失敗しないDXをスモールスタート　DXの起点は紙業務のシステム化
－AI-OCRと自動化ツールで業務を全体最適－

業務プロセス改革を試みる際、プロセスにおける大量の紙業務や入力作業を前に頭を抱える企業が多い。
そこで、認識率100％を目指せるAI-OCRで紙業務を起点にDXを推進しながら、さらに全体最適したデータ連携の自動化を実現する方法を紹介する。

単なる紙のデータ化や一部業務の自動化ではDXは進まない

多くの企業は、郵送書類やFAXなど紙を扱う作業の他、単純な入力作業などの手作業、「Microsoft Excel」「PDF」などのファイルを人がメールでリレーするような非効率な作業が業務プロセスに残り、生産性の向上を阻む壁になっている。コニカミノルタジャパンの小竹祥孝氏（デジタルワークプレイス事業本部　ICW事業推進統括部　ICW商材開発部）は次のように指摘する。

「企業には、紙やPDFの納品データを会計システムに入力したり、Excelで商品IDとひも付けたり、ピッキングリストや納品指示書をメールで送ったりといった手作業が大量にあります。これらが生産性や労働時間における問題を引き起こしています」

こうした課題に対し、紙書類をデータ化したり手作業を局所的に自動化したりする方法もあるが、「そうした“対症療法”では大幅な効率化は望めない」と話すのはコニカミノルタジャパンの山本一人氏（デジタルワークプレイス事業本部　ICW事業推進統括部　ICW商材開発部）だ。

「企業が目指すべきゴールは単なるデジタル化ではなく、業務プロセス全体の効率化です。人の手を介した作業が要所で残ってしまうと、その先のDXにはつながりません。紙のデータ化はもちろん、そのデータを整理してさまざまなシステムに連携させ、一気通貫で自動化する解決策が必要です」

そのような課題に対応するのが、コニカミノルタジャパンの「aiDocuDroid with ARGOS Low-code」だ。紙文書をスキャンした電子（画像）データや、テキスト情報を含まない電子データをAI-OCRでテキストデータ化してシステムに自動連携させるところまでをカバーする。さらに「これまでの自動化ソリューションの“弱点”を克服することで、より複雑で広範囲な業務プロセスの自動化を可能にします」と小竹氏は言うが、どのような特徴があるのか。

カスタマイズで認識率100％を目指せるAI-OCR

aiDocuDroid with ARGOS Low-codeは、AI-OCRの役割を担う「aiDocuDroid」と自動化の役割を担う「ARGOS Low-code」を組み合わせたツールだ。

小竹氏は「aiDocuDroid」の特徴として、認識率の高さを挙げる。aiDocuDroidは、読み取りキーワードや読み取り領域を一般的な帳票データに指定した場合、96.8％の認識率を実現する（手書き帳票にも対応）。ヘッダに配置されたキーワードを基準に読み取るので行数の増減に伴うレイアウト崩れにも対応し、正確な読み取りが可能だ。

aiDocuDroidのOCR処理画面

ただ、読み取り精度が「9割以上」という文言は他社のAI-OCR製品でもよく耳にする。aiDocuDroidは、導入初期にカスタマイズを加えることで読み取り精度を限りなく100％に近づけられるという。

「検証段階でお客さまのサンプル帳票を読み取った後、カスタマイズを加えます。よく使う単語を辞書登録する他、『けい線が掛かっている』『印影が重なっている』といった読み取りが難しいケースにも対応します。お客さまの帳票を丁寧に調査し、カスタマイズを施すことで他社のOCR製品ではうまく読み取れなかった帳票を、ほぼ100％で読み取れるケースもあります」（小竹氏）

AI-OCRの利用時は、読み取り結果を人間が目視で確認する手間が頻繁に指摘される。9割以上の認識率を誇っていても、どこかに必ず読み取りミスがあるという意識を持ってデータをチェックしなければならず、作業者の負担はあまり減らない場合もある。これに対し、aiDocuDroidは数％の精度向上にコミットすることで、目視による確認、編集の手間を大幅に軽減するという。

ワークフローの自動化とAPI連携でより広範囲な業務を自動化

aiDocuDroidで読み取ったデータを後続のシステムに自動連携させる役割を担うのがARGOS Low-codeだ。人間の作業をコンピュータに代行させて業務を自動化できる。ARGOS Low-codeは、シナリオ作成「STU」、シナリオ実行「PAM」、シナリオ管理「Supervisor」の3つのアプリケーションから成る。

ARGOS Low-codeを構成する3つのアプリケーション

業務プロセスを自動化するには、まずシナリオ作成アプリのSTUを使って業務の手順に沿ったシナリオを作成する。用意されているアイコン（自動化の部品）をドラッグ＆ドロップで並べ、各種パラメーターを設定する簡単な作業だ。プログラミングの専門知識がない現場担当者でも容易に開発できる。

ノーコード／ローコードで作ったシナリオは、実行アプリで動作させる。シナリオの実行環境として、WindowsだけでなくLinux、macOS、Androidをサポートしている点もポイントだ。PCだけでなくタブレットでもシナリオを実行できるため、「どのような業務プロセスにも合う柔軟なシナリオを作れます」と開発・提供元であるアルゴスサービスジャパン　代表取締役の佐藤茂之氏は話す。

シナリオ管理ツールのSupervisorは、作成したシナリオの実行タイミングなどを制御する。

ARGOS Low-codeによるシナリオ作成

ARGOS Low-codeは、デスクトップ上の処理だけでなく、APIでシステム同士を連携させることでデスクトップを介さない処理も自動化する。

「APIによるデータの連携は、PCの画面を介さないので高速ですし、WebページのUI変更など外部環境の影響を受けにくいことがメリットです。シナリオも複雑にならず、メンテナンス性も非常に高いと言えます」（佐藤氏）

ARGOS Low-codeではコネクターをプラグインと呼び、「Microsoft 365」や「Salesforce」といった広く使われる業務アプリケーションを操作するためのAPIや標準プラグインを約200種用意している。自社の業務にマッチしたシナリオが作れない場合は、プラグインを独自開発することも可能だ。そうすることで、頻繁にローコードツールの弱点になる「コネクターの限界が開発の限界」という点を克服している。

「ARGOS Low-codeは、最適なツールボックスをユーザーが構築できることを一番の差別化ポイントとしています。Pythonベースのアーキテクチャであるため、世界中のPythonソリューションから独自のローコードプラグインを追加でき、テンプレートやユーティリティーなどのSDKが充実しています」（佐藤氏）

aiDocuDroidとARGOS Low-codeはそれぞれ単体での利用も可能だが、組み合わせることでより広範囲の業務自動化につながる。150万円程度から利用でき、手作業の自動化をスモールスタートさせたいというニーズにもマッチする。

毎日200枚の複雑なFAX処理を自動化

実際に多くの企業がaiDocuDroid with ARGOS Low-codeを導入して成果を出している。

ある食品物流会社には、EDIシステムから取得した受注データ（CSV）を担当者がExcelに変換・集計し、そのファイルを関係各所にメールで送信し、最後にFAXで送信する業務プロセスがあった。このプロセスは人手による作業時間がかかることに加え、人的ミスに起因するトラック追加手配などの損失も発生することが課題だった。

aiDocuDroid with ARGOS Low-codeでこのプロセスを自動化したところ、業務負担が大幅に軽減され、週末祝日出勤の99％の削減や月次5時間の勤務時間の削減を実現した。人的ミスもほぼなくなるなど、投資額以上の効果が表れた。

別の食品物流会社では、担当者が毎日200枚以上の発注書をFAXで受領し、仕分け後に内容を注文書に転記し、上長による承認を経て仕入れ先に送付していた。この業務プロセスにaiDocuDroid with ARGOS Low-codeを導入して一連のフローを自動化することで、大幅な業務時間の短縮につながった。

「この業務プロセスでは、FAXとの連携コネクターをプラグインとして構築することで、アナログ作業をより広範囲に自動化できている点がポイントです。aiDocuDroidで読み取ったFAX発注書の内容をARGOS Low-codeで整理し、『読み取った帳票の計算が合っているかどうか』といった観点でも集計するシナリオを組み込んでいるので、担当者の確認作業が最低限で済むようになりました」（山本氏）

aiDocuDroid with ARGOS Low-codeの導入後、人手の作業は担当者による簡単な確認作業と上長の承認のみになったという。

山本氏は、「発注書の処理といった一部の業務の自動化から開始して、効果が出た後に他の業務の自動化、さらには他部署への展開と広げていきました」と話す。小竹氏も、「aiDocuDroid with ARGOS Low-codeは、スモールスタートで始めて徐々に効果を実感しながら自動化の範囲を拡大することで、企業のDXへつなげられる製品です」と言い、次のように続けた。

「AI-OCRやRPAでは今までうまくいかなかった、独自の業務プロセスの自動化にもコミットできるのがaiDocuDroid with ARGOS Low-codeです。RPAの失敗体験がある企業や、DX投資に踏み切れない企業、DXの成果が感じられず取り組みを見直したい企業に、自動化のノウハウを持つコニカミノルタが導入の支援をします。『失敗しないDX』のファーストステップにつながるソリューションとなるでしょう」