失敗しないペーパーレス ~DXのはじめの一歩~

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なぜペーパーレスからなのか?どうすれば成功するのか?
7分の動画に分かりやすく凝縮

自社の「働き方改革」や「DX」の推進。いざ取りかかってみると、こんな課題が出てくることはありませんか?

・いろいろなソリューションや解決アプローチが存在し、何からどう取り組んでいけばよいのか分からない。
・華々しい理想像はできあがったが、現状とのギャップが大きすぎ、自社変革シナリオとしてのリアリティーを感じない。
・自部門から小さく始められる業務テーマを探ったが、どれも様々な部門が関与しており早々に頓挫。
・仕組みの変更に対する弊害やシステム停止時のリスクを捉え切れておらず、漠然とした不安感がある。

コニカミノルタジャパンがご提供している「文書管理コンサルティングサービス」は、自社実践や多くの成功事例で培った豊富なナレッジを資源とし、お客様企業の業務プロセスの電子化を包括的に支援するサービスです。将来の攻めのITに転じるための、仕込みとして取り組む「ペーパーレス化」のメリットと推進方法について解説しています。

動画の内容をダイジェストでおさらい

企業がペーパーレスに取り組むべき背景

・将来的に「攻めのIT」を実現するためには、間接業務の効率化が必要不可欠
多くの企業におけるIT活用の最終的な狙いは、DX実現でビジネスを加速させ、売上や利益を追求することです。しかし多くの企業ではまだこの段階に到達しておらず、目前の間接業務に多くの時間や手間を取られ、変革をデザイン、推進していくためのリソースを確保できていないことが要因として挙げられます。
間接業務や無駄な業務を無くすために、業務のデジタル化、ペーパーレス化はDXのはじめの一歩として捉えられています。


企業のペーパーレス実施状況

・導入企業では多くがメリットを感じる中、導入できている国内企業は少ない
一般社団法人 日本能率協会の2021年の「ビジネスパーソン1000人調査」によると、「職場におけるペーパーレスにメリットを感じているか?」という質問に対しては、全体の約8割の企業が「メリットを感じている」と答える一方、社内のペーパーレスが「とても進んでいる」あるいは「やや進んでいる」と答えた企業は約4割にとどまり、半数以上が「あまり進んでいない」「まったく進んでいない」となりました。つまり多くの方々がペーパーレスにメリットや魅力を感じていながらも、多数の企業がまだ満足に導入できていないという実態があるようです。


ペーパーレス実施によるメリット

・コスト削減だけではない、さまざまなメリットをいま一度おさらい
企業内の業務の多くをペーパーレス化することにより、以下のようなメリットが得られます。

1. コスト削減:用紙代や印刷代、保管コストの削減
2. 情報のスムーズな利活用:アクセス性や検索性の向上、協働作業の容易化
3. BCP対策:テレワーク対応、被災後のリカバリー性
4. セキュリティー性向上:紛失リスク低減、アクセス権設定

裏を返せば、ペーパーレス化ができていない企業では下記のような課題を抱えている状況と言えます。
・印刷コストや保管コストが掛かっている
・情報取得のために出社が必要で、書類探しにも時間を取られる
・火災等で重要情報を喪失するリスクあり
・紛失や盗み見による情報漏洩リスクが常につきまとう


「何から始めたらいいのか分からない」という方のために

・ペーパーレス化を推進するための3つのステップ
ペーパーレス化を実現させ、今ある様々な課題から脱却したいという思いはあっても、「いざ何から始めれば良いのか分からない」、あるいは「社内に相談できる人がいない」という状況に遭遇することがあります。コニカミノルタジャパンでは、ペーパーレス化のためにやるべきことを大きく分けて3つのステップでご案内していきます。

1. 現状把握
現在どのようなルールで文書や情報が管理されているのか、各部門がペーパーレス化で目指したい姿は何かなどの実態や意識の調査を行います。
2. 現状調査とりまとめ・評価
現存する業務文書の流通量や保管量の集計と、それらの運用ルールを評価し、問題点や重要課題を特定していきます。
3. 改善施策提案
課題に対する改善施策を提案し、業務要件を確定します。

これらをお客様が独力で行おうとしたとき、「限られた時間の中で、部門横断で的確な調査ができるのか」「課題に対する適切な改善策が立てられているか」などの不安があるかと思います。コニカミノルタジャパンの「文書管理コンサルティングサービス」では、人・ルール・システムの3つの観点で、紙を「減らす」「増やさない」「生まない」が実現できるようトータルサポートいたします。

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豊富なナレッジを持つ伴走者と、今から始めるペーパーレス

コニカミノルタジャパンの「文書管理コンサルティングサービス」は、適切な文書管理のあり方を考え、その実現をサポートするサービスです。長年の複合機ビジネスを通じて培ってきた文書電子化&管理に関するナレッジと、自社の働き方改革実践の豊富な経験があるからこそ、お客様企業における課題状況の精細な診断が可能であり、実現性の高い解決策の導入につながります。

豊富な成功事例の一部をサクセスパックからご紹介

「文書管理コンサルティングサービス」ではお客様の企業規模を問わず、様々な業種のお客様での成功事例が豊富に存在します。以下にご紹介する「サクセスパック」は、コニカミノルタジャパンにおけるお客様の導入・成功事例そのものを、新たなお客様に向け販売可能な商品としてご提案しているコンテンツです。

・オフィスリニューアルと共にペーパーレスの導入で働き方改革を強力に推進
オフィスの移転や改装をきっかけに新しい働き方を実現されたいお客様、あるいは従業員の増員やオフィスライトサイジングなどの施策があり、これに対応するためには現在の紙保管を前提としたオフィス設計では対応できないという状況が複数のお客様でありました。オフィスレイアウトを一新することで、従業員は心機一転して新たな働き方への移行のモチベーションが高まるという効果もあります。
コニカミノルタではオフィスデザイン・移転ソリューションと文書管理コンサルティングサービスの組み合わせで、お客様の働き方改革実現を強力にサポートします。

・煩雑な紙文書の承認や各種手続きから解放されたいお客様
文書管理コンサルティングサービスの次にソリューション導入で実現する姿

ハンコのために出社する、出張者が帰社するまで未決済の稟議書が長期間机上に溜まっている、あるいは対応方法が決まっている手続きなのに量が多くて人手が掛かり、仕分けスペースにも悩まされている、というような課題をお持ちのお客様が、ワークフロー改革の一環でペーパーレスに取り組まれた事例も多数存在します。

ペーパーレスが実現すると、働き方はどう進化するのか?

・コニカミノルタの自社実践の中で編み出されたペーパー"ストック"レスとは?
コニカミノルタジャパンでは、業務効率化を推進するための2年間の取り組みの中で、「保管文書ゼロ化」を掲げて推進してきましたが、その中で行き着いた解は必ずしも完全なる「ペーパーレス化」ではありませんでした。紙には紙の良さがあり、オフィスでの紙の利用を完全撤廃することで業務が捗らなくなるのであれば、あえて紙を禁止せず正しい使い方をすることでトータルでの生産性が向上するという解決策でした。

・部門や個人で管理する保管文書が無くなると、働き方はどう進化するのか?
まず紙文書が無くなることで大多数のキャビネットや袖机が無くなり、オフィスエリアを広々と使えるようになります。従業員が部門別の机に縛られることが無くなるため、フリーアドレスの実現が容易になります。これにより、部門間のコミュニケーションが活性化し、情報収集や意思決定のスピードが向上します。

そして、必要なインフラやルールの導入で、生産性の高いテレワークの実現が可能になります。コロナ禍の緊急対策でも、育児中の親が仕方なく利用する制度でもなく、部門間の的確な情報共有とミッション連携の姿を引き出し、企業の底力を発揮する強靭な企業風土を醸成します。

フリーアドレスやテレワークの積極導入によって多様な働き方を受け入れられる風土ができれば、自律的な従業員の意識の醸成が進むと同時に、管理間接部門の単純作業業務の負荷が減り、部門間の情報共有から転じた共創やナレッジの共有が進むでしょう。また、デジタルの力を利用した情報発信力が高まることにより、自社に魅力を感じた企業との共創テーマが増え、オープンイノベーションの創出により飛躍的な生産性向上が見込めるかも知れません。

ここまで行くと嘘のようなシナリオに見えるかもしれませんが、決して絵空事ではありません。以下にご紹介するのは、それらを3つのステップに区切り、架空の企業を舞台にして描いた理想の働き方ご紹介のシナリオ動画です。
コニカミノルタジャパンがこれまで培ってきたナレッジや経験、ソリューションの活用によって「いいじかん設計」が実現できれば、「守りのIT」から「攻めのIT」に転じてDXを実現する自社の姿も描けるでしょう。

・リアルとバーチャルが混在する働き方にフィットする新たなオフィスのあり方の研究と自社実践「つなぐオフィス」
そして今、コニカミノルタジャパンの本社ではABW(Activity Based Working)を採用した「つなぐオフィス」を立ち上げ、新しい働き方を実践しています。

自社の働き方改革推進「次の一手」をお探しのお客様へ

ここまでお読みいただきありがとうございます。コニカミノルタジャパンでは、様々な検討フェーズのお客様に合わせ、各種おすすめのメニューご案内しています。

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