ファイルセキュリティ

生成AIの活用や社外とのファイル共有が当たり前になる中で、ファイルを起点とした情報漏えいリスクが高まっています。ファイルそのものを保護・統制することで、社内外の共有を前提とした安全な情報活用を実現します。

ファイルセキュリティのよくある課題

課題1：生成AIの活用が増え、ヒヤリとした経験がある

生成AIが出力した資料について、社外に共有してよいのか、機密情報にあたるのかを十分に判断しないまま使われているケースは少なくありません。結果として、ファイルの重要度や共有可否が曖昧なまま業務で利用されていることもあります。

課題2：委託先や社外共有が多い

メール添付やオンラインストレージでのファイル共有が常態化し、日常的に社外へファイルをやり取りする場面が増えています。一方で、「どの手段で」「どのレベルまで」共有してよいのかが決まっておらず、人によって判断が分かれてしまうことも少なくありません。

課題3：どのファイルが重要なのか、うまく説明できない

重要なファイルがあることは分かっていても、「なぜ重要なのか」「どのレベルで守るべきなのか」を説明できないことは少なくありません。結果として、ファイルごとの扱いが曖昧なまま、運用が属人化してしまいます。

ファイルセキュリティの対策方法

こんな状態を目指します

業務起点で考えるファイルセキュリティの進め方

STEP1｜現状整理（業務起点）
まず、業務の中でファイルがどこで作られ、どのように使われ、どこへ共有されているのかを整理します。

• 文書の作成・保管・共有・廃棄の流れを整理
• 図面／技術文書／品質文書／契約書などの洗い出し
• 例外的な運用やグレーな判断も含めて可視化

「ちゃんと管理できているかどうか」を評価するのではなく、事実を整理することから始めます。

STEP2｜守る優先順位の明確化
次に、洗い出したファイルを重要度 × 業務影響の観点で整理します。

• 今すぐ守るべきファイル
• 段階的に対応すべきファイル
• 現時点では影響が小さいもの

を切り分け、「どこまで制御するか」「どこは許容するか」の判断基準を明確にします。

STEP3｜最小構成での実装
いきなり全社に厳格なルールを適用するのではなく、必要最小限の範囲から実装します。

• ファイル分類（ラベル）の初期設計
• 利用・共有に関する基本的な制御
• 導入前の影響シミュレーション

業務への影響を確認しながら、無理のない形で段階的に進めます。

STEP4｜運用定着・自走支援
導入後は、誤検知や過検知への対応、例外判断の整理などを通じて、運用を定着させる支援を行います。

• 運用ルール・判断フローの整理
• ガイドやテンプレートの提供
• 担当者が変わっても続けられる仕組みづくり

最終的には、社内で自走できる状態をゴールとします。