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文書統制システム

佐賀県様 新電子県庁システム 導入事例

顧客名 佐賀県

佐賀県

所在地 〒840-8570 佐賀市城内1丁目1-59

ホームページ http://www.pref.saga.lg.jp/New Window


佐賀県庁

佐賀県では、平成22年5月に全職員が当たり前のように ICT を使いこなし、業務の効率化を実現できる "全国最先端の ICT 化" を目指して、電子県庁システム(電子申請、県庁ポータルサイト、職員ポータルサイト、文書管理/電子決裁で構成)を刷新いたしました。

電子自治体に係る国の動向、近年の技術革新といった外部環境や佐賀県庁における情報システム環境の現状を踏まえ、この新電子県庁システムは、サービスの利用者(県民・企業および職員)の視点に立ち、1.「利用者の利便性の向上」、2.「行政業務の効率化」、3.「ITコストの削減」を目指して再構築されました。

課題 - 導入前のニーズ・課題

佐賀県では、従来の電子県庁システムの課題を次のように認識していました。

従来の電子県庁システムの課題

  1. 各々の課毎に個別にシステム構築を進めた事により、個別最適化されたシステム、
    いわゆる「サイロ化」と呼ばれる分断状態となっており、機能拡張などが困難となっていた
  2. ベンダーの独自技術で開発されたシステム導入により、担当ベンダー以外に、
    システムの中身を把握できなくなり、結果として追加開発・改修費用が高額となっていた
  3. 縦割りシステムの集合体であるが故に、情報の流れがスムーズでなく、パフォーマンスの悪化を招いていた

これらのシステムが抱える課題を解消し、佐賀県の情報通信システム基盤を長期にわたって活用可能にするため、徹底的に情報と資源のあり方を見直すとともに、標準化され、世の中に広く普及した技術や、それらの技術を用いた製品、且つ高い評価を受けているものを積極的に採用、活用する方針を固めました。


佐賀県 CIO 川島宏一氏
佐賀県のCIOである川島氏は当時を次のように振り返ります。
「実際にシステム構築の契約を行ったのは 2009年7月10日ですが、実はそれに先立つ 2008年7月から 2009年3月までの間、『イノベーション "さが" プロジェクト (公共サービス共同研究推進事業)』の一環として、ポータルサイトのほか、業務の見える化など複数のテーマについて、マイクロソフト社と共同研究を行ってきました。このときの共同研究の結果を受けて、新電子県庁システムの最適な形を追求した結果、このような新たなシステム化の道筋が見えてきたのです。」

佐賀県とマイクロソフト社が共同で行ったポータルサイトに関する研究のテーマは、「最適な構築手法」でした。それは、従来の電子県庁システムの課題を解消し、標準化された技術を用いた汎用的な製品を活用することで、佐賀県の ICT を長期にわたって成長可能とするための取り組みでした。

新電子県庁システムの構築方針

  1. 標準技術を採用し、ベンダーロックを受けないシステムの構築・運用を実現。
    システムの安定性確保や低コスト化を図る
  2. 汎用的な製品を用い、カスタマイズを最小限に抑えることで機能拡張やメンテナンスを容易にし、
    長期にわたって「成長可能な」システムを構築する
  3. 庁内のすべてのシステムをスムーズにつなぎ、パフォーマンス向上を実現する
  4. あらゆるサービスを提供する共通のポータルを構築するとともに、
    そのユーザーインタフェースを最適化することにより、業務効率向上を実現する

もちろん、ただ単純に筋の良い技術や製品を採用すればよいというわけではありません。採用製品の機能・性能を最大限に引き出す工夫に加え、県庁職員にとって業務遂行上不可欠な機能を新たに開発し、アドオンすることとしました。
特に今回のシステムの肝となる、文書管理/電子決裁機能は、文書管理機能により庁内の複数システムに分散している公文書および一般文書を統合管理するとともに、決裁機能との連携により文書変更履歴の管理とその可視化をはかることで、利用者の利便性・作業性を格段に向上させるものとしました。この公文書統制の仕組みは、佐賀県が近い将来の地方自治体における公文書管理法の義務化を見据えて導入した、全国でも有数の先進的な文書管理システムともいえるものです。
また、電子申請機能とも連携し、県民からの申請をシームレスに公文書として管理できるようにしています。

この新電子県庁システムを具現化するために、入札によって選ばれたのが、コニカミノルタジャパン株式会社 (以下、コニカミノルタジャパン) を中心とした、ユニアデックス株式会社 (以下、ユニアデックス)、K-Plex Inc (以下、K-Plex) の 3 社のプロジェクトチームでした。
このプロジェクトチームは、次項「システム概要」のとおり、新電子県庁システムは非常に大規模且つ複雑なシステムながら、2009年7月半ばから始動してから 10カ月と経たない 2010年4月には、文書管理機能など一部のシステムをサービスイン。その1カ月後の5月には、県民と県庁職員向けのポータルサイトの公開も完了するという短期導入を実現いたしました。それは、『イノベーション "さが" プロジェクト』の成果である「最適な構築手法」のノウハウを活かすとともに、プロジェクトチーム各社の高い能力と、ポータルと文書管理に長年取り組んできたコニカミノルタジャパンの強力なプロジェクトマネージメントと高いシステムインテグレーションスキルが融合した結果といえましょう。

システム概要 - システム構成・提供サービス

コニカミノルタジャパンが中心となって構築した新電子県庁システムは、認証基盤、決裁基盤、データ連携基盤、職員ポータル、文書管理/電子決裁システム、県庁ポータル、電子申請システム、運用基盤で構成されています。また、本システムは以下4つの大きなサービスを提供しています。

a.
県庁内の情報共有と業務処理を円滑にする「職員ポータルサイト」
b.
佐賀県の顔として情報発信を行う「県庁ポータルサイト」
c.
文書決裁やその履歴、また文書バージョンを統制管理する「文書管理/電子決裁システム」
d.
県民からの各種申請・届出などを受け付ける「電子申請システム」

県庁職員は、aの職員ポータルサイトにアクセスすることで、cなど業務に必要なすべてのサービス、および庁内で共有されている情報にアクセスすることができます。

またコニカミノルタジャパンでは本システムの開発・構築にあたり、県庁職員のニーズ・意見を効果的に反映させるために、個々のサービス仕様を固める手法としてプロトタイプ開発手法を積極的に取り入れました。ペーパーで作成された仕様書ありきではなく、サンプルプログラムや画面イメージ案を提示して県庁職員(エンドユーザー)との直接の意見交換を通じ、真に使いやすいシステムの構築を目指しました。
例えば、決裁処理と文書管理の動作マナーや職員ポータルのトップページなど、新電子県庁システムの中でも頻繁に県庁職員が利用するサービスに関しては、他県での文書管理事例や複数の自治体のポータルサイトを分析してその動作マナーやデザインを検討しました。コニカミノルタジャパンを中心に、前者はK-Plexと、後者はユニアデックスとが組んで、県庁職員にサンプルプログラムを試していただいたり、いくつかの画面イメージを作りアンケートを実施したりするなどして、長いものは約半年の日数をかけて、納得のいく動作マナーやデザインにたどり着きました。


新電子県庁システムの導入を担当された佐賀県統括本部 情報課の皆さま
係長 有森 高夫 氏 (中央左) / 係長 島川 尚久 氏 (中央右)
主査 松永 祥和 氏 (左) / 主査 石丸 貴史 氏 (右)
このような取組みを実践するために、県庁職員とプロジェクトチームの間をとりもって、ニーズの把握と取りまとめに奔走したのが、今回の新電子県庁システム導入の推進役となる佐賀県統括本部 情報課でした。

今回のプロジェクトにおいては、最先端の電子県庁システムを現実のものとするために、「ベンダーと職員が対等の立場でチームを組み、綿密なディスカッションを行った」と、情報課 システム担当 係長 有森高夫氏は振り返ります。 「従来の電子県庁システムにあった機能を落とすことはできません。その上で、より使いやすいシステムを構築することが必要でした。そこで、コニカミノルタジャパン、ユニアデックス、K-Plexの3社とは密にディスカッションを重ねました。ときには『ここは譲れない!』という部分もあり、皆様にはこちらの要望を実現していただくために、大分知恵を出していただきました。」

更に「業務効率の向上において理想的な機能」を追求するためにスタートした新電子県庁システム導入プロジェクトですが、その実現にあたり「システムのあるべき姿」として、明確な制約条件が付されていました。同県CIO 川島氏は語ります。
「ICT導入のあるべき姿として "利用者の利便性の向上"、"業務効率化" 、"管理性の向上"はもとより、"コスト削減" は欠かせないと思います。コストをかければ、どんなサービスでも実現できますが、現実にはそうもいきません。佐賀県では、2008年からの10年間で、それ以前の10年間にかかったTCO (Total Cost of Ownership) から 30% の削減を図るという目標を掲げています。そのため、今回のシステム構築においても、予算的には厳しい要求をさせていただきました。」
結果として、佐賀県情報課とプロジェクトチームは、お互いに知恵を出し合うことで、この厳しい予算上の制約と新システムとしての期待レベルの達成という二つの相反する目標をクリアすることに成功しました。


佐賀県 統括本部 志波副本部長
課題山積の状態で、同県のプロジェクト関係者は先行きを心配していましたが、実際は拍子抜けするほど順調に新システムの開発・構築は進んだといいいます。
佐賀県統括本部 志波副本部長は次のように話します。
「今まで色々なプロジェクトに携わってきましたが、これほどスムーズに進んだプロジェクトの記憶はありません。また新しいシステムの導入にトラブルはつきものです。確かに今回の新電子県庁システム稼動直後も、やはり一部システムに起因するトラブルがありました。しかし、これらのトラブルも瞬時に対応していただきました。迅速にトラブルを収束させ、安定稼働させたところにも経験値の高さを感じました。
それに加えて驚いたのは、困難な仕事もとにかく楽しく取り組む・進める文化です。プロジェクトメンバーに釣られて、情報課の担当者も職場も随分明るくなりました。このプロジェクトチームが解散して、県庁舎からいなくなったときは、とても寂しく感じたものです。」

運用保守 - 地場企業とのパートナーシップ

この新電子県庁システムは、2010年4月から実運用を開始いたしました。運用保守業務は佐賀県の地場企業である株式会社 佐賀電算センター(以下、SDC)が担当しています。
新電子県庁システムは大規模且つ広範囲となるため、カットオーバー前後に数カ月の助走期間を設定し、プロジェクトを構成する各社よりSDCへ技術やノウハウ、スキルの移管を行いました。
SDCは佐賀県の他システムの運用保守を担当していたこともあり、元々のポテンシャルの高いスタッフを抱えていました。それに加え、新システムの保守運用フェーズへの移行の際にも、汎用製品且つ標準技術を積極採用したことが功を奏し、SDCの運用保守要員の習熟は非常に円滑に進みました。新システム移行時にピークとなる問い合わせやトラブルについても堅実な対応振りに、情報課の皆さまにも「安定感があり、とても頼もしい存在」と信頼されています。

効果 - 導入効果

佐賀県庁職員ポータルシステムの導入効果について、佐賀県情報課システム担当係長 島川尚久氏は、「以前のシステムは動作が遅い、という不満の声が多かったのですが、4月以降の新システム環境において激変しました。もう職員全員が以前のシステムがどのくらい遅かったか、忘れているのではないでしょうか(笑)。それだけ快適に動いています。
初期には多少トラブルもありましたが、その後の運用は安定していますし、職員からの問い合わせが集中したのも最初の 2~3 日だけで、それ以降は FAQ のサイトでほぼ対応できています。このFAQページも、自分たちであっという間に作れました。」と笑顔で振り返ります。

同県CIO 川島氏は、このFAQページのように「自分たちの手で成長させられる」ことを、大きなメリットとして強調します。
「フルスクラッチのシステムであれば、少しの改修でも大変な手間とコストがかかります。今回の構築では、標準的な技術を採用した製品を、極力カスタマイズしないで活用する方針を取りました。
ポータルサイトなどを最初から完璧な形に作り上げることは不可能です。運用開始後に寄せられる要望に対応しながら、システムを育てていくことが大事でしょう。
10~15年という長いタームで考えて、今回のシステムの検討を重ねてきましたので、成長可能なシステムが実現できたことは、非常に喜ばしいと思っています。」

展望 - 今後の展望

川島氏は、最後に今回の取組みについて、以下のとおりに総括してくれました。
「長期間に亘って研究してきた構想が現実のものとなり、業務改革の為のIT基盤が整ったことを非常に嬉しく思っています。しかし、これはファーストステップにすぎません。この基盤を活かし、電子県庁システムが成長していくことが大事なのです。庁内には、大小合わせて140以上の情報システムが存在します。これらを統合、最適化しながら、今後もまだ進化を続けていくことでしょう。コニカミノルタジャパンさんには、このプロジェクトに直接関係無いネットワークや他システム連携等、色々な相談にのって頂き、様々な視点からアドバイスをもらえ、とても助かりました。これからも佐賀県の発展に向けて、協力していただきたいと思います。」

参考情報 - 本プロジェクトで採用したプロダクト

今回、佐賀県様に採用していただいたシステムを「コニカミノルタ文書統制ソリューション」として販売しております。詳しくはコチラをご覧ください。

プロダクト 用途
メーカー 名称 システムカテゴリー 内容
日本マイクロソフト株式会社 Windows Server 2008 OS 汎用
SQL Server 2007 DataBase 汎用
Active Directory 認証基盤 統合認証
Identity Lifecycle Manager 認証基盤 ID連携
Internet Security and Acceleration (ISA) Server 認証基盤 外部アクセス
SharePoint Server(MOSS) 職員ポータル ポータル
Exchange 職員ポータル グループウェア
Office Communications Server(OCS) 職員ポータル コラボレーション(チャット、在籍表示、KnowWho)
BizTalk データ連携基盤 データ連携
System Center
Operation Manager(SCOM)
Configuration Manager(SCCM)
Data Protection Manager(SCDPM)
Virtual Machine Manager(SCVMM)
運用基盤 システム監視
システム構成管理
バックアップ/リストア
仮想サーバ管理
Hyper-V 運用基盤 仮想化
K-Plex Inc iDSS 決裁基盤 決裁基盤
ChangeMagic 文書管理 文書統制・文書管理
レッドハット株式会社 RedHat5 OS 汎用
株式会社DDS 多要素認証基盤EVEMA 認証基盤 生体認証
日本ヒューレット・パッカード株式会社 IceWall 認証基盤 シングルサインオン 
コニカミノルタ ビジネステクノロジーズ株式会社 会議室・公用車予約システム 職員ポータル 施設予約
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日本プルーフポイント株式会社 ProofPoint システムインフラ 外部メールサーバ、スパム対策等

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