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文書統制システム

文書統制の必要性

企業は常に企業価値を向上させなければなりません。
その為には、業務の有効性や効率性を向上させ競争力を高めるとともに、財務報告などメッセージの信頼性確保や内部統制徹底によるコンプライアンス遵守など、ステークホルダーの信頼を得ることが不可欠です。
社員を管理・統制する、企業メッセージを発信する、お客様に商品を説明するなど、これらをつかさどる文書…文書統制(コントロール)無くして、企業活動を統制(コントロール)することはできません。
特に、内部規程、作業規程、契約書、定款、約款、各種マニュアルなどといった重要ビジネス文書では、整合性や正確性、即時性が常に担保されていなければなりません。
企業活動をコントロールするために、文書を統制(コントロール)することは企業の重要課題です。

文書統制にまつわる課題

  • 誰がいつどのように改訂したのか不明、改訂理由が不明
  • 文書と文書が参照し合っており、ある文書を変更した場合、他の文書への影響範囲を調べるのが大変
  • 文書内や文書間で語句や呼称の使い方に統一性が無い
  • 文書が属人的な管理となっており、一元管理できていない
  • 文書のメンテナンス作業が煩雑だ
  • 改訂が追いつかず、問い合わせが日常化している

課題を解決するコニカミノルタ文書統制ソリューション

コニカミノルタ文書統制ソリューションは、文書の発生、公開、改訂といった文書ライフサイクルにおいて、その整合性や正確性、即時性を担保するシステムです。
内容の精度・厳密さが要求される重要ビジネス文書に対し、特に有効です。

コニカミノルタ文書統制ソリューションの特長的な機能

  • 新旧対照表自動生成機能
    改訂時、改訂箇所を自動的にサマライズして生成
    2世代間だけでなく、全世代を一括で対照比較
    全世代中、好きな組み合わせで対照比較
  • 引用点検機能
    改訂前後で語句を整合性チェックし、不整合箇所を自動検出
  • 排他アクセス制御機能
    複数ユーザーでの文書共同制作が可能
  • 文書パーツの共有・流用(派生)管理
    マニュアル等によく見られる、複数文書間における文書の部分共用
  • 文書間の関係性管理
    条例などによく見られる、複雑に参照し合う文書間の関係性を完全管理

コニカミノルタ文書統制ソリューションを導入することで、今まで人手に頼っていた業務フローがシステム化され、正確性と効率性を高次元で両立させると同時にトータルコストの削減を実現します。

用途はさまざま

取扱説明書、業務マニュアル、技術マニュアル、応対マニュアル、
作業指示書、保険約款、約款、対応マニュアル、製品仕様書、業務規程、
内部規程…
などの整合性が不可欠な重要文書に有効です。

豊富な実績

地方自治体 法令・条例管理、公文書管理
大手自動車メーカー 自動車整備マニュアル
中央省庁 法令、条例管理&自動点検システム
大手物流会社 社内規程集
銀行 顧客応対マニュアル
大手電子機器製造業 技術マニュアル

などの豊富な導入実績を有しています。
弊社のサイトで、佐賀県様の電子県庁(公文書管理)システム構築事例を紹介しています。
また、J-SOX対応文書統制バージョンもご用意しています。

コニカミノルタの強み

コニカミノルタも自社業務にこのソリューションを利用しています。
豊富なシステムインテグレーション経験と、ユーザーならではの視点で、お客様に最適な文書統制システムを提案、構築することができます。

コニカミノルタ文書統制ソリューションは、K-PLEX IncのChangeMagicエンジンを利用して開発したものです。

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