コンプライアンス
コンプライアンスの基本的な考え方・推進体制
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基本的な考え方
企業倫理や社内規則類も含めたコンプライアンスを推進しています。
法令を遵守することはもちろん、企業倫理や、私たちが正しいと信じることを定めた社内規則類を遵守していくことも必要です。この「法令・企業倫理・社内規則類」の３つを遵守することがコニカミノルタのコンプライアンスです。
コニカミノルタグループでは、コンプライアンスを強固に推進するために、企業および全従業員に求められる行動を明確にし、グローバルな推進体制のもとで、グループ施策を実行しています。まず、「６つのバリュー」に基づき、経営理念と経営ビジョンを一人ひとりの行動に展開し、コニカミノルタフィロソフィー体現に向けた駆動力を生み出すために、2022年、「コニカミノルタグループ行動憲章」を改定しました。
さらに、この行動憲章についてグループで働く一人ひとりが共通した理解を持ち、実践できるように、望ましい具体的な行動を示した｢コニカミノルタグループ行動憲章ガイダンス｣を制定し、コンプライアンスの実践を推進しています。
コンプライアンスを実践し、ステークホルダーから信頼を得ることは、持続的に業績や企業価値を向上させることにつながります。コンプライアンスは、将来企業に収益をもたらすことが期待されている「資産」です。
コニカミノルタは今後も、国や地域によって異なる法令、文化、慣習を考慮しながら、グループ・グローバルにコンプライアンスを推進していきます。
■コニカミノルタグループのコンプライアンスの範囲
グループコンプライアンス推進体制
グループ全体を統括するコンプライアンス推進体制を構築しています。
コニカミノルタでは、グループコンプライアンスの最終責任者であるコニカミノルタ（株）代表執行役社長のもと、取締役会で任命されたコンプライアンス担当役員が、グループコンプライアンス推進上の重要事項を決定し、腐敗防止や個人情報保護をはじめとするコンプライアンス遵守と推進を統括する責務を負っています。その遂行のため、担当役員の諮問機関として、事業およびコーポレートの各機能を担当する役員で構成される「グループコンプライアンス委員会」を組織しています。
また、コニカミノルタ（株）では、各部門の部門長が自部門の責任者として、国内外のグループ会社では各社の社長が自社の責任者として、それぞれコンプライアンスの推進を行う体制としています。なお、コンプライアンス担当役員は、グループ内の推進状況や重要な問題に関して、定期的に監査委員会に報告しています。
■コンプライアンス推進体制
グループ・グローバルな支援体制
コンプライアンス活動におけるグループ連携を強化しています。
コンプライアンス担当役員の補佐のため、コニカミノルタ（株）の法務部がコンプライアンス推進支援部署として、コンプライアンス推進上の重要事項や推進施策の立案を行うとともに、各部門・グループ各社の活動を直接的、間接的に支援し、横断的な情報管理をサポートしています。
さらに担当役員は、欧州、北米、中国および東南アジアにおけるコンプライアンス推進支援役を任命し、海外各地域の実情に応じた推進活動を実行しています。
2022年度も、コンプライアンス推進支援部署と各地域推進支援役とが連携して、新規に買収した国内外の会社や小規模のグループ会社に対するコンプライアンス導入支援を行い、グループ全体におけるコンプライアンスの定着に注力しました。
コンプライアンス推進計画の作成と推進状況の確認
コンプライアンス推進計画を作成し、各部門およびグループ各社に施策の推進状況の報告を義務づけています。
コニカミノルタでは、社会的要求の将来動向とコンプライアンスリスクアセスメントの結果を考慮して重要課題を特定し、中期推進計画を作成しています。さらに中期の計画に基づき、各年度の方針および計画を作成し、各部門およびグループ各社に、それに従った施策の実施を要請しています。2022年度も、各部門が、管理下にある子会社も含めて、それぞれの事業領域におけるリスクも加味して独自の計画を立て、施策を実施しました。
コニカミノルタ（株）の各部門および国内グループ会社の責任者は毎月、海外グループ会社の責任者は四半期ごとに、それぞれ自部門または自社におけるコンプライアンス施策の推進状況と問題について記載した報告書を作成し、コンプライアンス担当役員に報告することが義務づけられています。「コニカミノルタグループ行動憲章」の違反につながる重大な問題が起きた場合には、担当役員への即時の報告が求められています。
担当役員になされたこれらの報告をもとに、コンプライアンス推進支援部署と各地域推進支援役が適宜連携して、グループ全体の活動を展開し、課題については次年度の計画に反映しています。
代表執行役社長の直轄組織である経営監査室はコニカミノルタ（株）および国内・海外子会社の内部監査を行っています。内部監査はコンプライアンスの視点からも行われ、年次計画に従った施策の実施状況やコンプライアンスを徹底するための体制について細かくチェックされます。抽出された課題については、是正計画が作成され、推進支援部署や各地域推進支援役の支援を受けて実施され、フォローアップ監査で確認されます。
2022年度のコンプライアンス問題発生件数は、ESGデータの「ガバナンスデータ」に記載していますように、社外に報告すべき問題はありませんでした。
内部通報制度「ヘルプライン」
グループ各社でシステムの整備、改善に取り組んでいます。
コニカミノルタの内部通報制度「ヘルプライン」
■コニカミノルタの内部通報制度「ヘルプライン」
コニカミノルタでは、国内のグループ会社の従業員がコンプライアンスに反する行為を発見した場合、法務部長、ヘルプライン担当または外部の弁護士（社外窓口）に、電話、電子メールなど複数の手段で直接連絡、相談できる「ヘルプライン」を設けています。
海外にも内部通報制度「ヘルプライン」窓口を設けています。米国の情報機器の販売会社コニカミノルタビジネスソリューションズUSA社は、カナダを含む北米全域をカバーする内部通報制度窓口「ヘルプライン」を設置しています。欧州では、欧州全域のグループ会社を対象とした24時間・複数言語対応可能な通報システムを導入しています。さらに、中国国内のすべてのグループ会社（香港法人を除く）を対象とした外部の弁護士が通報を受け付ける内部通報制度社外窓口を設置。東南アジアでも、コニカミノルタビジネスソリューションズアジア社（シンガポール）にて、東南アジアのグループ会社を対象とした内部通報窓口を設置しています。 なお、上記以外の国における内部通報は、各社通報窓口とは別に直接コニカミノルタ（株）でも受け付けています。
また従業員だけではなく、日本、中国、ASEANのサプライヤーにも「ヘルプライン」窓口を拡大し、北米のステークホルダーにも順次拡大しています。これらの通報窓口へは、匿名でも連絡・相談が可能です。また、窓口に連絡・相談したことで、通報者が不利益を被ることはありません。寄せられた通報については、調査の必要性を公正・公平かつ誠実に検討し、通報者に今後の対応について連絡するとともに、内部通報によって得た情報は調査に関わる者のみで共有し、通報者に不利益を与えない運用を行っています。コンプライアンス上の問題があった場合には通報システムの主幹部門が関係部門と連携し是正するとともに、再発防止を図っています。
グループコンプライアンス担当役員は、これらの内部通報情報を定期的に監査委員会に報告しています。 2022年度は、日本の内部通報窓口に11件、海外における通報窓口へ38件の通報がありました。
2022年度の内部通報のうち、人権関連（パワーハラスメント／セクシュアルハラスメント／差別／不適切な扱い）の内部通報件数は、国内7件、海外17件でした。 2022年度は、これらの内部通報窓口に対して、社外に報告すべき重要問題の通報はありませんでした。
