同じデータでも、用途によって“最適な道具”は変わります。
Excelは「作る・計算する」ための道具、Power BIは「共有して気づく」ための道具です。それぞれの得意・不得意を理解することで、業務効率を大きく向上させることができます。以下の表で、主な違いと典型的な活用シーンをまとめました。

この整理からも分かるように、Excelは日々の受注入力や見積計算、また小規模な帳票作成や個別の集計など、個人や少人数での編集・分析に向いています。

一方でPower BIは、営業部門ごとの売上や粗利の比較、生産稼働率や在庫状況の俯瞰、さらに会議で最新状況をチーム全員で共有するといった、大人数での情報活用や意思決定に強みがあります。

データをより効率的に活用する最短ルートは、いつも通りExcelでデータを整え、そのままPower BIで見える化して共有することです。ExcelとPower BIの役割を分担させることで作業はスムーズになり、迷いも少なくなります。

ExcelとPower BIの役割分担を理解したら、次は数字が“動く”体験をしてみましょう。実際に自分のPCでデータを操作することで、見える化の効果や便利さを実感できます。

この体験の目的は、数字が連動して動く感覚を掴むことです。最初のゴールは「難しい操作を覚えること」ではなく、実際に触って数字が変わる感覚を味わうことにあります。

今回、数字が“動く”体験ができるデモをご用意しました。説明動画を見ながら、１つ１つ順を追って試していただけます。さっそく自分のPCで体験してみましょう。

Microsoft公式ページからPower BI Desktop（無料）^※をダウンロードします。

※Power BI Desktopは Windows用アプリケーションのため、Macには対応していません。
※画像は2025年10月時点の情報に基づいています。掲載内容やサイト情報は予告なく変更される場合があります。

ステップ1でPower BI Desktopを起動したら、次は練習用のダミーデータについて確認してみましょう。練習用データは、普段皆さんが使い慣れているExcelとCSVの2種類をご用意しています。

この2種類のデータを使って実際に数字が動くグラフを作成していきますので、それぞれ自分のPCにダウンロードをしてください。

いよいよ、数字が“動く”体験に挑戦してみましょう。まずは練習用データ①の経費・予算データを使い、部門ごとのコストや科目ごとの偏り、日付ごとの予算との乖離を直感的に把握します。

ここで注目して見るべきポイントは、どの部門・科目にコストが偏っているか、そして予算から大きく乖離している日や週です。

使用するグラフは、積み上げ棒（部門／科目）と折れ線（日付）を組み合わせて可視化します。操作手順は、以下の動画をご覧ください。画面上のどのボタンを押せばよいかを分かりやすく解説していますので、動画を見ながら実際に操作してみましょう。

次は練習用データ②の売上データを使い、担当者ごとの粗利や得意製品を直感的に把握してみましょう。この分析により、粗利率の低い組み合わせや改善余地が見えてきます。

ここで注目して見るべきポイントは、どの担当者が高い粗利を出しているか、そして粗利率の低い担当×製品の組み合わせです。これによって改善の余地がある箇所を把握することができます。

使用するグラフは、担当者ごとの粗利を棒グラフで表示し、製品別の内訳をテーブルで確認する形です。こちらも操作手順を動画でまとめています。実践してみましょう。

ここまで、経費・予算や売上データを使った数字が“動く”体験を行いました。次の一歩としては、より多角的にデータを分析したりチームで活用したりする工夫が有効です。

期間／部門／担当／製品など、スライサーを使って自由に切り替えることで、さまざまな角度から数字を確認できます。

売上・原価・粗利・粗利率。この4点をまずはしっかり押さえることで、分析の土台が安定します。

同じ画面をチームで見られるようにすると、会議の理解が早くなり、意思決定もスムーズになります。

最初はダミーデータを使って操作し、慣れてきたら自社のExcelに差し替えてみましょう。さらに慣れてきたら、現場用語や自社の列名に名前を修正し、必要な指標を1つずつ追加していくと、自社の業務に即したデータの見える化ができます。

印刷会社の利益構造を“見える化”していくうえで、Power BIは心強いツールです。製造業のなかでも人件費比率が高いとされている印刷業では、労務費をはじめとしたコスト構造を可視化することで、利益改善の糸口を探すことができます。

たとえば、品種別や顧客ごとの売上内訳をPower BIで見える化できれば、今後注力すべき品目や重点顧客が把握できるだけでなく、改善が必要な案件も特定できます。こうしたデータ活用は、経営判断だけでなく現場の改善にも役立ちます。

印刷会社の利益構造を見える化するうえで、まず必要になるのが分析のもととなるデータです。しかし実際には、「すべての工程で作業時間を記録するのは難しい」「記録を始めてもなかなか定着しない」といった課題を抱える印刷会社も少なくありません。そこでコニカミノルタでは、印刷現場の生産工程管理を支援するAccurioPro Dashboard JobManagerを提供しています。

JobManagerでは、現場の運用に合わせてQRコード・スマートフォン・タブレットなど、さまざまな方法で作業時間を記録することができ、現場の負担を抑えながら運用できます。そのため記録作業が定着しやすく、作業時間データも蓄積されます。さらにクラウドサービスのため、登録された進捗状況は外出先や別拠点からでもリアルタイムに確認することも可能です。

また、JobManagerではユーザー向けに無料で利用できるPower BI用テンプレートを提供しています。このテンプレートを活用することで、蓄積された作業データをもとに売上や粗利、原価の状況をチームで共有し、ムダな工程の削減などデータに基づいた現場改善に取り組むことができます。

※データはダミーです。

ここまで、ExcelとPower BIの役割分担を意識しながら、データの見える化を体験する方法をご紹介しました。Excelは入力や計算の要として活用し、Power BIはチームで現状を共有するための可視化ツールとして使うことで、より効率的に意思決定を進めることができます。

たとえば、１受注あたりの資材費・印刷コスト・時間あたりの人件費などの情報を集めて分析すれば、どの品目がどれだけ利益を生んでいるのかを、月次や顧客単位で把握できます。

まずは「最小ステップ」で数字が“動く”体験を実感し、そこから必要な切り口を少しずつ増やしていきましょう。小さく始めて、大きく広げる。今回実践した練習用データで1つのグラフを作り、次に自社のExcelへ置き換える。この2歩を踏むだけで、会議の質も意思決定のスピードも確実に変わっていきます。まずは実際に触ってみることから始めましょう。