文書電子化から始めるフリーアドレスで社内コミュニケーションの活性化実現

【Point】

個人や部門単位で管理している紙文書が多いと、その従業員はキャビネットや袖机に近い席以外使用することが出来ず、フリーアドレスはすぐに形骸化してしまいます。

これまで紙文書で業務を行ってきたしがらみから解放されるには、現存する大量の保管文書のうち、不要なものの廃棄と、必要なもののスキャン電子化から着手すべきですが、その見極めや作業要領に関する知識や経験が無いと困難を極めることになるでしょう。

コニカミノルタでは、自社実践で培ってきた文書電子化のナレッジを活かし、ルール策定や、文書電子化や保管をまとめて引き受けるソリューションを通じてお客様の働く現場の文書電子化を短期間で実現し、フリーアドレスやテレワーク実現の足掛かりを作ります。

【Point】

今ある紙文書を電子化したとしても、他社から郵送やFAXで受け取ったり、あるいは会議でメモを書き入れたりと、日々の業務の中で紙文書が無くなるわけではありません。そんな中では保管文書を電子化しても働き方を変えられず、紙保管のリバウンド。そんな事を懸念される方も多いのではないでしょうか。

コニカミノルタのソリューションでは、普段の業務をPC上で実施できる環境を作りつつ、時折入って来る紙の情報を上手に取り込み、スマートな業務遂行を実現します。複合機のメーカーだからこそ、紙を排除せずそれらと共存させらながら業務の電子化を加速させられるナレッジや解決法を多く持っています。

お客様従業員の中にITを熟知した方が居なくても、コニカミノルタがお客様企業のIT運用をまるごとお引き受けします。FAX電子化、クラウドストレージ連携、バックアップソリューションの導入、PCの故障対応から日々のPCの使い方の問い合わせ対応まで、幅広いサポートで快適な業務環境を実現します。

【Point】

Step フリーアドレスの導入で普門や階層を超えた席替えを実現しても、隣や向かいの人同士で会話が出来なければ、コミュニケーションの活性化には繋がりません。自然と会話が弾んでいる時は良いのですが、例えば向かいの席で先輩社員が少々難しそうな表情をしている場合、伝えたいことがあっても話しかけるのに躊躇してしまうのではないでしょうか。

コニカミノルタが推進するフリーアドレスは、例えば1人作業に没頭する人が使うソロワーク席や、空いていれば予約なしですぐに使える少人数打ち合わせ席など、目的に応じてエリア別のルール設定されたオフィスにて展開。これにより、今着席している位置で話しかけて良いのかどうかが分かり、従業員同士の新たな発見や、スピーディーなコミュニケーション促進に繋がります。

また、ノートPC、セキュアWi-Fi、会社用携帯電話により、いつでも簡単に座席を移動できるような機器とインフラを導入することで、フリーアドレスの活性化を後押し。これに加えて、オフィス全体や複合機などに潜むウイルスや菌の活性化を抑止するタイプの感染症対策を施すことにより、いつでも安心してオフィスに従業員が集える環境作りを後押しします。