求書の電子化は可能なのか?

はじめに、そもそも請求書を電子化するためにはどのような方法があるのか、また、請求書の電子化を実現するうえで注意しておきたい法律上の問題なども含めて解説します。

請求書の電子化とは

従来、請求書は紙へ印刷し書面として送付する方法が一般的でした。しかし、このような方法では印刷・郵送のためのコストがかかるほか、書類を受領した側もファイリングや書類整理のために多くの手間がかかってしまいます。
そこで導入されたのが、請求書を書面ではなく、請求書発行システムなどを使用してWeb上で発行したあと、PDFデータのようなデジタルデータとして送付する「請求書の電子化」と呼ばれる方法です。また、書面で送付された請求書をスキャンし、デジタルデータとして保存することも請求書の電子化にあたります。

請求書電子化の法律上の問題

では、請求書を電子化することは法律上問題になることはないのでしょうか。
請求書の電子化は「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」(通称:電子帳簿保存法)によって認められており、一定の要件を満たすことで発行側も受領側も電子化に対応できます。
なお、2022年1月に電子帳簿保存法は改正が予定されており、主に以下の要件が緩和される見込みです。

【電子帳簿保存に関する改正事項】

■税務署長の事前承認制度の廃止
帳簿類を電磁的記録によって保存する場合、これまでは事前に税務署長の承認が必須でしたが、事業者の事務負担軽減のため事前承認は廃止されます。

■優良な電子帳簿に係る過少申告加算税の軽減措置
これまで電子帳簿の要件として認められていた国税関係帳簿については、本措置の適用を受ける旨を届け出ることで「優良な電子帳簿」として認められ、万が一申告漏れがあった場合の過少申告加算税が5%へ軽減されます。

■最低限の要件を満たす電子帳簿の要件の変更
スキャニングによって保存した書類といった、優良な電子帳簿の要件を満たしていない電子帳簿でも、保存場所にシステム関係書類やディスプレイ、プリンターなどが備え付けてあれば、最低限の要件を満たす電子帳簿として保存が認められます。

【スキャナ保存に関する改正事項】

■税務署長の事前承認制度の廃止
電子帳簿保存に関する要件と同様、税務署長の事前承認は廃止されます。

■検索要件の緩和
電磁記録を検索する際に、範囲指定および項目を組み合わせて条件を設定できる機能の確保が必須でしたが、検索項目が取引年月日や取引金額、取引先のみに緩和されます。

■タイムスタンプ要件の緩和
スキャニングによって保存する際、これまでは3日以内にタイムスタンプを付与しなければなりませんでしたが、2か月以内に緩和されます。また、電子データの修正や削除したことがログに残せるシステムであればタイムスタンプ付与そのものが不要となります。

出典:国税庁 令和3年度税制改正による電子帳簿等保存制度の見直しについて(改正の概要)

請求書を電子化するメリット

請求書を電子化するメリット

請求書を電子化することでどのようなメリットが得られるのでしょうか。請求書を発行する側と、受領する側の立場から具体的なメリットを紹介しましょう。

業務効率化につながる

■発行側
請求書を印刷し郵送する手間が省け、事務処理にかかる手間が大幅に削減されます。また、会計システムや営業支援システムなどと連携することにより、請求書の作成業務そのものを自動化できます。

■受領側
データで受領した請求書は書類としてファイリングする手間がなく、業務効率化につながります。また、書類保管場所の確保も不要なほか、保管期限が過ぎた書類の破棄といった管理も削減できます。

テレワークへの対応

■発行側
請求書を印刷し封筒に入れ、郵送するためだけに出社する必要がなく、自宅にいながらオンラインで請求書の作成から送付まで完了できます。

■受領側
データとして請求書を受領できるためオフィスへの出社が必要なく、自宅にいながら事務処理が完結できます。

取引の迅速化

■発行側
郵送でのやりとりの場合、締め日に間に合うよう郵送にかかる時間を計算して請求書を発送する必要がありますが、電子化することで郵送にかかる時間が不要になるため日程の調整がしやすくなります。

■受領側
先方が請求書をアップロードまたはメール送付したあと、即受領できるため、到着までにかかる日数が大幅に短縮され迅速な取引が可能となります。

請求書の電子化におけるデメリットと注意点

請求書の電子化におけるデメリットと注意点

請求書の電子化は必ずしもメリットばかりとは限らず、デメリットが存在することも事実です。今回は2つのポイントについて解説しましょう。

システムを導入する場合にはコストがかかる

請求書の電子化に当たっては、請求書発行・受領システムを導入することで効率化が見込めます。しかし、システムの導入時および運用においてはコストが発生することも事実。システムの導入によって削減される工数や人件費と、発生するコストを慎重に比較し、費用対効果を十分に検討する必要があるでしょう。

電子化に移行できない顧客や取引先も存在する

電子請求書での取引に移行できない顧客や取引先も一定数残ることが予想されるため、完全に電子化へ移行できるとは限りません。ただし、取引の大半が電子請求書へ移行することで業務負担が軽減されることは事実であり、従来の書面による請求書のやりとりが残ったとしても、業務効率化には一定の効果が見込めるでしょう。

請求書の電子化にはクラウドサービスの活用がおすすめ

請求書の電子化にはクラウドサービスの活用がおすすめ

請求書の電子化を実現するためには、使い勝手の良いシステムを選ぶことが重要と言えます。システム選定に当たって注意すべきポイントをピックアップするとともに、それらの要件を満たしたシステムの一例も紹介しましょう。

請求書の電子化に求められるシステムの要件

請求書の電子化に当たっては、以下の要件を満たすシステムが不可欠と言えます。

■【発行側】オンラインで請求データを管理し請求書を作成できること
業務効率化や取引の迅速化を実現するためには、書類のようなアナログデータをもとに請求書を作成するのではなく、デジタル化されたデータをもとに作成することが前提となります。そのためにも、会計システムや営業支援システムといった外部システムとの連携が可能であることが必須と言えるでしょう。

■【受領側】書面で届いた請求書もオンラインで確認できるようにすること
請求書の作成がオンラインへ移行できたとしても、先方の都合で紙の請求書を受領しなければならない場合もあるでしょう。そこで、紙で受領した請求書をスキャンし、デジタルデータとして保管・管理できるシステムが理想的と言えます。
これにより、デジタルデータの請求書と、従来のような書面での請求書が混在している場合であっても請求書の電子化が実現できるでしょう。

■【発行側・受領側】オフィス・自宅を問わずさまざまな場所からアクセスできること
請求書の電子化によって、テレワークをはじめとした多様な働き方に対応できるようになります。そのためには、オフィス内や社内PCのみからアクセスできるようなオンプレミス型のシステムではなく、インターネット環境さえあればアクセス可能なクラウドシステムであることが求められます。

請求書の電子化に最適なクラウド請求書受領サービス「Bill One」

発行側における請求書の電子化を実現するために、クラウドに対応したシステムはさまざまなものがありますが、デジタルデータと書面の両方で請求書を受領できるサービスは決して多くありません。
受領側における請求書の電子化を疎かにすると、紙ベースで送られた請求書を電子データに変換するため、テレワークの中わざわざ出社をしたり、発行側に電子データへの変換を依頼したりする手間が発生してしまいます。

発行側における請求書電子化の対応状況に左右されることなく、自社の請求書の電子化を推し進めるために役立つ請求書受領サービスをご紹介します。
通常、紙で請求書を受領した場合、スキャンをしてから電子データへ変換するというプロセスが必須でした。しかし、クラウド請求書受領サービスの「Bill One」は、紙で発行された請求書をBill One側で代理受領し、電子データへ変換するところまでを代行してくれます。

これにより、「請求書を受け取るためだけにオフィスへ出勤しなければならず、テレワークに対応できない」といった問題も防ぐことができます。
もちろん、受領した請求書データは会計システムのような外部サービスとAPIによって連携できるため、業務効率化や生産性の向上にも期待できるでしょう。

多様な働き方の実現に向けてクラウド請求書受領サービスを活用しよう

請求書の電子化を実現することで、業務効率化やテレワークへの対応といったメリットがある一方、システム導入にかかるコストがネックとなることもあります。システム選定において重要なのは、導入および運用にかかるコストと削減が見込める分のコストを比較しながら、十分な費用対効果が期待できるシステムを選ぶことです。
今回ご紹介した「Bill One」であれば、電子化に対応できない顧客や取引先が残っていたとしても、代理受領や代理スキャンにも対応できるため、テレワークをはじめとした多様な働き方が実現できると考えられます。

いいじかん設計 編集部

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