KONICA MINOLTA

マニュアル“作成・共有・一元管理”クラウドサービス
AiLingual(アイリンガル)

機械・販売業

コニカミノルタジャパン株式会社

高いレベルの顧客サポート、スタッフ業務の工数削減に貢献

  • 導入
    背景

    • ・常に最新情報が載っているマニュアルを提供したい
    • ・現場トラブルにかかる時間や工数、手間を減らしたい
    • ・現場の質問や工夫をナレッジとして蓄積したい
  • 導入
    効果

    • ・「AiLingual」でマニュアルをスピーディーに簡単作成
    • ・高い閲覧性、検索性で問い合わせや作業工数が減少
    • ・現場やお客様からの意見をフィードバック機能で活用
  • 今後の
    展望

    • ・すべてのマニュアルをAiLingualで一括管理
    • ・翻訳機能を使って多言語化マニュアルで海外進出

お客様プロフィール

コニカミノルタジャパン株式会社
新規事業推進のために業務マニュアル“作れる・訳せる・配れる”ナレッジ共有ツール AiLingual(アイリンガル)を導入しました。

  • ● 業種:機械・販売業
  • ● 事業内容:複合機(MFP)・プリンター、印刷用機器、ヘルスケア用機器、産業用計測機器などの販売

ご担当者様 前畠一公さん

mobotix モボティクスmobotix モボティクス

ドイツ生まれのIPネットワークカメラシステム国内MOBOTIX(モボティクス)事業を推進するコニカミノルタジャパン株式会社 新規事業統括部。最新の日本語マニュアルがなく、また高機能ゆえ幅広い用途に使えるため、お客様への出荷や、設置、保守対応、作業手順の標準化に問題を抱えていました。これらの課題に対応するため、クラウド型ナレッジ共有プラットフォーム「AiLingual」を導入。操作説明、メンテナンス、セットアップ情報、作業手順などさまざまなナレッジを共有して成長し続けるマニュアルを作成し、現場トラブルの減少や工数削減、さらにはマニュアル作成に要する時間、コストの大幅削減も実現しました。

AiLingual導入の背景

現場からの問い合わせが多いため
分かりやすいマニュアルを提供したい

「私はいま、新規事業としてドイツ生まれのIP ネットワークカメラシステムMOBOTIX の販売促進を担当しています」と話すのは、コニカミノルタの新規事業統括部 IoT 事業推進部マーケティング企画グループ前畠一公さん。MOBOTIX は、高度な分散処理機能を搭載していることが特長で、セキュリティーやマーケティング分野などいろいろな用途に使えます。「それだけに、現場からの問い合わせやサポート要請も多く、それに応える我々の人的リソースも不足します。特に我々が提案する新しい使い方は日本語のマニュアルにありません。皆様にわかりやすいマニュアルを提供するいい方法はないかと考えていました」。

MOBOTIXの多様な用途 (MOBOTIXの詳細はこちら

AiLingual導入の決め手

ナレッジ共有プラットフォームでマニュアル作成したい

ワープロソフトや表計算ソフトでマニュアルを作る方法も考えたそうですが、それでは新しい情報が追加される度に、新たに作り直す必要があります。また、どれが最新バージョンなのか、どのバージョンを提供したのかという管理が必要になってきます。「標準でマニュアルに特化したツールがないかと探していたときに、当社の製品にぴったりのものが見つかりました」。それが、ナレッジ共有プラットフォーム「AiLingual」でした。

「AiLingual」は、 作れる、訳せる、配れるクラウド型ナレッジ共有プラットフォームです。テキスト、画像、動画を含んだ業務マニュアルを簡単に作れ、20 カ国以上の言語を学習機能付きのAI で翻訳することが可能。さらに作ったデータを一元管理し、スタッフや関係者と迅速に共有できます。「これを使えば、新しいデータをどんどん追加していくだけ。更新の度にマニュアルを作り直す必要がありません」と前畠さん。以降、MOBOTIX の業務マニュアルは「AiLingual」で作成されることになりました。>

AiLingualの導入効果①

ナレッジ共有をスピーディーに

「『AiLingual』の導入により、常に最新情報をマニュアルに載せて現場に提供できるようになりました」と前畠さん。従来では、紙に印刷して配布、もしくはメールやファイルサーバーで共有していました。紙の運用だとコストと更新の時間が掛かってしまいます。また、メールでの共有だと最新情報の管理や閲覧方法はスタッフ任せになり、各人のIT リテラシーによりバラつきが生じます。「このツールなら、マニュアルを一元管理し、更新も簡単、スピーディーに共有することができます」とのこと。さらにシンプルな編集画面が大きなメリットだと前畠さん。 「できることがいろいろあると、機能を覚えるのも大変です。『AiLingual』のインターフェースは必要な機能が絞られているため、特別なスキルがなくてもマニュアルの作成が簡単にできるわけです」。

MOBOTIXの設置説明をAiLingual上で共有

AiLingualの導入効果②

見やすいマニュアルに速やかにアクセス

IP ネットワークカメラシステムは、多機能なだけにマニュアルに載せる情報も大量になります。「AiLingual」は、タグ付けができるので分類も簡単。「現在マニュアルには、約50 のコンテンツがありますが、これをフォルダ別に格納してしまうと情報を探すのはなかなか難しい。タグ管理なら複数の項目が付けられるので、少ない操作で目的のファイルに到達できます」とのこと。また、マルチデバイスに対応し、PC だけでなくタブレットやスマートフォンの画面に最適化されたレイアウトで閲覧できるのも、サポート業務には嬉しい機能です。

「メンテナンス等で、PC を開いて画面を見ながら作業するのは大変です。タブレットの見やすい画面で現場対応ができてとても助かっています」。さらにその情報は、内容によってグループやユーザー等を指定して公開することが可能。「セットアップ作業や作業手順についてはスタッフを指定して公開しています」。

AiLingualの導入効果③

成長するマニュアルで
お客様にも、販売する側にも大きな効果

「現在『AiLingual』は、マニュアルとして3 つの用途で使っています」と前畠さん。1 つ目は、お客様にお届けするまでのセットアップ手順書として使う作業マニュアル。2 つ目が、部内の人間に業務手順を説明する業務マニュアル。3 つ目は、最近気づいた新しい用途で、お客様に見ていただくためのユーザーマニュアルです。このツールには、お客様がコメントを付けられるフィードバック機能があります。「スキルの高いお客様に、新たな課題を提示してもらったり、これまでにない使い方を提案されることもあるんです」。そんな情報もナレッジとして共有していけます。「つまり、マニュアルをどんどん育てていけるわけですね」。

「『AiLingual』の導入によって、コニカミノルタ内の営業と販促、エンジニアとのやり取りも減り、フロントにいるスタッフにも余裕が生まれ、モチベーションアップにもつながっています。また、お客様からの問い合わせは大きく減少しました」。「マニュアルの配信も、担当者自身がクラウドにアップするだけと簡単です」。例えばマニュアルを作ってWeb に公開するというやり方だと、Web を管理するスタッフがワンクッション、間に入る必要があります。さらに、クラウドによるマニュアル配信は、従来の紙やPDF でのマニュアル作成にかかっていたコストや時間を大幅に削減。「すべて自分たちで作成し共有できるので、高い品質を求めなければ、外部の業者にマニュアル作成を依頼するのと比較すると、費用はほぼ1/10、作成期間も1/4 に削減できたのではないでしょうか」。

今後の展望

これからはマニュアル管理を
すべて「AiLingual」で

「AiLingual」の重要な機能のひとつとして、翻訳機能があります。「MOBOTIX はもともとドイツ製で、機器のマニュアルはすべて英語です」と前畠さん。この機能については、現状のマニュアル作業が一段落したら、英語マニュアルの翻訳に活用していきたいと言います。お客様はもちろん、社内のセットアップや保守のマニュアルに、そして機器の教育ツールとしても。「ゆくゆくはマニュアルドキュメントの管理をすべてこのツールで行いたいですね」と今後の展望を語ります。

最後に、自社実践の経験をもとに、「AiLingual」がどんな用途に向いているかをお尋ねしました。「業務マニュアル、手順書にぴったりだと思いますが、特に海外の製品を国内で扱う業務や、新しい使い方がどんどん生まれる製品に大きな力を発揮すると思います」。手軽にナレッジを蓄積し、成長させていける新しいタイプの情報共有ツールであることを改めて強調してくれました。

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