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グリー株式会社 様

契約書の検索性と管理の課題を一挙解決。
クラウドサービス「Box」と連携し、紙文書電子化作業の効率化を実現

東京、六本木ヒルズにオフィスを構えるグリー株式会社様は、クラウド化推進にともないファイルサーバーの移行先として「Box」を選択。その運用性をさらに高めるために、コニカミノルタの「Dispatcher Phoenix(ディスパッチャーフェニックス)」を導入されました。現在、契約書の電子化作業に活用され、検索性の向上、入力作業の軽減に力を発揮しています。

導入前の課題

課題

  • 「Box」を活用する必然性をさらに高めたい
  • 電子化した契約書の活用度をもっと上げたい
  • 契約書管理・保管のための手間を軽減したい

解決

  • 「Box」と連携した「Dispatcher Phoenix」の導入
  • OCR機能で、契約書の全文検索を実現
  • 電子化から格納までにかかる工数を1/3 に削減

背景

ファイルサーバーの刷新で「Box」の活用へ

ソーシャルゲームをはじめ、多彩なIT サービスを提供しているグリー様。「少人数で効率的な体制により、多くのサービスを、お客さまにスピーディーに提供していくのが我々のミッションです。それを実現する一つの方向が、クラウドの活用。具体的にはクラウドベースのコンテンツ・マネジメント・プラットォーム『Box』の導入でした」と、お話いただいたのは、情報システム部シニアマネージャーの岡田寛史様。

クラウドへの移行というカタチで推進されたのは、ドキュメントは電子化して「Box」に上げていくというワークスタイル。そこで生まれてきたのが、この「Box」を使う必然性を、もう一歩踏み込んで高められないかという考えでした。「『Box』に格納した書類を、OCR機能でテキスト化できれば、全文検索が可能になります。『Box』の強力な検索機能がさらに活用できます」とは情報システム部長の村上 智様。
こうしてグリー様のニーズに応えるOCRソリューション探しが始まりました。

情報システム部長 村上 智 様

採用されたのはコニカミノルタのOCRソリューション

「複合機メーカーさんをはじめ、OCRソリューションを持つ複数の企業さんにお声掛けさせていただきました」と岡田様。
さまざまな企業のソリューションやアプリケーションが検討の俎上に置かれました。その中に、コニカミノルタの「Dispatcher Phoenix」も含まれていました。「選択の第一条件は、もちろん『Box』との連動性。他にもセルフインテグレーションしたり、仕様をカスタマイズしたりすれば使えるソリューションはありました。しかし、我々のニーズに今すぐに応えられるソリューションは、コニカミノルタさんだけでした」とは村上様。

即戦力で、「Box」と連携して使えること、さらにOCR機能の精度、使いやすさ、発展性なども考慮され選ばれたのが「Dispatcher Phoenix」でした。


開発本部 情報システム部
IT マネジメントグループ
シニアマネージャー 岡田 寛史 様

導入の効果

契約書の保存場所と検索問題を解決

導入後、情報システム部がまず活用を考えたのが、法務部門の文書管理への活用でした。「弊社は、業務上、大量に契約書が発生します。その管理業務の効率化に活用できるのではないかと着目しました」と岡田様。
契約書は、紙文書であるため保管場所が必要です。また、画像データとして保存され、テキスト化されていないため、検索性に難がありました。
「『Dispatcher Phoenix』と『Box』が連携することで、すべて電子化され、ロッカーなど保存場所が不要になります。また高精度OCRにより、全文検索が実現し、『Box』の検索機能を使うことで目的の文書をすぐに見つけられます。これまでのように、タイトルやタグによる検索だけでなく、フリーワードで検索が可能になり、自由度が格段にアップしました」(岡田様)。

スキャンから格納までの工数が1/3に削減

もう一つ「Dispatcher Phoenix」導入の大きな効果は、法務部スタッフの作業負荷の軽減を実現したことです。タスクオートメーションソリューションの名前通り、スキャンから「Box」への格納までの工程を自動化できることが大きな特長。これまで契約書のデータ管理は、専任のスタッフがスキャンして、データベースソフトと紐付け、タグ付けをして、ファイルをリネーム、それを所定の場所に格納……といくつもの手作業と時間が必要でした。
「これからはスキャンして、あとは『Dispatcher Phoenix』が自動的に処理。手作業の部分がまるごとカットできました。工数にしておよそ、1/3 になったのではないでしょうか」と村上様。

さらに契約書の電子化・管理のためだけに専任のスタッフをつける必要がなくなったとのこと。大幅な作業効率化と、業務軽減が図られました。

オペレーションも簡単、迅速なサポートにも満足

タスク自動化のための操作も「Dispatcher Phoenix」は簡単です。
「ユーザーインターフェースが非常にわかりやすくて、タスクフローもすぐ作れます。私は導入したその日に、簡単なタスクフローは作れるようになりました」とは、情報システム部IT 基盤チームマネージャーの鈴木敏之様。

タスクのアイコンを選んで、それぞれのプロパティを設定、それを組み合わせるだけ。ドラッグ&ドロップで、直感的に、タスクフローを構築できます。
「コニカミノルタさんの対応も、レスポンスが早くて丁寧ですね。メールで問い合わせると、1 時間以内に確実に返事が入ってくる。お陰様で、操作に関して困ることはほぼありませんでした」。オペレーションを担当する鈴木様にサポートの実感を語っていただきました。


開発本部 情報システム部
IT マネジメントグループ
IT 基盤チーム マネージャー
鈴木 敏之 様

グリー様における紙文書電子化の自動化

Before:手作業でのルーチンワーク
After : Dispatcher Phoenix導入

コニカミノルタの「Dispatcher Phoenix」主な満足ポイント!

  • 複雑なタスクをボタン一つで自動化できる処理能力
  • 「Box」やbizhub など、多彩な機器と連携できる発展性
  • スピーディーで丁寧なコニカミノルタのサポート体制

今後の展開

「Dispatcher Phoenix」活用の全社的な展開を

契約書以外にも活用を考えていらっしゃるのか、「Dispatcher Phoenix」の今後の展開についてお伺いしました。
「紙文書の電子化によるペーパーレス化、ファイルサーバーの『Box』への置き換えは、これからも推進します。『Dispatcher Phoenix』の活用も、経理、人事、総務、広報など、より多くの部門へ推し進めていきたいと考えています」と村上様。
「たとえば、立替経費精算の処理に使えないかと模索しています」とは岡田様。
これは個々人のスタッフのスマートフォンで撮った立替伝票を、電子化、OCR化して処理することになります。「Dispatcher Phoenix」のオープンな仕様ならば、モバイルデバイスと連携して、こんな可能性も広がります。

複合機との連携も視野に

複合機との連携についても、「bizhub のパネルから、タスクフローを 実行できると聞いています。複合機の上で領収書をスキャンして、そのまま経費精算が完了できたら、便利だろうなと思いますね」と村上様。
クラウド化への取り組みで、業務負担の軽減、作業効率のアップ、ビジネスのスピード化を図るグリー様。「DispatcherPhoenix」は、その重要な一翼を担っています。

導入サービス

プロフィール

名称 グリー株式会社
住所 東京都港区六本木6-10-1 六本木ヒルズ森タワー
設立 2004年12月
従業員数 1,516人(グループ全体・2016年3月末現在)
事業内容
  • ゲーム事業
  • コマース・ライフスタイル事業
  • コミュニティ・メディア事業
  • 広告事業
  • 投資事業
ホームページ
概要 「インターネットを通じて、世界をより良くする」をミッションに掲げる総合インターネット企業。ソーシャルネットワークを創業のビジネスとして誕生し、ソーシャルゲームを軸に成長。最近ではゲーム以外にも進出し、コマース・ライフスタイル事業、コミュニティ・メディア事業、広告事業、投資事業など、インターネットをベースとした多彩なサービスを展開し、ビジネスの領域を広げている。
取材 2016年2月

記載されている情報は取材時のものであり、閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。

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